第1篇 公司文書管理制度

公司文書管理制度范本

(九) 總則

第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。

第期。

(十) 文字從左至右橫寫,橫排。

第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。文書辦理

第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。

第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。

第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動(dòng)生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第十一條 草擬文書必須符合下列要求:

(一) 要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。

(。

(四) 文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。

第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。

第十三條 各級領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時(shí)間。

第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書由辦公室審核。

第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。文書立卷和銷毀

第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。

第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況便于保管、查找、利用。

第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書。

第二十條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。附 則

第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。

第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。

第2篇 公司文書管理工作制度5

公司文書管理工作制度5

第一章目的

第一條為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。

第二章組織管理

第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。

第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。

第三章文書的種類

第四條公司的通用文書有以下幾種。

(1)請示:向上級部門請求、請示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

(2)報(bào)告:向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。

(3)決定:對公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。

(4)決議:經(jīng)過會(huì)議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。

(5)批復(fù):上級答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。

(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。

(8)通報(bào):表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況。

(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題,請有關(guān)部門批準(zhǔn)。

(10)會(huì)議紀(jì)要:記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。

第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報(bào)告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。

第六條文書的類別。

(1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。

(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。

(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。

(4)普通:指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。

(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。

第四章文書制作要領(lǐng)

第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。

(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。

(2)收文機(jī)關(guān):向上級的請示、報(bào)告,一般只寫一個(gè)主送單位;需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級部門的,用“抄報(bào)”;對同級或下級則用“抄送”。

(3)標(biāo)題:對公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主體部分。

(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡稱。

(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。

(8)密級:保密文件注明密級。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。

第八條用紙格式。

(1)國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。

第九條印裝格式。

(1)公文均采用橫書橫排。

(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。

第十條版面格式:首頁采用文頭。

第十一條公文行文原則。

(1)上行文原則。

①逐級行文,即下一級行文給直接上級。

②多級同時(shí)行文,即下級向上級和更高上級同時(shí)行文。

③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。

(2)下行文原則。

①逐級行文。

②多級同時(shí)行文。

③直貫到底行文。

(3)平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。

第十二條文書的署名。

(1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。

(2)對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。

第十三條文書的蓋章。

(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。

(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。

第十四條文書制作注意事項(xiàng)。

(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。

(3)必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4)對請示提案文書進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。

(5)可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。

(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時(shí)間延誤和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。

(8)不輕易越級行文。

第五章文書制作流程

第十五條對外行文操作流程。

(1)擬稿。

①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。

②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。

③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。

(2)核稿。

①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。

②審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。

(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。

(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

(5)繕印、校對。

①急件應(yīng)先行處理。

②保密件應(yīng)由專人打印。

③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。

④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。

⑤打印、校對責(zé)任人簽名。

(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。

(7)填寫登記簿。

(8)封發(fā)。

①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。

②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。

第十六條對內(nèi)行文處理程序。

(1)對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。

(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。

(3)對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第六章文書的發(fā)送

一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。

第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。

第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。

第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。

第七章文書的處理

第二十條普通文書的處理原則。

(1)部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。

(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。

(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。

第二十一條機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。

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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。

第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。

第九章收文操作流程

第二十四條簽收。一切外來信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。

第二十五條寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。

第二十六條分發(fā)。

(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2)分發(fā)去向。

①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。

②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。

③參閱性文件,直接組織傳閱。

④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。

第二十七條催辦。

分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。

第二十八條結(jié)辦。

文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。

第十章文書的整理與保存

第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。

第三十條公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。

第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。

第十一章文書的保存年限

第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。

第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。

第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

第十二章注意事項(xiàng)

第三十六條重要的機(jī)密文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。

第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第三十八條銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。

第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。

第十三章附則

第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。

第3篇 x房地產(chǎn)公司文書管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文書管理制度

第一章 總則

第一條 為使公司文書管理制度化、規(guī)范化,以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率,特制定本制度。

第二條 范圍

本公司各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。

第二章 收文

第三條 簽收文件時(shí),要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。

第四條 簽收文件時(shí),要對文件的分?jǐn)?shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐分清查核對,如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第五條 簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。

第六條 文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項(xiàng)目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標(biāo)題。參加各種會(huì)議帶回的文件、材料,在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管,個(gè)人不得存放。

第七條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第三章 發(fā)文

第八條 公司的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核,由總經(jīng)理簽發(fā);公司文件由各部門負(fù)責(zé)起草的,應(yīng)報(bào)辦公室審核,由總經(jīng)理簽發(fā)。

第九條 以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。

第十條 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。

第四章 分文

第十一條 外來文件由行政管理部登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

第十二條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。

第五章 會(huì)簽

第十三條 許多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。

第十四條 各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。

第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后見本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。

第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。

第六章 立檔

第十七條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務(wù)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門立檔管理,次年移交檔案室管理。

第十八條 立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁碼號,卷首有案卷目錄。

第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。

第七章 文書日常管理

第二十條 借閱

1、凡因工作需要借閱文件時(shí),必須履行手續(xù),一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意,重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。

2、文件借出室外需登記,借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

3、翻印(復(fù)印)如需復(fù)印文件,應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。

第二十一條 保管

1、文件應(yīng)妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。

2、所有文件應(yīng)有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、防潮。

3、機(jī)密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>

第二十二條 文件的銷毀

文件的銷毀應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,并建賬登記,經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。

第八章 附則

第二十三條 本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布實(shí)施,由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。

第4篇 裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經(jīng)辦人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第5篇 房地產(chǎn)公司文書管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)公司文書管理制度

