第1篇 檔案管理工作制度辦法

檔案管理工作制度

目 錄

檔案工作崗位責任制

文件、材料收集歸檔制度

檔案鑒定制度

檔案借閱管理制度

檔案保密管理制度

檔案復制制度

檔案統(tǒng)計制度

檔案庫房管理制度

檔案銷毀制度

檔案工作崗位責任制

一、 分管檔案工作的局領導職責

1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。

2、 加強對局檔案工作的領導,將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、 局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。

2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。

三、 分管檔案工作的各處(室)領導職責

1、 配備具有較好政治業(yè)務素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。

2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、 組織本單位人員學習檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、 疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。

5、 協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、 各處、室專(兼)職檔案人員職責

1、 堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。

2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

3、 歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。

4、 保管好本部門應歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業(yè)務指導和督促檢查,按規(guī)定時間向檔案室移交。

6、 積極參加業(yè)務學習,不斷提高檔案工作水平。

7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。

8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。

文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的,或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔范圍,應按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

第2篇 某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度

腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度

(一)干部檔案查(借)閱制度

1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借'調(diào)查證明材料介紹信'和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理部門,應根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經(jīng)主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經(jīng)主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。

7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復制,限期歸還。

(二)干部人事檔案計算機管理制度

1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。

2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和'四統(tǒng)一'管理。

3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內(nèi)容的準確、完整和新鮮。

4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。

5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。

6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。

7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。

8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。

(三)干部人事檔案材料收集補充制度

1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內(nèi)容。

2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應填寫'干部履歷表',審核后,補充進干部人事檔案。

4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。

7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

1、對收集的干部人事檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。

3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。

4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復制方可歸檔。

5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

(五)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。

3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4、干部人事檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。

5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫'干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單',辦理登記手續(xù)。

6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在'干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單'的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。

7、干部人事檔案應隨著干部的工作調(diào)動或職務的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。

8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。

(六)干部人事檔案檢查核對制度

1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。

2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。

3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。

4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。

6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。

(七)干部人事檔案保管保密制度

1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。

2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。

3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。

5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。

6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。

7、不得向無關(guān)人員談論泄露有關(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

(八)

送交干部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。

4、干部人事檔案管理部門,應與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。

5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關(guān)部門聯(lián)系。

第3篇 學院實驗室工作檔案管理制度

學院實驗室工作檔案管理制度

為完善我院實驗室的規(guī)范化管理，提高實驗室設備的利用率，適應實驗教學的改革和發(fā)展，特制定本制度。

一、實驗室工作檔案內(nèi)容

1.實驗室教學文件：實驗教學大綱，實驗課程及項目，每學期實驗教學任務及實驗實際開出記錄，實驗教學課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學的考核辦法及實驗報告等有關(guān)記錄、報表。

2．實驗室儀器設備、低值品及材料：儀器設備的固定資產(chǎn)賬卡、驗收報告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書；消耗品及材料的領用記錄等。

3．實驗室管理制度和工作記錄：學院和主管部門下發(fā)有關(guān)實驗教學和實驗室工作的文件；實驗室制定的各項崗位責任制、分工細則及管理制度；實驗室工作日志；實驗室研究活動記錄；人員考核記錄；安全、衛(wèi)生檢查記錄；培訓計劃及實施情況；實驗室工作計劃；()研究論文、成果鑒定證書；自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告；實驗室改造情況等資料。

4．實驗室經(jīng)費使用：實驗室年度儀器設備購置、實驗消耗、儀器設備維修等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計；實驗室年度科研項目、對外培訓、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務等收入情況統(tǒng)計等。

二、 實驗室工作檔案管理

1.實驗室檔案建立和管理由實驗科和設備處負責業(yè)務指導，各中心、實驗室要有專人負責此項工作。新建實驗室應建立工作檔案。

2．專兼職人員、教師應根據(jù)各中心、實驗室工作檔案的內(nèi)容，有責任有義務做好有關(guān)事項的記錄，并將有關(guān)資料提供給負責檔案工作的人員。

3．各部門根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔，并保存在本部門。

4．各部門應指定人員負責實驗室工作檔案的管理工作。

5．實驗室工作檔案向院內(nèi)外提供利用。凡需實驗室工作檔案的單位或個人，應經(jīng)所在實驗室主任批準并辦理借閱手續(xù)，妥善保管不得遺失和損壞，用后及時歸還。

第4篇 團委檔案管理工作制度

一、檔案管理宗旨

1、便于系團委統(tǒng)一領導和管理。

2、便于網(wǎng)絡部內(nèi)部和其他部分查閱資撩埽

3、有利于維護檔案的完整與安全。

二、存檔范圍

1、關(guān)于章程、規(guī)章制度。(每學期整理存檔一次)

2、關(guān)于成立、簡介、歷史沿革、大事記等資撩埽(每學期整理存檔一次)

