第1篇 文書檔案管理制度

文書檔案管理制度（一）

1、文書立卷

每年年初機關文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。

①分年度。將文件按其形成的年度分開。

②分級別。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。

③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。

④分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

⑤分期限。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

在文書分類的基礎上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征（問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內文件的頁號；填寫卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

2、檔案管理

將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

3、檔案利用

準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經秘書長批準；對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

4、檔案統(tǒng)計

建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。

5、檔案鑒定

根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

文書檔案管理制度（二）

一、中心公文的起草、簽發(fā)，不準用圓珠筆、鉛筆、紅色筆。

二、以中心名義制發(fā)的所有公文，由擬稿人編寫發(fā)文稿紙，經分管領導或科負責人核稿簽字后，由中心主任簽發(fā)。

三、中心檔案包括各種文字、圖表、簿冊、音像、磁盤、光盤等不同形式、不同載體的檔案材料。

四、歸檔范圍是國家、省、市、區(qū)文件；中心領導參加上級會議帶回的主要文件材料；中心的文件、會議記錄、領導講話、工作總結、資料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、規(guī)定等文字材料；中心干部檔案、干部花名冊、干部獎懲及調動等有關文字材料等內容。

五、歸檔時間

（一）文書檔案，各科應隨時形成；

（二）會計檔案，由財務室整理編目并保存一年，在次年6月底前向檔案室移交；

（三）聲像檔案，在聲像檔案形成后一個月內形成，當事人必須寫好材料說明后整理交檔案室；

（四）外出開會、考察、學習等活動帶回的文件材料，按規(guī)定處理完畢后及時交檔案室。

（五）各科檔案應于每年12月底歸檔完畢。

六、歸檔要求

（一）各科的文件材料，由該科負責收集齊全、完整造冊，年底交檔案室管理。

（二）制作歸檔的文件材料，須用紙規(guī)格統(tǒng)一，字跡工整，且只能用碳素墨水或藍黑墨水填寫、修改、審批和簽名，以便保護檔案。

（三）凡以中心名義發(fā)出的文件，必須保存原稿，并附正式文件1份。

七、檔案室要建立檔案的登記、統(tǒng)計臺帳，及時記載檔案的收進、移出等變動情況，每年核對、檢查一次，做到帳實相符。

八、要保持檔案庫房的清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁在庫內吸煙、生火、存放易燃、易爆物品。

九、對破損、褪變檔案，及時進行修復、搶救；對保管期滿的檔案，要按照規(guī)定辦理鑒定銷毀手續(xù)。

十、要對室藏檔案劃定密級，對秘密以上檔案必須妥善保管，嚴格借閱手續(xù)，未經中心領導同意不得借閱。

十一、借閱檔案者，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不能在檔案原件上劃線、圈點、加注、勾抹、涂改、污損。未經批準，不得摘抄或復制檔案。

十二、對失去保存價值的檔案應編制銷毀清冊，寫出銷毀報告，報中心領導批準后銷毀。銷毀時，應指定二人以上工作人員監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽名。

十三、凡應歸檔的文件材料，承辦部門均應按歸檔制度定期向檔案室移交，任何個人不得據(jù)為己有，否則按《檔案法》、《檔案法實施辦法》的有關條款規(guī)定予以處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。

文書檔案管理制度（三）

1、我院各科室、部門須對收到的各類文書檔案及時登記，造冊、傳閱等須按我院收文處理流程進行處理，處理完畢及時上架歸檔，避免檔案流失。

2、每年六月前把上一年的文書檔案整理歸類，按水礦總醫(yī)院檔案歸類范圍和分類標準進行歸類并進行編目，整理完畢移交給黨政辦檔案室。

3、黨政辦檔案室須對我院各科室、部門移交給的檔案進行驗收，驗收合格后，認真填寫移交清單，經雙方簽字后才有效。

4、黨政辦檔案室對檔案進行歸檔，裝訂成冊，建全宗目錄等相關的檔案整理工作。

5、我院的檔案不得隨意復制，須經黨政辦主任簽字認可才得以復制。

6、凡涉保密文件概不對外查閱，須經分管院領導同意方可查閱。

7、黨政辦檔案室的管理嚴格按照防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防塵進行管理。

8、檔案人員應負責文件的收集、保管，并按期歸檔保證檔案的齊全和完整，違反者應給予批評、行政或經濟處罰。

9、檔案遺失的人員處罰按《國家檔案法》規(guī)定執(zhí)行。

10、檔案人員每月對檔案管理狀況進行全面檢查，并作記錄。如有特殊情況立即檢查，發(fā)現(xiàn)問題向有關領導匯報，采取措施保護檔案的安全。

11、檔案人員對檔案的收進、移交、銷毀，全宗和案卷數(shù)，利用情況等及時做好統(tǒng)計工作。

12、檔案人員要嚴格執(zhí)行檔案材料的鑒定銷毀制度，維護檔案材料的完整與安全，未經鑒定和批準的檔案材料不得銷毀。

13、檔案人員應積極創(chuàng)造條件研究并采用新的科學技術，使檔案管理逐步進入現(xiàn)代化、電子化管理。

第2篇 x畜牧水產局文書檔案管理制度

一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家的檔案工作制度和保密制度,堅持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對安全。

