物業(yè)管理公司費用報銷制度7
物業(yè)管理公司費用報銷制度(七)
一、費用支出管理原則
1、從工作需要出發(fā),厲行節(jié)約,從嚴控制,在合理前提下爭取費用最低。
2、任務明確,各部門第一負責人是部門費用的決策者和責任人。
3、費用發(fā)生情況公開、透明,財務按月分部門匯總數(shù)據(jù),提供查詢。
4、凡費用報銷,財務依據(jù)公司總經(jīng)理批準的相關授權、各項費用的報銷標準為準。
二、費用報銷程序
1、由經(jīng)辦人將取得的原始票據(jù)分類粘貼在票據(jù)粘貼單上,按規(guī)定填寫事由、金額、并簽字。
2、經(jīng)辦人將此票據(jù)交由部門經(jīng)理審核簽字。
3、經(jīng)辦人將此票據(jù)交由小區(qū)核算人員審核,核算員應對該票據(jù)進行真實性、合法性、合理性、完整性、正確性、及時性的審核,對審核合格的票據(jù)進行簽字。對真實、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、計算有錯誤的票據(jù),應退回給經(jīng)辦人員,由其負責將有關單據(jù)補充完整、更正錯誤后,再辦理正式會計手續(xù);對于不真實、不合法的單據(jù),有權拒絕受理。
4、由核算員將審核過的原始單據(jù)于規(guī)定報銷日交由公司財務主管審核簽字。
5、由核算員將由公司財務主管審核合格的票據(jù)報于總辦主任審核,最后由總經(jīng)理審批。
6、由核算員憑此票據(jù)到財務出納處辦理報銷或沖帳手續(xù)。
7、2000元以上對公款需到財務上辦理轉賬支票。
8、大額現(xiàn)金支出應提前一天向財務部報送用款計劃。
9、各項費用于每周二上午、周五上午和每月28日進行集中審批報銷。
三、各項費用支出具體規(guī)定
1、交際應酬費
①交際應酬費支出本著必要、合理、節(jié)約的原則,由部門經(jīng)理嚴格把關,財務部按實際支出額分部門登記交際應酬費用臺帳,并按年匯總與年度經(jīng)營業(yè)績、績效考核掛鉤。
②部門經(jīng)理的交際應酬費在限額以內(nèi)的可自主把握,在限額以上的需請示總經(jīng)理后才可發(fā)生。
③部門經(jīng)理以下人員如需發(fā)生交際應酬支出,無論大小,均需先請示部門經(jīng)理同意后才可發(fā)生。
2、差旅費
(1)外埠差旅費
①任何職員可乘坐除飛機以外的任何交通工具,憑原票實報實銷。若因公務需要乘坐飛機,需總經(jīng)理批準。
②出差人在報銷憑單上應列明出差往返時間及地點方可報銷。
③住宿費在下列規(guī)定的標準內(nèi)實報實銷:
職別住宿標準
部門經(jīng)理300
部門主管250
其他職員200
④兩人以上同行出差,可與職級最高者享受同一標準;對于投親靠友者自行安排住宿,每晚按100 元計發(fā)補貼;由對方單位提供住宿的,不計發(fā)補貼;參加會議在會務安排的,憑發(fā)票實報實銷。
⑤出差地方市內(nèi)交通費:機場、車站、碼頭等住宿地或工作地的往返交通費實報實銷。
⑥行李費、票務費、基金等實報實銷。
⑦出差期間的交際應酬費按交際應酬費報銷程序辦理。
(2)市內(nèi)交通費
①因公務需要配備專車的部門經(jīng)理,每月限額報銷50元市內(nèi)停車費,不再批準其他形式的市內(nèi)交通費。
②其他人員因公務外出需填寫用車單報總辦批準,在無車可派又不能暫緩辦理的公務,需請示部門經(jīng)理同意后方可乘坐出租車,在報銷憑單上列明所辦公務出發(fā)地至到達地名稱后方可報銷。
③各服務中心每月市內(nèi)交通費根據(jù)計劃限額控制,實報實銷。
3、機動車費(并入總公司統(tǒng)一管理)
4、書報資料費
①書報資料費歸口總辦管理,公司下一年全年的報紙、雜志訂閱應在每一年的第四季度做出預算,列入年度計劃執(zhí)行。
②各部門由于工作需要購置專業(yè)書籍,需經(jīng)部門經(jīng)理同意,購回后由圖書管理員驗收并辦理好登記、借閱手續(xù),審批后憑發(fā)票實報實銷。
5、職員培訓費用
①職員培訓費用歸總辦管理。
②對于集體參與的培訓,由總辦制定出培訓計劃、用款額度,報總經(jīng)理審批后憑票實報實銷。
③對總經(jīng)理安排的職員脫產(chǎn)學習或培訓,執(zhí)行以下費用規(guī)定;學費由公司實報實銷,往返路費實報實銷,限乘坐硬臥。培訓機構指定住宿地點的,憑發(fā)票實報實銷。培訓機構不負擔餐飲的,每天補助餐費20元。
6、通訊費
(1)移動話費:
級別
崗 位
標準(元/月)
部 門 經(jīng) 理 級
總經(jīng)理辦公室主任
150元
品質部經(jīng)理
100元
財務部經(jīng)理
100元
工程部經(jīng)理
100元
5萬(含5萬)平方以下小區(qū)
80元
5.1萬至10萬平方小區(qū)
100-120元
10萬平方以上小區(qū)
150元
主管級
安全主管、環(huán)境事務主管
80元
維修主管
80元
人事主管、培訓主管
80元
客服主管
80元
經(jīng)營主管、工程師
80元
員工級
水電班長
50元
財務部出納
50元
品質員、客戶代表
50元
其他員工(總經(jīng)理批準)
50元
注:
1.移動話費的額度及執(zhí)行日期由總經(jīng)理專門批準。
2.通訊費用僅作為通訊補助,不按實際發(fā)生額計算,每月由財務部門統(tǒng)一充值。有特別情況的,由各部門經(jīng)理進行上報經(jīng)總經(jīng)理審批。
(2)固定電話費:按年度計劃控制。
7、行政后勤費用
①購固定書籍、辦公機具、等歸口總辦管理。
②對于日常消耗性的辦公用品(紙、筆、本、色帶、碳粉等)由各小區(qū)依據(jù)管理人員每月10元的標準額度進行購買,工作人員每個月向三家以上供應商發(fā)出詢問價,選用質價優(yōu)的為階段性供應商,每季度競選1次,循環(huán)往復,所購用品在倉庫管理員簽收后依據(jù)審批程序實報實銷。
四、借款制度
1、因公出差,交際應酬,購買辦公用品,日常消耗品等需借款的,可按下列規(guī)定辦理借支備用金手續(xù);
①因公出差借款,實際額度控制,集體出差數(shù)額按出差地點和工作時間確定,出差、交際應酬、購買物品等借款由經(jīng)手人填寫“用款申請書”,注明借款用途、預計還款時間等,依序審批后,方可借款。
②任務完成后應在七個工作日內(nèi)到財務部辦理借款報銷手續(xù),對借款未還清者,不得再借支備用金,對借款后超過一個月不辦理報銷手續(xù)的,從該職員下月工資中扣還。
2、備用金規(guī)定
根據(jù)工作需要,有關人員可按批準的限額領用備用金,支出依序審批后,憑發(fā)票實報實銷。每年度終了時辦理結算手續(xù),下年度開始時再依規(guī)定金額重新領用。
