化龍物業(yè)檔案收集保管管理制度

雅園物業(yè)檔案收集、保管管理制度

檔案管理工作是公司的一種重要基礎(chǔ)工作,建立健全檔案收集、保管制度是提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化,工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要舉措之一。各部門在日常工作中產(chǎn)生下列文件均請(qǐng)按有關(guān)要求及時(shí)交行政辦公室歸檔。

一、各種會(huì)議材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)

1、董事會(huì)及公司、管理處各類辦公例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要;

2、公司、管理處各種專題工作會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要或報(bào)告;

二、各種文件材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)

1、公司、管理處下發(fā)的通知、通報(bào)、決定、規(guī)定;

2、管理處所有對(duì)客通知;

3、管理處各種活動(dòng)的紀(jì)實(shí)性材料照片及總結(jié)報(bào)告;

4、工作計(jì)劃、總結(jié);

(1)公司、管理處的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié);

(2)公司、管理處各部門的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)及各種專項(xiàng)工作方案及總結(jié);

(3)公司、管理處預(yù)算及各階段預(yù)算執(zhí)行情況總結(jié)。

5、公司、管理處各部門的情況匯報(bào)、工作報(bào)告、批示過的請(qǐng)示報(bào)告;

6、公司、管理處制定的工作流程、崗位職責(zé)及各種規(guī)章制度,公司、管理處各部門制定的工作手冊(cè)及各種工作規(guī)范;

7、公司、管理處大事記(行政辦公室編寫);

8、公司人力資源部及公司、管理處各部門組織實(shí)施培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)大綱和教案;

9、各管理處設(shè)備臺(tái)帳及建筑檔案(定期變更內(nèi)容)、各種維修改造的施工圖紙和技術(shù)文件。

三、外來文件(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)

1、各行政管理機(jī)關(guān)行業(yè)主管部門下發(fā)的需貫徹執(zhí)行的決定、通知、規(guī)定、條例等;

2、對(duì)工作有參考借鑒價(jià)值的各種資料;

四、工作記載性文件(對(duì)客資料每周收一次,內(nèi)部管理資料每月收一次,各種工作記錄后延一個(gè)月上報(bào))

1、物業(yè)部:

記載客戶報(bào)修、返修或投訴事宜的記錄和工作票、車位管理檔案、客戶繳費(fèi)歷史記錄,客戶簽署的各種單據(jù)(包括入住手續(xù)文件等),各種經(jīng)營性文件;

2、工程部:

所有值班記錄、運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄,二次裝修工作記錄;

3、保衛(wèi)部

所有值班記錄、工作記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄及外管局及有關(guān)對(duì)口管理單位備案資料,聯(lián)系資料;

4、保潔部

所有工作記錄(包括外包單位的工作記錄);

五、其他材料

如其它材料需要收集,按行政辦公室通知辦理。

注:

1、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案不在此例,自行存檔嚴(yán)格管理。

2、各管理處會(huì)所及租賃單位發(fā)出的各種對(duì)客通知及經(jīng)營性文件亦需備案存檔。