第1篇 行政檔案工作制度

一個公司的行政部門對于行政檔案的管理,多個文件檔案如何分類,如何整理都要有詳細的管理制度。以下提供的行政檔案管理制度的范本,可供參考。

第一條管理部門1.文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

第二條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收:1.檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者,應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。4.與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。5.有價證券或其他貴重物品,應退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。

第三條文件整理點收文件后,應依下列方式整理:1.中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條檔案分類1.檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷使用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號,以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應設(shè)“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號。d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。2.各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數(shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。4.檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

第六條檔號編定1.案件如系新案,應就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案,應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。4.檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

第七條歸檔與檔案清理1.歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3.5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

第九條檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時,依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準,必要時向主管官署報備,并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

第十條調(diào)卷程序1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時,應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備稽催。3.于檔案室當場借閱者,免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對于所調(diào)案件,不得抽換增損,如有拆開必要時,亦須報明原因,請管檔人員負責處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應于規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應經(jīng)調(diào)卷變更登記,不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之案件,應經(jīng)文書管理部門主管同意。

第2篇 公司行政管理制度-檔案管理制度

公司行政管理制度:檔案管理制度

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

第一節(jié)檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié)檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、業(yè)務類

5、工程類

6、拓展類

二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號以'一案一號'為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。

第三節(jié)機要檔案

一、機要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。其中:

二、劃分標準:

絕密檔案包括:

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。

機密檔案包括:

1、財務資料;

2、公司重要會議紀要;

3、公司經(jīng)營情況;

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

5、技術(shù)資料;

6、金額在10萬-100萬元的合同。

秘密檔案包括:

1、重要項目資料;

2、項目合同協(xié)議。

第四節(jié)檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

第五節(jié)保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。

二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第六節(jié)保管部門

一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

第七節(jié)檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。

七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

第八節(jié)檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3),并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應按調(diào)檔程序重新辦理。

第九節(jié)檔案銷毀

一、超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。

五、檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。

第十節(jié)其他

一、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。

四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

第3篇 檔案局行政執(zhí)法罰繳分離制度

第一條 為促進依法行政,確保公開、公平、公正執(zhí)法,規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為,保護公民、法人和其他組織的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》和國務院《處罰決定和罰款收繳分離實施辦法》的規(guī)定和國務院《全面推進依法行政實施綱要》的精神,制訂本制度。

第二條 檔案行政處罰罰金的收取、繳納以及相關(guān)活動,應當遵守本制度。

第三條 作出罰款決定應當與收繳罰款的機構(gòu)分離,但是,依照《行政處罰法》的規(guī)定可以當場收繳罰款的除外。

第四條 對作出罰款決定的檔案行政處罰決定書,應當載明代收機構(gòu)的名稱、地址和當事人應當繳納罰款的數(shù)額、期限等,明確當事人逾期罰款是否加滯納金。

第五條 依法作出罰款決定的行政處罰,由當事人自收到行政處罰決定書之日起15日內(nèi),持《行政處罰決定書》到代收機構(gòu)繳納罰款。

第六條 檔案行政執(zhí)法人員依法可當場收繳的罰款,應當自收繳罰款之日起2日內(nèi),交本單位財務部門。

第七條 檔案行政執(zhí)法機構(gòu)及其執(zhí)法人員應當嚴格遵守罰繳分離制度。

第八條 案行政執(zhí)法人員因徇私而造成惡劣后果,損害和影響較大的,給予取消行政執(zhí)法資格、調(diào)離執(zhí)法崗位、撤職直至開除的處分。

第九條 檔案行政執(zhí)法人員故意不執(zhí)行罰繳分離制度,侵吞罰款、致使罰款滅失的,應向責任人追繳罰款,并給予相應的處分;侵吞、滅失罰款數(shù)額巨大、情節(jié)嚴重、觸犯刑律的,追究相關(guān)責任人的刑事責任,并追究單位領(lǐng)導的行政。

第4篇 市檔案局行政執(zhí)法持證上崗制度

市檔案局行政執(zhí)法持證上崗制度

第一條 為了加強檔案行政執(zhí)法監(jiān)督,規(guī)范行政執(zhí)法行為,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國行政處罰法》和《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》等制定本制度。

第二條 檔案行政執(zhí)法人員執(zhí)行公務時,必須主動出示由廣西壯族自治區(qū)人民政府統(tǒng)一制發(fā)的《行政執(zhí)法證》,以表明合法身份。

