美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中,注重對(duì)原有資料的整理,找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足,并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充,使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機(jī),整理住戶全面的原始資料,并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。

檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補(bǔ)充,形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術(shù)資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

e.工程合同開

f.竣工報(bào)告

g.工程預(yù)決算

h.圖紙會(huì)審記錄

i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗(yàn)收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

q.供水的試壓報(bào)告

r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s.其他技術(shù)資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

d.娛樂設(shè)施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄

序號(hào)文件名稱文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01

2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04

5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05

6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01

10保安運(yùn)作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02

21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法**.04.03

22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08

27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10

29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02

31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01

32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03

34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01

37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03

39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01

42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03

44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05

46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)**.09.06

47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01