第1篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
第2篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第3篇 x公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0 總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2 公文的編號(hào)保管
3.2.1 辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2 本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書,切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.0 發(fā)文的管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3 對(duì)全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2 發(fā)文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:
① 公布公司規(guī)章制度;
② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;
③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
④ 公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:
① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
5.0 文件的立卷與歸檔
5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
① 上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
④ 公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤ 有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
⑥ 參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公
司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2 立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0 文件的銷毀
6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第4篇 建設(shè)集團(tuán)公司公文事務(wù)性文件管理制度
建設(shè)集團(tuán)公司公文及事務(wù)性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強(qiáng)化公司與部門之間、部門之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術(shù)語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。
3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。
3.2.5.通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)單位的詢問(包括審計(jì)報(bào)告)。
3.2.7.請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
3.2.9.會(huì)議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會(huì)議的記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項(xiàng)活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內(nèi)容
4.1.公文相關(guān)工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會(huì)簽;
4.1.2.編號(hào):編號(hào)由發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成。
代字:發(fā)文單位,由'浙中建'表示;
年份應(yīng)標(biāo)全稱,用小括號(hào)'[]'括入;
序號(hào)即當(dāng)年發(fā)文流水號(hào),從1起編,序號(hào)前加'第'字;
編號(hào)示例:'浙中建[2022]第1號(hào)';(即浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);
公文編號(hào)由行政人事部指定專人進(jìn)行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對(duì)外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對(duì)外發(fā)文,由總裁負(fù)責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。
4.2.事務(wù)性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號(hào)'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標(biāo)識(shí)用'第 頁 共 頁'的形式標(biāo)識(shí);
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;
4.2.2.文件編號(hào)規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號(hào):
一般性事務(wù)文件編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號(hào);
公司制度、流程、指引編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號(hào);
部門名稱縮寫為每個(gè)字漢語拼音的第一個(gè)字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對(duì)于文件數(shù)量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號(hào)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;
每份文件正式發(fā)布后,文件編號(hào)不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級(jí)文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用'1'表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時(shí)用'2'表示,版本標(biāo)識(shí)時(shí)數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);
編號(hào)舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財(cái)務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號(hào)保持原來的編號(hào)不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號(hào)。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計(jì)劃jh
議案ya制度zd批復(fù)pf申請(qǐng)sq
流程lc合同ht通告tg報(bào)表bb
工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日?qǐng)?bào)rb
備忘錄bwl會(huì)議紀(jì)要hyjy信函*h周報(bào)zb1
傳真cz報(bào)告bg決定jd月報(bào)yb
指示zs請(qǐng)示qs招標(biāo)zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實(shí)際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時(shí)由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡(jiǎn)單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見附件。
附件1:表22 對(duì)外傳真表
附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場(chǎng)營(yíng)銷人員工作月報(bào)表
浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司
二零一五年二月十二日
第5篇 物業(yè)公司辦公文件處理管理制度
物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。
(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。
公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。
(八)決定、決議:對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。
(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國(guó)家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡(jiǎn)明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。
第6篇 關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定
公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項(xiàng)管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。
一、公司的重要管理事項(xiàng)和重復(fù)出現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、行政等管理活動(dòng)，經(jīng)公司研究，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項(xiàng)管理制度，由相關(guān)條線負(fù)責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。
二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違背。
三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作計(jì)劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財(cái)務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財(cái)務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對(duì)文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。
四、要加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴(yán)格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時(shí)修正，堅(jiān)決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。
五、各部門要增強(qiáng)制度的嚴(yán)肅性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強(qiáng)組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。
第7篇 房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項(xiàng)目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結(jié)算及移交。
2.范圍
本準(zhǔn)則適用于***有限公司開發(fā)建設(shè)的所有項(xiàng)目。
3.文件編號(hào)體系
工程部文件統(tǒng)一編號(hào)方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號(hào)
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項(xiàng)目經(jīng)理部職責(zé)及人員架構(gòu)表
4.2各種指導(dǎo)書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報(bào)公司各部門文件
4.4.2報(bào)公司報(bào)告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設(shè)計(jì)部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會(huì)議紀(jì)要:
