物業(yè)公司辦公器材使用管理制度8

物業(yè)公司辦公器材使用管理制度(八)

為了更好的管理本公司的電腦、復(fù)印機(jī)、電話和傳真機(jī),特制定本制度。

一、電腦的使用管理

1、責(zé)任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設(shè)備實(shí)行定位安裝、定位使用、定人管理。未經(jīng)批準(zhǔn),不得挪作他用或借給他人使用。嚴(yán)格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設(shè)備安全。使用者對電腦及外設(shè)負(fù)有保管和日常維護(hù)的責(zé)任。

2、定期維護(hù):應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)軟件與硬件的維護(hù),定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。樹立保密意識,定期檢查各項安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施,防止公司機(jī)密信息泄露。

3、安全管理:

(1)禁止安裝和運(yùn)行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運(yùn)轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。

(2) 嚴(yán)禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機(jī)操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。工作人員在下班或確認(rèn)不再用機(jī)時,必須關(guān)閉電腦后方可離開。多人共用一機(jī)的,除專人負(fù)責(zé)外,其他人亦負(fù)有日常維護(hù)、保養(yǎng)責(zé)任。

4、電腦報修:發(fā)現(xiàn)異常情況時,應(yīng)正確采取應(yīng)急措施,并報告主管和公司行政人事部。遇有電腦或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障,應(yīng)及時申報維修。嚴(yán)禁擅自拆機(jī)、檢修。外來技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)工作時,須有電腦管理人員陪同或認(rèn)可。

二、復(fù)印機(jī)使用管理

1、復(fù)印機(jī)一般應(yīng)由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機(jī)復(fù)印。世紀(jì)華府復(fù)印機(jī)使用管理由項目助理指定專人負(fù)責(zé),復(fù)印使用時設(shè)置開機(jī)密碼。

2.復(fù)印機(jī)僅供辦公使用,復(fù)印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。

3.使用復(fù)印機(jī)前應(yīng)先到負(fù)責(zé)人處填寫《復(fù)印機(jī)使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時間、復(fù)印內(nèi)容及頁數(shù)等。

4.所有需復(fù)印資料的人員使用復(fù)印機(jī)時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。當(dāng)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)異常時,非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。

5.復(fù)印本著勤儉節(jié)約的原則?？梢詡鏖喌奈募约坝秒娔X傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復(fù)印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時要以盡量緊湊、減少復(fù)印張數(shù)為原則,盡量減少打印復(fù)印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開支。

6.復(fù)印時原件、紙張必須放置妥當(dāng),保證復(fù)印質(zhì)量,印件清晰。

7.若復(fù)印資料數(shù)量較多時,應(yīng)先選擇復(fù)印1件,確認(rèn)質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費(fèi)紙張。

8.合理利用使用完復(fù)印機(jī)復(fù)印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。

三、電話和傳真機(jī)的使用管理

1、辦公電話、傳真的使用

(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務(wù)之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。

(2)員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,減少通話時間,避免不必要的浪費(fèi)和線路的占用時間,保證工作電話的暢通。

(3)為節(jié)省費(fèi)用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機(jī)號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費(fèi)用一律自理。

(4)傳真機(jī)收發(fā)傳真文件實(shí)行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準(zhǔn)確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時登記并及時送達(dá)收件單位或收件人。

(5)不宜頻繁地開機(jī)和關(guān)機(jī)以延長傳真機(jī)使用壽命。

(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。

(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。

(8)雷雨天氣如不使用傳真機(jī),除關(guān)掉電源外,應(yīng)將電話線插頭拔掉。

2、個人電話

(1) 凡享受手機(jī)補(bǔ)貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機(jī)要24小時開機(jī)。

(2)工作人員通訊工具變更號碼,應(yīng)及時將新號碼報到行政人事部,由行政人事部對號碼進(jìn)行刷新。

四、要求

各部門必須認(rèn)真落實(shí)通知精神,切實(shí)做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅處理相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人,如因未及

部門負(fù)責(zé)人要及時做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費(fèi)。人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設(shè)備的電源關(guān)閉,并及時關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。