某物業(yè)公司品質(zhì)管理制度

物業(yè)公司品質(zhì)管理制度

1.綜合管理體系文件增/補(bǔ)發(fā)的管理制度

根據(jù)綜合管理體系的要求,為了保證公司體系工作有序的開展,使管理體系文件得到有效的控制,特制定本辦法。

1.1.本辦法適用范圍:申請新增發(fā)文件或原有文件丟失、破損補(bǔ)發(fā)的情況

1.2.因工作需要增發(fā)文件時(shí),由申領(lǐng)部門填寫《文件增/補(bǔ)發(fā)登記表》,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,報(bào)至公司品質(zhì)管理部予以增發(fā)。

1.3.若文件使用人將文件丟失時(shí),應(yīng)重新申請補(bǔ)發(fā),由申領(lǐng)部門填寫《文件增/補(bǔ)發(fā)登記表》,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由公司品質(zhì)管理部予以補(bǔ)發(fā)。

1.4.若文件發(fā)生嚴(yán)重破損而影響正常使用時(shí),應(yīng)將破損文件交回,申請補(bǔ)發(fā)新文件。

1.5.任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制文件。

1.6.文件使用人應(yīng)妥善的保管使用文件。

2.綜合管理體系文件編寫規(guī)定

2.1.編寫要求

1).綜合管理體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào),各級(jí)體系文件之間也要相互協(xié)調(diào)。

2).綜合管理體系文件編寫時(shí)力求'表達(dá)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要',實(shí)現(xiàn)唯一理解,不能針對某一事項(xiàng)有相互矛盾的不同文件同時(shí)出現(xiàn)和使用。

3).遵循'現(xiàn)場、現(xiàn)實(shí)、現(xiàn)物'的原則編寫各類文件。所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到,一旦發(fā)現(xiàn)文件不適用(合),應(yīng)立即報(bào)擬制部門或人員按規(guī)定程序修改。

2.2.文件編寫程序和格式

1).文件編寫流程圖

2).版面:一般采用a4豎版,便于保管和使用。

3).單行本的編制

i.單行本的內(nèi)容應(yīng)參照各中心相應(yīng)的運(yùn)作手冊編寫。

ii.單份工作規(guī)程一般沒有頁面,(如需頁面,參照1.5.2 3)的格式);單行本應(yīng)增加一頁面、一目錄頁。

4).頁面

i.文件的內(nèi)頁一般按公司統(tǒng)一規(guī)定使用紙張,文件的每頁均需有該文件的連續(xù)頁碼。

ii.品質(zhì)管理部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的修訂意見,將全部受控的原綜合管理體系文件統(tǒng)一上收實(shí)施文字處理,并填寫綜合管理體系文件修改狀態(tài)表。綜合管理體系文件的更改與換版均采用換頁形式。對于修訂引起的增加頁采用后綴法標(biāo)注頁碼,例如第5頁增為兩頁,標(biāo)注為'第5-1頁'和'第5-2頁';對于減少頁,保持該頁格式和頁碼,并在首行注明'此頁為空頁'。

5).章節(jié)編號(hào)

i.文件章節(jié)編寫采用阿拉伯?dāng)?shù)字編排,如0;0.1;0.1.1;0.1.1.1……依次表示第一章;第一章第一節(jié);第一章第一節(jié)第一條……。

ii.章節(jié)以下內(nèi)容是并列關(guān)系時(shí),可采用阿拉伯?dāng)?shù)字加半括號(hào)編排如a、b、c……表示。

iii.在a、b、c……中如仍需分段敘述,則用a、b、c……表示。

6).格式要求

i.綜合管理體系文件的編寫應(yīng)按品質(zhì)管理部規(guī)定的統(tǒng)一格式。

a.文件中所有文字均按照統(tǒng)一word模板要求。

b.運(yùn)作手冊中流程圖中文字均為宋體5號(hào)字。

ii.所有綜合管理體系文件中所涉及的表格應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的字體、字號(hào)進(jìn)行制作。

a.表格標(biāo)題統(tǒng)一為黑體三號(hào)字加黑。

b.表格中的文字為宋體小四號(hào)字。

c.表格的受控號(hào)應(yīng)位于表格頁角的右下方,為宋體五號(hào)字。

7).文件架構(gòu)和內(nèi)容

i.綜合管理手冊:按選定的標(biāo)準(zhǔn)描述綜合管理體系,章節(jié)與所依據(jù)的綜合管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要素一一對應(yīng),其結(jié)構(gòu)如下:

--目錄--范圍

--管理者代表任命書--引用文件

--管理方針批準(zhǔn)令--術(shù)語及縮略語

--綜合管理手冊發(fā)布令--綜合管理體系要求

--前言

ii.程序文件:標(biāo)題應(yīng)說明開展活動(dòng)的內(nèi)容及其特點(diǎn),一般由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。如'不合格品的控制程序',對象是'不合格品',業(yè)務(wù)特性是'控制程序',具體形式可參照下例:

1.0目的:一般簡要地說明為什么要開展這項(xiàng)活動(dòng)(即描述為什么要制定此程序)。

2.0范圍:此程序適用于哪些范圍的活動(dòng),指出開展此項(xiàng)活動(dòng)所涉及的有關(guān)部門、相關(guān)人員、產(chǎn)品等,必要時(shí)應(yīng)說明禁止事項(xiàng)。

3.0職責(zé):規(guī)定負(fù)責(zé)實(shí)施該項(xiàng)程序的部門或人員的責(zé)任和權(quán)限(包括哪個(gè)部門協(xié)調(diào)配合)。

4.0工作程序:按活動(dòng)開展的順序一步一步地列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的具體步驟,明確規(guī)定5w1h:

why:要達(dá)到什么效果;

what:做什么;

who:由誰來執(zhí)行:

when:在什么時(shí)候做;

where:在什么地方做;

how:具體怎樣做;

應(yīng)采用的材料、設(shè)備、文件等;

如何進(jìn)行控制(檢查):

應(yīng)保留的記錄;

應(yīng)注意的例外特殊情況。

(必要時(shí)輔以流程圖)

5.0相關(guān)/支持性文件:開展此項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)形成的報(bào)告,必須應(yīng)用的記錄、表格等,可附上表樣或只注明其編號(hào)和名稱。

iii.工作規(guī)程及部門運(yùn)作手冊:是對程序文件的補(bǔ)充,編寫時(shí)應(yīng)堅(jiān)持'實(shí)際、有效'的原則,使其具有良好的可操作性,內(nèi)容上應(yīng)滿足5wih原則,可用不同方式組織,實(shí)施'唯一理解',表達(dá)出:

where:在那里使用這份文件;

who:什么樣的人使用該文件;

what:此項(xiàng)工作的名稱是什么;

why:此項(xiàng)工作的目的是什么;

when:在什么時(shí)候做;

how:如何按步驟完成作業(yè)。

iv.運(yùn)作手冊總體結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)和人員編制

管理范圍 崗位職責(zé) 操作規(guī)程 規(guī)章制度/管理制度 質(zhì)量記錄及表格

v.運(yùn)作手冊中'操作規(guī)程'部分應(yīng)包含

目的

范圍 職責(zé) 操作規(guī)程 相關(guān)文件 相關(guān)記錄

2.3.文件編號(hào)規(guī)定

各部門編寫的綜合管理體系文件在完成后,由文件管理員按照本規(guī)定的要求進(jìn)行登記、編號(hào),每一份文件只允許有唯一的一個(gè)編號(hào)。

1).公司與各中心代號(hào)

**局物業(yè)管理有限公司--zg

--物業(yè)管理中心--hh

國際金融物業(yè)管理中心--jr

dd大廈物業(yè)管理中心--k*

ff大廈物業(yè)管理中心--hs

2).部門名稱與部門代號(hào)

公司內(nèi)各部門代號(hào)從該部門名稱中取兩個(gè)漢語拼音字母來表示:

3).北京公司

工程事務(wù)部--bgs財(cái)務(wù)部--bcw

質(zhì)量管理部--bzg行政與人力資源部--b*r

發(fā)展策劃部--bfz保潔中心--bbj

物配中心--bwp

4).物管中心

物管部--wg行政人事部--*r

工程部--gc安保部--ab

2.4.體系文件編號(hào)方法

1).《綜合管理手冊》的編號(hào)表達(dá)形式如下圖所示:

cmpmc-bj / zh-□

版本號(hào)(如a、b)

綜合管理手冊拼音縮寫

北京招商局物管公司英文縮寫

2).《程序文件》的編號(hào)表達(dá)形式如下圖所示:

c*4.□□-□-□□

要素內(nèi)程序文件序號(hào)

版本號(hào)(如a、b)

目錄號(hào)(如4.1、4.2)

程序文件拼音縮寫

3).《運(yùn)作手冊》的編號(hào)表達(dá)形式如下圖所示:

yz-□/□□-□□

部門拼音縮寫(如wg、gc)

各中心拼音縮寫(如jr、hh)

版本號(hào)(如a、b)

運(yùn)作手冊拼音縮寫

4).《應(yīng)急防護(hù)手冊》編號(hào)表達(dá)形式如下圖所示:

yj-□/□□

各中心拼音縮寫(如jr、hh)

版本號(hào)(如a、b)

應(yīng)急防護(hù)手冊拼音縮寫

5).單行本編號(hào)原則

d*-□/□□-□□-□□

序號(hào)(必要時(shí)使用)

部門拼音縮寫(如wg、gc)(必要時(shí)使用)

公司/各中心拼音縮寫(如jr、hh)

版本號(hào)(如a、b)

單行本拼音縮寫

2.5.記錄表格的編號(hào)方法

1).程序文件表格編號(hào)方法:

c*4.□□-□-f□□-□

修改狀態(tài)

該程序的表格順序號(hào)

程序序號(hào)

目錄號(hào)

程序文件拼音縮寫

2).運(yùn)作手冊表格編號(hào)方法:

yz-□□/□□-f□□-□

修改狀態(tài)

表格順序號(hào)

部門拼音縮寫

各中心拼音縮寫

運(yùn)作手冊拼音縮寫

3).應(yīng)急防護(hù)手冊表格編號(hào)方法:

yj-□□/-f□□-□

修改狀態(tài)

表格順序號(hào)

各中心拼音縮寫

應(yīng)急防護(hù)手冊拼音縮寫

2.6.受控號(hào)編號(hào)原則

1).文件序號(hào):

用阿拉伯?dāng)?shù)字表示:1代表綜合管理手冊;2代表程序文件;3代表運(yùn)作手冊;4代表應(yīng)急防護(hù)手冊;5代表單行本。

2).公司及各中心序號(hào)

用阿拉伯?dāng)?shù)字表示:1代表公司;2代表金融;3代表航華;4代表華商;5代表凱旋

3).部門序號(hào)

i.公司:1為行政人事部、2為品質(zhì)管理部、3為工程事務(wù)部、4為財(cái)務(wù)部、5為發(fā)展策劃部、6為保潔中心、7為物配中心。

ii.中心:1為行政人事部、2為物業(yè)管理部、3為工程部、4為安保部、5為財(cái)務(wù)部。

4).受控號(hào)編寫方法如圖所示:

□□□□0□

受控序號(hào)

部門序號(hào)

公司/中心序號(hào)

版本號(hào)

文件序號(hào)

3.6.記錄表格

yz-zg/bzg-f01-01《文件增/補(bǔ)發(fā)登記表》

c*4.2.3-01-f01-01《文件發(fā)放(回收)登記表》

c*4.2.3-01-f03-01《文件更改申請表》

c*4.2.3-01-f07-01《文件銷毀審批表》

c*7.3-02-f02-02《服務(wù)質(zhì)量檢查表》

c*8.2-02-f01-01《審核實(shí)施計(jì)劃》

c*8.2-02-f02-01《內(nèi)審檢查表》

c*8.2-02-f04-01《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》