4.5.1公司每月/每周工程例會(huì)紀(jì)要
4.5.2公司現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要
4.5.3專題會(huì)議紀(jì)要
4.5.4內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要
4.5.5圖紙會(huì)審變更紀(jì)要
4.6部門費(fèi)用情況
4.7工作簡(jiǎn)報(bào)
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時(shí)注銷的舊版本圖紙。
5.2編號(hào)不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項(xiàng)目秘書)處進(jìn)行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機(jī)密、秘密、公開三級(jí),機(jī)密級(jí)只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級(jí)只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級(jí)即全公司共享。
7.公司所有正式文件對(duì)外均由項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé),行政方面不論郵件還是文本均要從項(xiàng)目秘書處對(duì)外接口或抄送給項(xiàng)目秘書,技術(shù)方面的文件可以不通過項(xiàng)目秘書直接對(duì)外。
8.工程部每周每人均寫工作周報(bào),周報(bào)格式要求如下:1、分項(xiàng)目寫,如基地情況、項(xiàng)目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進(jìn)行不定時(shí)的抽查。
第8篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度（一）
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄；
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度（二）
（一）總則
第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列?。?/p>
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；
（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條 對(duì)於多馀、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度（三）
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節(jié) 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責(zé)：
（一） 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三） 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié) 歸檔范圍
第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。
第十條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案材料。
第三節(jié) 平時(shí)歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的'案卷類目'。'案卷類目'的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。
第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照'案卷類目'條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)'對(duì)號(hào)入座'，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié) 立卷
第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)。
第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第9篇 物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用'規(guī)定'。
二、決定、決議。
對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。
經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用'決議'。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用'通知'。
四、通報(bào)。
表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用'通報(bào)'。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。
向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。
向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用'報(bào)告'。
六、批復(fù)。
答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用'批復(fù)'。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用'函'。
八、會(huì)議紀(jì)要。
傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:
①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。
冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
'發(fā)'用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);
'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門均以'發(fā)'的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級(jí)分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第10篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度
1目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
*-*.*-**
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和
檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文
件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間
1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期
3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人:審核人:審批人:
第11篇 x建筑公司文件管理制度2
建筑公司文件管理制度
1.目的
對(duì)與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。
3.相關(guān)文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。
5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關(guān)部門
本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊(cè):向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動(dòng)和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號(hào)
6.2.1綜合手冊(cè)的編號(hào)
md/sc -2010
批準(zhǔn)年號(hào)
手冊(cè)
明大公司代號(hào)
6.2.2綜合管理體系程序文件編號(hào)
md/c*-**-2010
批準(zhǔn)年號(hào)
程序編號(hào)
程序文件
明大公司代號(hào)
6.2.3各部門/項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-**-****
批準(zhǔn)年號(hào)
順序號(hào)
工藝技術(shù)文件代號(hào)
管理文件代號(hào)
明大公司代號(hào)
6.2.4記錄編號(hào)
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡(jiǎn)稱
工程部(工)、經(jīng)營(yíng)經(jīng)營(yíng)預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并標(biāo)明其版序號(hào)。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對(duì)受控文件實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊(cè)由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會(huì)審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項(xiàng)目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。
6.4.4對(duì)于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對(duì)綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對(duì)文件的充分性和適宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個(gè)場(chǎng)所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
6.5.3當(dāng)對(duì)原文件有新的需求時(shí),可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請(qǐng)表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動(dòng)中必要時(shí)對(duì)文件重新進(jìn)行評(píng)審與更新,對(duì)更新文件再次批準(zhǔn)。
6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時(shí),由申請(qǐng)人填寫《文件更改申請(qǐng)表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時(shí),由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場(chǎng)所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動(dòng)時(shí),由原編制部門提出申請(qǐng),換版發(fā)行,同時(shí)收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對(duì)于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累知識(shí)或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋'作廢'標(biāo)識(shí),由原編制部門登記。
6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識(shí)別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識(shí)別,應(yīng)按照文件控制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。
第12篇 公司文件管理制度5
公司文件管理制度(五)
1、認(rèn)真貫徹'以防為主、防治結(jié)合'的原則,要有適宜保管文件資料的庫房、文件柜和切實(shí)可行和'六防'(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲蛀鼠咬)措施。
2、文件由***兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經(jīng)理簽字批準(zhǔn),必須有關(guān)登記記錄。
3、對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放、修改、回收、存檔,保證各環(huán)節(jié)使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)及時(shí)收回。
5、編制公司文件清單,實(shí)施文件控制。
