房產(chǎn)公司工程文件管理制度

房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度

1.目的

在工程部日常行政管理及項(xiàng)目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結(jié)算及移交。

2.范圍

本準(zhǔn)則適用于***有限公司開發(fā)建設(shè)的所有項(xiàng)目。

3.文件編號體系

工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號

4.工程部文件目錄

4.1公司管理規(guī)范:

工程管理規(guī)范一套

項(xiàng)目經(jīng)理部職責(zé)及人員架構(gòu)表

4.2各種指導(dǎo)書

4.3政府文件

4.4公司來文:

4.4.1報公司各部門文件

4.4.2報公司報告

4.4.3發(fā)工程部文

4.4.4發(fā)設(shè)計(jì)部文

4.4.5發(fā)成本管理部文

4.5會議紀(jì)要:

4.5.1公司每月/每周工程例會紀(jì)要

4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要

4.5.3專題會議紀(jì)要

4.5.4內(nèi)部會議紀(jì)要

4.5.5圖紙會審變更紀(jì)要

4.6部門費(fèi)用情況

4.7工作簡報

4.8各種表單

4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)

4.10其他

5.有以下情況之一的文件不合格文件,

5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。

5.2編號不連續(xù)。

5.3文件為傳真件。

5.4模糊不清。

5.5文件資料不全、缺頁。

5.6簽字、蓋章不全、無授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

6.往來文件需要在文件管理員(工程部項(xiàng)目秘書)處進(jìn)行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機(jī)密、秘密、公開三級,機(jī)密級只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。

7.公司所有正式文件對外均由項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé),行政方面不論郵件還是文本均要從項(xiàng)目秘書處對外接口或抄送給項(xiàng)目秘書,技術(shù)方面的文件可以不通過項(xiàng)目秘書直接對外。

8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項(xiàng)目寫,如基地情況、項(xiàng)目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。

9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進(jìn)行不定時的抽查。