第三條 任何單位、個人不得轉(zhuǎn)借、偽造、涂改和非法印制《行政執(zhí)法證》。

第四條 檔案行政執(zhí)法人員的單位、職務、執(zhí)法類型、執(zhí)法類別、工作區(qū)域發(fā)生變化或者執(zhí)法證件損毀的,應重新申領(lǐng)行政執(zhí)法證件。

第五條 新上崗的行政執(zhí)法人員,應按有關(guān)規(guī)定申領(lǐng)《行政執(zhí)法證》。

第六條 行政執(zhí)法證件遺失的,持證人必須及時向局機關(guān)報告,以聲明作廢,局機關(guān)按有關(guān)規(guī)定重新申領(lǐng)《行政執(zhí)法證》。

第七條 有下列情形之一的,收繳持證人《行政執(zhí)法證》:

1.退休、辭職、調(diào)離的;

2. 辭退、開除的;

3．因病、殘不能正常執(zhí)行公務的。

第八條 有下列情形之一的,經(jīng)查證屬實,對持證人予以通報批評:

1.執(zhí)行公務時未出示《行政執(zhí)法證》;

2. 遺失《行政執(zhí)法證》未及時報告、聲明作廢造成不良后果的;

3．使用過期、作廢的《行政執(zhí)法證》。

第九條 執(zhí)行公務中,公民、法人或其他組織有權(quán)索看持證人的《行政執(zhí)法證》。

第十條 《行政執(zhí)法證》所載執(zhí)法單位、執(zhí)法類型、執(zhí)法類別、工作區(qū)域有與執(zhí)法公務不相符的,行政執(zhí)法行為無效,行為相對人有權(quán)拒絕或終止其行為,經(jīng)查證屬實的,對持證人或相關(guān)單位予以通報批評。

第5篇 d檔案局行政執(zhí)法持證上崗制度

第一條 為了加強檔案行政執(zhí)法監(jiān)督,規(guī)范行政執(zhí)法行為,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國行政處罰法》和《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》等制定本制度。

第二條 檔案行政執(zhí)法人員執(zhí)行公務時,必須主動出示由廣西壯族自治區(qū)人民政府統(tǒng)一制發(fā)的《行政執(zhí)法證》,以表明合法身份。

第三條 任何單位、個人不得轉(zhuǎn)借、偽造、涂改和非法印制《行政執(zhí)法證》。

第四條 檔案行政執(zhí)法人員的單位、職務、執(zhí)法類型、執(zhí)法類別、工作區(qū)域發(fā)生變化或者執(zhí)法證件損毀的,應重新申領(lǐng)行政執(zhí)法證件。

第五條 新上崗的行政執(zhí)法人員,應按有關(guān)規(guī)定申領(lǐng)《行政執(zhí)法證》。

第六條 行政執(zhí)法證件遺失的,持證人必須及時向局機關(guān)報告,以聲明作廢,局機關(guān)按有關(guān)規(guī)定重新申領(lǐng)《行政執(zhí)法證》。

第七條 有下列情形之一的,收繳持證人《行政執(zhí)法證》:

1.退休、辭職、調(diào)離的;

2.辭退、開除的;

3.因病、殘不能正常執(zhí)行公務的。

第八條 有下列情形之一的,經(jīng)查證屬實,對持證人予以通報批評:

1.執(zhí)行公務時未出示《行政執(zhí)法證》;

2.遺失《行政執(zhí)法證》未及時報告、聲明作廢造成不良后果的;

3.使用過期、作廢的《行政執(zhí)法證》。

第九條 執(zhí)行公務中,公民、法人或其他組織有權(quán)索看持證人的《行政執(zhí)法證》。

第十條 《行政執(zhí)法證》所載執(zhí)法單位、執(zhí)法類型、執(zhí)法類別、工作區(qū)域有與執(zhí)法公務不相符的,行政執(zhí)法行為無效,行為相對人有權(quán)拒絕或終止其行為,經(jīng)查證屬實的,對持證人或相關(guān)單位予以通報批評。

第6篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范

某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

提要:

檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。

以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ),建立科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。

檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標準。

完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎(chǔ),能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。

本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結(jié)合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質(zhì)服務的操作準則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內(nèi)部機制,造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊伍奠定了基礎(chǔ),以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。

一、規(guī)章制度的建立與管理

1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ),物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權(quán)益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。

2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。

3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

4、在定性的基礎(chǔ)上強調(diào)定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。

5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調(diào)一致。

6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

二、檔案的建立與管理

規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關(guān)記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