3、關(guān)于內(nèi)部成員的個人信息、換屆、活動總結(jié)等資料。(每學期整理存檔一次)

4、關(guān)于活動的計劃書、經(jīng)費預算、活動總結(jié)等材料。(每月整理一次)

5、關(guān)于工作的各種敷陳及統(tǒng)計資料。(每月整理一次)

6、需要網(wǎng)絡部執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件。(每月整理一次)

7、由網(wǎng)絡部編輯出版的刊物。(按刊物周期整理存檔一次)

三、檔案管理

1、檔案的最終統(tǒng)整統(tǒng)管由統(tǒng)籌團負責。

2、網(wǎng)絡部各團自行負責團內(nèi)檔案收錄、管理，念創(chuàng)業(yè)、對投資項目又比較茫然如何辦

第5篇 教學檔案管理工作制度

1、教學檔案是指學校在教學活動中形成的有保存價值的檔案資料.

2、教學檔案的范圍包括：

(1)上級教育主管部門下達的政策性、指導性教學文件及有關(guān)規(guī)定;

(2)學校制訂的各項教學文件和教學規(guī)章制度;

(3)教學基本建設的各種規(guī)劃和計劃、師資培訓計劃和實施情況、教育資源(含教學設施及儀器設備等)統(tǒng)計材料;

(4)學校、系(部)和教研室的學期(或?qū)W年)教學工作計劃和總結(jié);

(5)校歷、教學進程表、總課表、教師聘書及課程表、學期授課計劃、課程教學總結(jié)等;

(6)課程設計任務書、畢業(yè)設計(論文)任務書、優(yōu)秀畢業(yè)設計(論文);

(7)學生花名冊、學籍變動情況、學生成績、學生成績統(tǒng)計分析、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、等材料;

(8)教學研究計劃、行業(yè)(或區(qū)域)經(jīng)濟教育調(diào)研報告與資料、教學改革實施方案及總結(jié)、典型經(jīng)驗材料和教學研究刊物、學報、簡報等;

(9)使用教材目錄、自編教材(或講義)、教學參考資料、參加全國或全省統(tǒng)編教材印本、實驗(實習)指導書、習題集、試題庫(試卷庫)、試卷分析以及各種聲像資料等;

(10)教師業(yè)務檔案，包括教師基本情況登記表、教案及教學工作小結(jié)、教師考核資料、教學工作和工作量統(tǒng)計表、論文論著及成果、進修(培訓)登記及考核材料等;

3、教學檔案管理機構(gòu)由教務處負責。

4、教學檔案按年度分類管理、編目造冊及歸檔;

5、檔案管理人員必須及時收集和整理各種教學檔案。

6、教學檔案管理人員應按學期按目錄對教學檔案進行收集、整理，并立卷。

7、教學檔案管理人員應對檔案妥善保管、防止檔案霉爛、人為損壞、或流失等。

8、檔案室應有防火、防盜等設施。

9、檔案管理人員應定期對檔案室以及所保存的教學檔案進行檢查，并認真填寫管理記錄。

10、借閱教學檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并填寫《教學檔案借閱登記表》，說明借閱的事由和借、還日期。借閱人員對借出的檔案應妥善保管，不得折頁、涂改、畫線、圈點、剪貼。

11、查閱教學檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并由檔案管理人員下架、開卷。

12、借閱和查閱過程中，造成檔案損壞，損失等情況，應立即報告檔案管理部門。

第6篇 工作責任制度：員工檔案管理

員工檔案管理工作責任制度

(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。

(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財務部資料房,未經(jīng)人力資源部、財務部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;

(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內(nèi)容嚴格履行保密義務。

第7篇 幼兒園檔案管理工作制度6

幼兒園檔案管理工作制度(六)

1、根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則,本園各室的檔案入卷后,統(tǒng)一由檔案室集中統(tǒng)一管理。

2、各類檔案按不同保管期限分類、編號、入櫥,做到卷目相符。

3、檔案室經(jīng)常保持清潔、通風、干燥,防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠。

4、隨時對檔案、資料的收集、移出、利用等情況做好登記和統(tǒng)計工作。

5、歸檔材料必須齊全、完整。任何部門和個人不得私自和擅自處理。歸檔材料一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫。

6、歸檔的文書材料做到收集齊全、分類清楚、鑒定準確,裝訂整齊美觀、醒目正確、歸檔及時。

7、查閱檔案,必須經(jīng)主要領導批準,由工作人員陪同共同查閱。檔案不得帶出檔案室。

第8篇 某教務處實驗室工作檔案管理制度

教務處實驗室工作檔案管理制度

為加強我院實驗室建設,規(guī)范管理,提高實驗室功能和效率,更好地評估投資效益,特制定本制度。

一、實驗室工作檔案內(nèi)容

1.實驗室概況

學院和業(yè)務主管部門下發(fā)的實驗室建設與管理的有關(guān)文件和資料,實驗室建設與發(fā)展規(guī)劃,實驗室占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。

