z物業(yè)轄區(qū)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

物業(yè)轄區(qū)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

1目的

對(duì)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制,確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。

2適用范圍

適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。

3職責(zé)

3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。

3..2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

3..3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。

4操作步驟

4.1技術(shù)資料的收集

4.1.1新購(gòu)設(shè)備技術(shù)資料的收集

4.1.1.1新購(gòu)設(shè)備進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí),工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。

4.1.1.2設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門(mén)需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對(duì)其進(jìn)行復(fù)印,并將復(fù)印件提供給使用部門(mén)。

4.1.1.3復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實(shí)記錄。

4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集

公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開(kāi)發(fā)商進(jìn)行交接。接管驗(yàn)收完畢后,接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。

4.1.3其他技術(shù)資料的收集

4.1.3.1工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集國(guó)家、地方或有關(guān)部門(mén)發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

4.1.3.2工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。

4.2技術(shù)資料的存檔

4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。

4.2.2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)。

4.2.3工程技術(shù)部文員應(yīng)建立'技術(shù)資料登記表',記錄該資料的名稱(chēng)、編號(hào)、來(lái)源、原件保存部門(mén)、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門(mén)等。

4.3技術(shù)資料的使用

4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。由文員進(jìn)行復(fù)印,核對(duì)無(wú)誤后并進(jìn)行分發(fā),同時(shí)填制'技術(shù)資料發(fā)放表'。

4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料,必須出示部門(mén)負(fù)責(zé)人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。

4.4技術(shù)資料的作廢

4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理

以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:

a)該技術(shù)資料與國(guó)家、地方、有關(guān)部門(mén)發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸,或被其明令禁止;

b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;

c)因本身存在較大錯(cuò)誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。

4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報(bào)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按'技術(shù)資料發(fā)放表'限期三日收回。

4.4.4所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋'作廢'章,同時(shí)填寫(xiě)'作廢技術(shù)資料處理記錄表',并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋'保留'章后方可保留。

5記錄

技術(shù)資料發(fā)放表

技術(shù)資料登記表

作廢技術(shù)資料處理記錄表