某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

一、檔案資料的管理規(guī)定

1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。

2.由運營中心負責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

3.各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運營中心。

4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

二、文檔資料的主要范圍

1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;

2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;

3、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要;

4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;

5、員工提案、述職報告等文字材料。

三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。