2.實驗室任務

實驗教學大綱、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開出記錄、實驗教學課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學的考核辦法及歷年試題、實驗報告、預習報告等有關(guān)記錄,承擔的科研和社會服務項目及工作量。

3.實驗室儀器設備、低值耐用品及材料

儀器設備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低值耐用品分戶帳、領用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等,大型精密儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書等,材料領用記錄等。

4.實驗室管理制度和工作記錄

實驗教師崗位責任制、分工細則及管理制度,實驗教師工作日志,實驗室研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況,實驗室工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告等。

5.實驗室經(jīng)費使用

實驗室年度儀器設備購置、實驗材料消耗、儀器設備維修、條件建設等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計,實驗室年度科研項目、對外培訓、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務等收入情況統(tǒng)計。

6.實驗室每年上報的各種統(tǒng)計報表。

二、實驗室工作檔案管理

1.本制度適用我院各級各類實驗中心、實驗室。

2.實驗設備處為學院實驗室工作檔案的業(yè)務主管部門,檔案管理應在學院檔案室的指導下進行,各部門要有專人負責此項工作,部門主要領導要認真負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作。

3.實驗室工作檔案,從實驗室建立之日起開始建檔,并逐年積累,嚴加保管。

4.各單位根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷,定期歸檔。

5.嚴格實驗室檔案借閱手續(xù),實驗室主任及具體管理人員工作變動時,必須及時辦理移交手續(xù)。

本制度由教務處負責解釋。

第9篇 檔案管理工作制度

檔案管理制度

檔案管理制度

1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理,不得分散和私人保存。

2、各科室應按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。

3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點整理檔案資料,對殘缺或變質(zhì)的檔案及時補充確保完整。要保持檔案室的清潔美觀,搞好檔案室衛(wèi)生工作。

4、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、大聲喧嘩,不準進行與查閱檔案無關(guān)的活動。

5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。

6、參觀人員必須經(jīng)領導批準,在檔案員的陪同下方可參觀。

第10篇 晶華學校安全工作檔案管理制度

華晶學校安全工作檔案管理制度

學校檔案資料時學校各項工作的記錄和反映，是學校工作的重要組成部分，所以對學校檔案要嚴格管理。根據(jù)上級主管部門要求及學校實際制定本制度：

1、對學校召開的安全工作會議，安全排查結(jié)果及整改結(jié)果等做好記錄及時存檔。

2、對學校有關(guān)安全檔案資料要分類存放，規(guī)范管理。

3、對學校有關(guān)安全的檔案資料要及時存檔，并作好記錄，以備日后查閱。

4、檔案資料的借用需經(jīng)有關(guān)領導批準方可借予他人。

5、對檔案的使用、借用要做好記錄，并作到及時收回存檔，以防丟失。

6、經(jīng)常檢查檔案資料，注意通風、防潮、防蛀、防火。

第11篇 鄉(xiāng)d小學安全工作檔案管理制度

鄉(xiāng)小學安全工作檔案管理制度

一、檔案收集制度

1、接收檔案時要堅持嚴格按照有關(guān)規(guī)定的標準執(zhí)行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。

2、要定期接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案和有關(guān)資料。

3、要做好檔案的收集工作。

4、案卷要符合質(zhì)量標準,規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

二、檔案保管制度

1、檔案保管必須設置適應需要的檔案庫房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風,是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。

3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行,排列要整齊、美觀。

4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內(nèi)外要設溫濕度計,每天上、下午定時測試、記錄。

5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

6、嚴格檔案的出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計工作,按規(guī)定搞好年報。

7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。

8、檔案工作人員調(diào)動工作時,必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。

三、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。

2、檔案資料要嚴加管理,經(jīng)常清點,不丟失,不泄密。

3、不準隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機密檔案內(nèi)容;不準把機密檔案資料外借或帶出。

4、私人不準在辦公室或存檔案、資料的地方會客。

5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷毀,以免泄密。

四、檔案統(tǒng)計制度

1、檔案資料的收進和移出隨時進行登記。

2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次。

3、及時準確地掌握并記錄檔案資料的情況。

五、檔案利用制度

1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經(jīng)領導批準后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準的內(nèi)容,不得隨意擴大閱讀范圍。摘抄、復制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。

2、利用者在查閱要愛護檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。

3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準不得帶出室外。

4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理退還手續(xù)。

8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。

第12篇 某酒店檔案管理工作流程

酒店檔案管理工作流程

辦公室負責酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關(guān)同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:

項目工作規(guī)范

接收

凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。

整理

酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。

保管及利用

酒店檔案應由專人負責保管,并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)領導批準。借閱結(jié)束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。

鑒定和移交

檔案鑒定工作在相關(guān)領導的領導下,組成鑒定小組,按規(guī)定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領導批準,由兩人在指定地點監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。