三、物業(yè)管理檔案的分類

1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:

(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。

(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。

3、**區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

第7篇 檔案局行政執(zhí)法監(jiān)督公示制度

為提高檔案行政執(zhí)法工作質(zhì)量和工作效率,加強勤政廉政建設(shè),保證公開、公正執(zhí)法,方便行政相對人行使知情權(quán)和監(jiān)督權(quán),制定本制度。

一、局辦公室設(shè)專人負責接待受理群眾對執(zhí)法情況的投訴和舉報。

二、 檔案行政執(zhí)法公開公示的內(nèi)容包括:

(一) 執(zhí)法部門及工作人員的職責、職權(quán)范圍和辦事紀律;

(二) 執(zhí)法標準、執(zhí)法程序和執(zhí)法結(jié)果;

(三) 各項執(zhí)法規(guī)章制度;

(四) 投訴、舉報途徑及監(jiān)督舉報電話;

(五) 其他應公開公示的內(nèi)容。

三、 執(zhí)法時限相對人依法申請行政執(zhí)法機關(guān)實施具體行政行為的,經(jīng)審查,應立即決定是否受理;不能立即決定的,應在收到相對人的申請之日起七日內(nèi)作出是否受理的決定,并告知相對人;同意受理申請后,應在三十日內(nèi)作出決定;重大復雜申請事項在三十日內(nèi)作不出決定的應報上級批準延長時間。

四、 執(zhí)法程序

(一) 檔案行政執(zhí)法人員履行定期或不定期的執(zhí)法檢查時,應有兩人以上共同進行,并持《廣西壯族自治區(qū)行政執(zhí)法證》,表明身份;

(二) 檔案行政執(zhí)法人員通過檢查或其它渠道發(fā)現(xiàn)的違反檔案法律、法規(guī)的行為,對違法事實清楚、證據(jù)確鑿、行為較輕的,發(fā)出《責令改正通知書》,責令限期改正或采取補救措施;按行政處分處理的,由檔案局提出處分建議,發(fā)出《行政處分建議書》,由直接責任人所在單位決定并負責執(zhí)行。(行為人必須是國家機關(guān)和企事業(yè)單位的工作人員,行政處分必須由被處分人有從屬關(guān)系的單位作出)。

(三) 對情節(jié)較重應予立案的,指定專人承辦(兩人以上),填寫《立案審批表》,報檔案局行政執(zhí)法責任制領(lǐng)導小組審議。

(四) 承辦人進行調(diào)查和取證時,要做好《詢問(調(diào)查)筆錄》。

(五) 承辦人調(diào)查結(jié)束,確認案件事實清楚、證據(jù)充分、確鑿無誤后,根據(jù)檔案法律、法規(guī)的規(guī)定,提出處理意見,提交檔案局行政執(zhí)法責任制領(lǐng)導小組集體審議。

(六) 對決定給予行政處罰的違法行為相對人發(fā)出《行政處罰告知書》,提出處罰的種類和數(shù)額的具體意見。

(七) 《行政處罰告知書》在作出之日起三日內(nèi)送達當事人,并由被罰單位或個人簽收。

(八) 對相對人作出個人三千元以上、單位五萬元以上行政處罰決定之前,告知相對人有要求聽證的權(quán)利。相對人要求舉行聽證的,必須在告知后三日內(nèi)提出書面申請。書寫書面申請確有困難的,可以口頭申請,由行政執(zhí)法機關(guān)記入筆錄,并告知相對人。相對人不承擔聽證的費用。

(九) 行政處罰決定書送達時生效。逾期不執(zhí)行的,填寫《強制執(zhí)行申請書》,向人民法院申請強制執(zhí)行。

(十) 對違法行為構(gòu)成犯罪的,必須將案件移送司法機關(guān),依法追究刑事責任。(十一)承辦人做好結(jié)案立卷歸檔。

五、 執(zhí)法人員紀律

(一) 執(zhí)證上崗;

(二) 嚴格按執(zhí)法程序處理違法行為,不越權(quán)執(zhí)法;

(三) 公正、嚴明、依法辦事,不徇私情,不謀私利;

(四) 按規(guī)定罰款決定與罰款收繳分離;

(五) 不準收受禮物及宴請;

(六) 履行職責、接受監(jiān)督。

六、 設(shè)置監(jiān)督箱、公布監(jiān)督電話、在局門戶網(wǎng)站上向社會公開行政執(zhí)法相關(guān)內(nèi)容,以多種方式接受社會監(jiān)督。