二、凡外來公函、電函、文件等,一律由辦公室負責人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號、簽出處理意見,分送有關領導或股站室閱辦.上級機關來文,要及時報局領導閱示,并送有關股站室閱辦和歸檔。

三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經股站室負責人核稿后,交辦公室負責人審核,再送局長或主管局長簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號、打印,辦公室蓋章發(fā)送.

四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級機關組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領導和人事股人員才能查閱干部人事檔案。

五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。

第3篇 文書檔案管理工作制度

1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理，嚴格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質量要求。

4、加強密級文件、資料的保管，不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質的檔案材料要及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統(tǒng)計，任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時，應按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

第4篇 文書檔案管理制度范本

1、目的與適用范圍

本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,

本制度適用于公司文書檔案的管理。

2、工作內容

2.1文書檔案的歸檔

2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。

2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調動不得私自帶文件到其它單位。

2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。

2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。

2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:

2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。

2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過50個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。

2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。

2.1.5.4卷內文件要逐張編號,填寫好卷內目錄和備考表。

2.2文書檔案的整理和保管

2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,

2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。

2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。

2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。

2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。

2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。

2.3文書檔案的簽定和銷毀

2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。

2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。

2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經有關領導審核。

2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關領導的簽署材料永久保存。

2.4文書檔案的統(tǒng)計利用

2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關統(tǒng)計表、主要內容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。

2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。

2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。

2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經廣級領導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關的部分。

第5篇 裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結合本公司實際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經辦人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經辦人負責組卷、編目,卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

第6篇 投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經理辦公會議記錄、紀要;

1.4黨支部會議記錄、紀要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結。

8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構進行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;

3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;

1.5轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;排列順序為:轉發(fā)文、被轉發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當,產生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合辦公室主任報總經理批準。

第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

第7篇 p糧食局文書檔案管理制度

糧食局文書檔案管理制度

一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負責。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學習業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

二、凡屬本局在公務活動中形成的具有保存價值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時、準確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應在第二年上半年內完成。

三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準;外單位須憑單位介紹信,經主管局長批準后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時,須經中心主任批準,并嚴格辦理借閱手續(xù),按期歸還。

四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴格遵守保密、保管紀律,嚴防失、泄密事故發(fā)生。要愛護檔案,不準擅自摘錄、涂改、拆卷和轉借,嚴格維護檔案資料的完整和安全。

五、文檔管理人員要定期進行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。

六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關規(guī)定和程序組織實施。

七、文檔管理人員調動時,要做好檔案的交接工作。

第8篇 d單位文書檔案管理制度

為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強本局文書檔案管理,制定本制度。

一、文件材料歸檔范圍

(一)上級機關的文件材料。

1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;

2、上級機關頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機關轉發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉載);

4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;

5、其他應當歸檔的文件材料。

(二)本級的文件材料。

1、局黨組、行政領導會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;

2、頒發(fā)的(包括轉發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本級的請示與上級機關的批復文件,下級單位的請示與本級的批復文件;

4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;

5、檢查下級單位工作,調查研究形成的重要文件材料;

6、內部職能部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;

7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;

9、內容重要的人民來信、來訪材料,領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統(tǒng)計分析等;

10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;

11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

13、干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲,黨員、團員、干部、工人名冊、報表,轉移關系存根等文件材料;

14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;

15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

17、其他應當歸檔的文件材料。

(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;

3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件等。

(四)下級單位的文件材料。

1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等文件;

2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;

3、下級單位報送的備案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負責收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。

(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時接收、清理、建檔,如有缺少應立即采取補救措施,確保每件檔案材料完整齊全。

(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月終了后3日內,將本局機關生成在局域網上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。

(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

三、文書檔案管理使用

(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度,任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。

(二)內部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報經局分管領導批準,并履行登記手續(xù)。對需要復印檔案、出具證明材料的,必須報分管局長批準,經認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經辦人負責。

(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標記,更不得擅自將文書檔案轉借他人。

(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。

(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴格按《保密法》執(zhí)行。