裝飾公司電話及傳真管理制度

裝飾工程公司電話及傳真管理制度

1、原則上不準許撥打長途電話,如有特殊情況并經(jīng)過總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準許后,方可撥打,需登記通話時間,并從每月工資中扣除;

2、嚴禁用公司電話打信息臺、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù);

3、接聽電話時,應(yīng)使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應(yīng)告知對方,“請問有什么事,需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎”如對方有事需轉(zhuǎn)告,應(yīng)做好相關(guān)記錄,以便查詢;

4、在接聽內(nèi)部和外部電話時,如當事人不在,應(yīng)做好電話記錄并及時轉(zhuǎn)告,以免影響正常工作;

5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機密內(nèi)容應(yīng)妥善保管;

6、在接發(fā)傳真時,應(yīng)做好登記工作,并及時把傳真內(nèi)容交由當事人,如當事人不在,應(yīng)保存好傳真文件。

7、各部門及分公司對本部的電話和傳真機應(yīng)保持暢通、完好,有問題及時維修,以免影響工作。