a物業(yè)公司行政辦公管理制度
物業(yè)公司為了更好的發(fā)展,特制定相關(guān)管理規(guī)定。以下是小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容,希望對大家有所幫助!
第一章 總則
第1條目的
為樹立良好的公司形象,規(guī)范行政辦公工作,維護良好的工作環(huán)境,保障公司各項業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn),特制定本制度。
第2條適用范圍
本制度適用于所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時工。
第3條歸口管理
行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門,負責(zé)公司行政工作的各相關(guān)事項。
第二章 辦公管理
第4條員工應(yīng)遵守公司的規(guī)章制度,自覺維護辦公環(huán)境的清潔、安靜。
第5條辦公室應(yīng)保持整潔,無雜物,工作臺上擺放的辦公用品應(yīng)整齊有序。
第6條保持辦公室肅靜,工作時間不得高聲喧嘩。
第7條工作時間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內(nèi)吃零食。
第8條上班時間,嚴禁辦理私人事情,因公外出應(yīng)向本部門負責(zé)人請假。
第9條接待來訪,應(yīng)起身相迎,做到態(tài)度和藹,彬彬有禮;來客告辭,起身相送;在回答來客詢問時,不得泄露公司管理制度及有關(guān)公司機密事項。
第10條下班或因事離開辦公室,應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門窗、電源等。
第11條愛護公物,節(jié)約使用辦公用品。
第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規(guī)定著裝;接待來訪客人,應(yīng)熱情主動。
第三章 會議管理
第13條各種會議由召集者負責(zé)組織安排,并對出席對象提前發(fā)出通知。
第14條會議召開之前應(yīng)確定議題、參會對象,準(zhǔn)備好有關(guān)的會議資料、文件。
第15條會議出席者應(yīng)安排好工作,準(zhǔn)時到會,并帶筆記本及相關(guān)會議資料,如因故無法參加會議,須提前向會議組織者請假。
第16條會議堅持效率原則,各發(fā)言者應(yīng)事先做好準(zhǔn)備,發(fā)言應(yīng)簡明扼要,以使會議起到應(yīng)有的效果。
第17條公司的固定性會議為公司經(jīng)理辦公會議、項目區(qū)域辦公會議、部門例會及班組例會。
1.公司經(jīng)理辦公會議原則上每月召開一次,參會對象為公司總經(jīng)理、各項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。
2.項目區(qū)域辦公會議于每月10日召開,參會對象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項目區(qū)域職能主管、管理處主任。
3.部門例會于每旬第一個星期五召開,參會對象為部門所有人員。
4.各班組每月至少組織一次例會,進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時間由部門確定)。
第18條如遇特殊情況,會議組織者須另行通知;上一級別會議與本級別會議在時間上有沖突時,以上一級別會議為主,本級別會議作相應(yīng)時間調(diào)整。
第19條凡會議所作的決議、決定及重要事項必須形成會議紀(jì)要,經(jīng)行政人事部整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。
第四章 公文管理
第20條各級政府、上級部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由行政人事部行政專員收管,并負責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。
第21條以公司名義發(fā)出的各種文件須編號、登記,統(tǒng)一對外發(fā)送。
第22條公文處理程序
1.行政專員將公文登記、分類,交行政人事部經(jīng)理審閱并提出擬辦意見。
2.行政專員根據(jù)擬辦意見,送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。
3.領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見交有關(guān)部門負責(zé)辦理。
4.如承辦過程中有疑問或問題,應(yīng)及時請示、報告。
5.辦理完畢后,相關(guān)部門應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回行政人事部存檔。
第23條對送閱文件要抓緊時間閱讀,各部門人員不得無故拖延或扣押,文件傳閱后,閱文人須簽名并寫上時間,
第24條文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
第五章 印章使用管理
第25條公司印章由公司總經(jīng)理指定專人保管,法定代表人印章、財務(wù)專用章由財務(wù)部專人分開保管。印章未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),不得隨意交與他人保管、使用。
第26條部門印章由部門負責(zé)人保管或指定專人保管。
第27條印章使用審批規(guī)定如下。
1涉及人員調(diào)動(任免)、以公司名義簽署的合同協(xié)議、財務(wù)收支及對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。
3使用法定代表人印章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4使用部門印章、有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由部門負責(zé)人批準(zhǔn)。
第28條未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),公司人員不得私自用章,不準(zhǔn)攜帶公章外出,不準(zhǔn)蓋出空白信箋。
第29條對不符合用章規(guī)定的事項,印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章;對違反用章規(guī)定或弄虛作假,造成重大影響或經(jīng)濟損失的,要追究保管人、當(dāng)事人的責(zé)任。
第30條刻制印章,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。作廢的印章應(yīng)及時封存。
第六章 傳真機、復(fù)印機、計算機管理
第31條為確保辦公設(shè)備的正常運行和使用,公司指定專人保管、使用,非操作人員,未經(jīng)許可不得私自使用。
第32條為節(jié)約紙張和能源,公司嚴格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。
第33條公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳真業(yè)務(wù),特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
第34條計算機內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
第35條凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進行備份處理,以免丟失。
第36條嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝和使用游戲軟件(盤),以防電腦感染病毒。
第37條工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時處理廢棄稿件,切斷電源。
第七章 保密工作規(guī)定
第38條凡符合下列條款之一者,均屬于公司機要文件,不得泄露。
1.關(guān)于重要決策或計劃。
2.關(guān)于人事問題。
3.關(guān)于會議重要的討論事項。
4.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料。
5.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項。
6.特別指定的事項。
第39條機要文件按保密等級可分為以下三級。
1.秘密,不能向相關(guān)人員以外者公開。
2.機密,不能向外公開。
3.絕密,不能向特別指名的最小范圍內(nèi)的工作人員以及承辦人員以外者公開。
第40條機要文件、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的負責(zé)人負責(zé)。
第41條機要文件由其制發(fā)部門制成正、副本兩份,一份由制發(fā)部門分類保管,另一份由所管部門的負責(zé)人保管。
第42條機要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)至有關(guān)部門時,必須有收件人簽字。
第43條機要文件來往傳遞(包括傳真),應(yīng)指定專人傳接或采取親啟信函方式進行。
第44條機要文件須經(jīng)制發(fā)部門負責(zé)人同意后方可復(fù)制。機要文件復(fù)制時,制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細記錄,并在發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
第45條秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項,由制發(fā)部門負責(zé)人負責(zé),由專人進行分發(fā)和傳送。
第46條機要文件及其相關(guān)草案、其他無用資料的銷毀,由所管負責(zé)人負責(zé)。
第八章 檔案管理
第47條檔案實行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別由公司、部門管理或?qū)H素撠?zé)檔案管理工作。
第48條公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、經(jīng)辦人負責(zé)將用完的文件、資料及時歸檔。
第49條文件結(jié)案移送歸檔時,相關(guān)人員須檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查。
第50條文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
第51條檔案管理人員做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)、催辦工作,對按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求的文件,及時進行分類、立卷及歸檔。
第52條檔案管理人員每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲措施。
第54條檔案管理人員每年按規(guī)定清理一次,對已到保管期限、確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
第55條公司嚴格履行檔案調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第56條借閱人員不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
第57條對于歸還的檔案,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
第九章 附則
第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司行政人事部。