第8篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。

3.3.4校對、簽署

由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請蓋章

由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。

4月報制度

4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。

第9篇 d檔案局行政執(zhí)法公開制度

為方便群眾監(jiān)督,增加執(zhí)法力度,實施依法行政,我局對檔案行政執(zhí)法活動全面實行公開制度,向社會和群眾公開檔案行政處罰的執(zhí)法依據(jù)、處罰標準和尺度、執(zhí)法程序,防止執(zhí)法人員亂查扣、亂罰款等現(xiàn)象的發(fā)生,提高行政執(zhí)法的質(zhì)量和效率,促進檔案行政執(zhí)法工作規(guī)范化。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》和相關(guān)規(guī)定,制定本制度。

一、檔案行政執(zhí)法職責范圍

(一)負責全市范圍內(nèi)檔案行政違法案件的受理、立案、調(diào)查、處罰、結(jié)案歸檔工作。

(二)負責對機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案管理工作依法進行檢查、管理。

二、檔案行政執(zhí)法的依據(jù)

《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國行政處罰法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》。

三、檔案行政的處罰標準及尺度

(一).有下列行為之一的,由縣級以上檔案行政管理部門或者有關(guān)主管部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分:

1.將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;

2.未按規(guī)定移交檔案的;

3.擅自擴大或縮小檔案接收范圍的;

4.未按規(guī)定開放檔案的;

5.明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;

6.檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的;

7.不按規(guī)定接收、收集、整理檔案的;

8.拒絕接受檔案行政管理部門執(zhí)法監(jiān)督檢查的。

(二)對單位處以一萬元以上十萬元以下罰款;對直接責任人員處以500元以上5000元以下罰款的:

1.損毀、丟失國家所有或者列入國家監(jiān)管范圍檔案的;

2.擅自提供、抄錄、復制、公布、銷毀國家所有或者列入國家監(jiān)管范圍檔案的;

3.涂改、偽造檔案的;

4.擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案的;

5.倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的。

四、檔案行政執(zhí)法的程序

(一)檔案行政執(zhí)法實施機關(guān)與管轄

實施檔案行政處罰的機關(guān),必須是縣以上檔案行政主管部門,其他任何機關(guān)和組織,不得實施檔案行政處罰。檔案行政處罰由違法行為發(fā)生地的檔案行政主管部門管轄。

(二)執(zhí)法人員資格

檔案行政執(zhí)法辦案人員必須持有檔案行政執(zhí)法證,而且辦案時不少于二人。

(三)給予檔案行政處罰的條件

1.有明確的違法行為人;

2.有具體的違法事實和證據(jù);

3.法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定應當給予檔案行政處罰的;

4.屬于查處地的檔案行政機關(guān)管轄。

(四)檔案行政處罰當事人的權(quán)利

公民、法人或者其他組織對檔案行政主管部門所給予的檔案行政處罰,享有陳述權(quán)、申辯權(quán);對檔案行政處罰不服的,有權(quán)依法申請行政復議或者提起行政訴訟,因此受到損害的,有權(quán)依法提出賠償要求。

(五)辦理檔案行政處罰案件期限

1.受理后,在七日內(nèi)決定立案或者不立案。

2.立案后,一個月內(nèi)辦理完畢,經(jīng)行政負責人批準可以延長,但不得超過三個月,特殊情況下三個月內(nèi)不能辦理完畢的,報經(jīng)上級檔案主管部門批準可以延長。

(六)辦理檔案行政處罰案件流程

1.一般程序

下達限期責令改正通知書——受理——立案——調(diào)查、取證——決定給予或者不予檔案行政處罰——制作《檔案行政處罰決定書》——告知當事人處罰的事實、理由和依據(jù)——送達——執(zhí)行

2.聽證程序

檔案行政主管部門作出較大數(shù)額罰款(較大數(shù)額罰款指對公民處以3000元以上罰款,對法人或者其他組織處以50000元以上罰款)的行政處罰決定前,應當告知當事人有要求聽證的權(quán)利,當事人要求聽證的,檔案行政主管部門應當組織聽證,制發(fā)《檔案行政處罰聽證告知書》,制作《檔案行政處罰聽證筆錄》。當事人不負擔檔案行政主管部門組織聽證的費用。聽證結(jié)束后,檔案行政主管部門依照一般程序作出處罰決定,并送達執(zhí)行。