某辦公大廈客戶檔案管理制度

辦公大廈客戶檔案管理制度

a.物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:

1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格,發(fā)給相關客戶的文件應做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關系,加強橫向溝通;

3]做好與客戶有關各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4]接聽客戶投訴,做好相關記錄,并及時解決投訴問題;

5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯(lián)系修復。

b.客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:

1]收集客戶公司資料

2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3]客戶裝修工程文件

4]客戶遷入時填具之資料

5]客戶資料補充:

'客戶聯(lián)絡資料,客戶相關負責人身份證復印件

'客戶緊急聯(lián)絡人的資料

'客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料

'客戶申請銘牌資料

'客戶公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件及年審資料

6]客戶與管理中心往來文件

7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄

8]客戶請修記錄

9]客戶投訴記錄

10]客戶拜訪、回訪記錄

11]客戶單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)

c.歸檔要求

1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

2]歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。

3]所有同租戶有關的各種事項均應填寫清楚,存入租戶檔案內(nèi)。

4]所有文件資料必須及時歸檔。

5]檔案內(nèi)文件按簽發(fā)日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。

6]所有租戶(企業(yè)資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。

7]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

d.檔案銷毀

1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。

3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。