一、發(fā)文

1、起草:公文文體、格式等使用準(zhǔn)確、符合規(guī)范要求;文字要準(zhǔn)確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)人起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā)。

2、審批:據(jù)文件性質(zhì)、范圍、密級由相應(yīng)權(quán)屬范圍內(nèi)的管理人員審批。

3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

二、收文

1、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

2、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

3、外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

三、文印工作

1、公司的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時(shí),可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。

免影響公司的正常工作。

4、文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù)。對收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。

6、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。

7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的,處50 元以上罰款直至辭退。

第6篇 公司文書管理制度9

公司文書管理制度范本(九)

總則

第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。

第二條 公司文書是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具,

各級部門必須認(rèn)真做好文書管理工作。

第三條 文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡便,文書由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第四條 文書管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。

文書主要種類

第五條 公司文書種類主要有:

(一)決定、決議:對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。

(二)通告:公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守的事項(xiàng),用“通告”。

(三)通知:發(fā)布規(guī)章制度,轉(zhuǎn)發(fā)上級,同級和不相隸屬部門的文書,批轉(zhuǎn)下級部門的公文,要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng),用“通知”。

(四)通報(bào):表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況,用“通報(bào)”。

(五)報(bào)告、請示:向上級部門匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,用“報(bào)告”;向上級請求指示,批準(zhǔn),用“請示”。

(六)批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng)或?qū)ο录壊际鸸ぷ?用“批復(fù)”。

(七)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與全單位共同遵守執(zhí)行者,用“會(huì)議紀(jì)要”。

(八)工作志:記錄日、周、月工作情況(包括工作安排,工作進(jìn)度、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等)者,用“工作志”。

(九)工作計(jì)劃;進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計(jì)劃”。

文書格式

第六條 文書一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間,抄送機(jī)關(guān),附注等部分組成。

(一)文書標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文書的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文書種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,

一般不加書名號。

(二)發(fā)文字號,包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號,如幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號。

(三)文書一律加蓋印章,上報(bào)的文書,應(yīng)注明簽發(fā)人。

(四)秘密文書應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

(五)緊急文書分別標(biāo)明“特急”、“急”。

(六)請示一般只寫一個(gè)主送部門,如需同時(shí)送其他部門,應(yīng)用抄報(bào)形式。

(七)文書如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

(八)發(fā)文部門應(yīng)寫全稱和規(guī)范化簡稱,幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。

(九)會(huì)議通過的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會(huì)議各名稱和通過日期。

(十)文字從左至右橫寫,橫排。

第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。

文書辦理

第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。

第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。

第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動(dòng)生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第十一條 草擬文書必須符合下列要求:

(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。

(二)情況要具體,觀點(diǎn)要明確,內(nèi)容要全面,表達(dá)要規(guī)范,條理要清楚,層次要分明,文字要精練,書寫要工整,標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確,篇幅要簡短。

(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確、時(shí)間應(yīng)寫具體的年、月、日。

(四)文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,

一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。

第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直

接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。

第十三條 各級領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時(shí)間。

第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書內(nèi)

容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書由辦公室審核。

第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。

文書立卷和銷毀

第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。

第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況

便于保管、查找、利用。

第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書。

第二十條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

附 則

第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。

第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。

第7篇 公司文書管理工作制度

第一章目的

第一條 為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。

(8) 密級:保密文件注明密級。

(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。

第八條 用紙格式。

(1) 國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。

(2) 圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm_17.5 cm)。

第九條 印裝格式。

(1) 公文均采用橫書橫排。

(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。

第十條 版面格式:首頁采用文頭。

第十一條 公文行文原則。

(1) 上行文原則。①逐級行文,即下一級行文給直接上級。②多級同時(shí)行文,即下級向上級和更高上級同時(shí)行文。③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。

(2) 下行文原則。①逐級行文。②多級同時(shí)行文。③直貫到底行文。

⑶ 平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。

第十二條 文書的署名。

(1) 公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。

(2) 對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。

第十三條 文書的蓋章。

(1) 在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2) 如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。

⑶ 以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。

第十四條 文書制作注意事項(xiàng)。

(1) 文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

(2) 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。

⑶ 必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4) 對請示提案文書進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。

(5) 可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。

(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時(shí)間延誤和扯皮。

(7) 行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。

(8) 不輕易越級行文。第五章文書制作流程

第十五條 對外行文操作流程。

(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。

(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。②審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。

⑶ 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。

(4) 編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

(5) 繕印、校對。①急件應(yīng)先行處理。②保密件應(yīng)由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。⑤打印、校對責(zé)任人簽名。

(6) 在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。

(7) 填寫登記簿。

(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。

第十六條 對內(nèi)行文處理程序。

(1) 對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。

(2) 特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。

⑶ 對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。

第十七條 文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。

第十八條 公司內(nèi)部文書原則上不封緘。

第十九條 各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。第七章文書的處理

第二十條 普通文書的處理原則。

(1) 部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。

(2) 如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。

⑶ 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。

第二十一條 機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;

第二十二條 某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。

第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程

第二十四條 簽收。一切外來信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。

第二十五條 寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。

第二十六條 分發(fā)。

(1) 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2) 分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。

第二十七條 催辦。分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。

第二十八條 結(jié)辦。文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。第十章文書的整理與保存

第二十九條 全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。

第三十條 公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。

第三十一條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。

第十一章文書的保存年限

第三十二條 永久保存文書包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

第三十三條 保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。

第三十四條 保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。

第三十五條 保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

第十二章注意事項(xiàng)

第三十六條 重要的機(jī)密文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。

第三十七條 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第三十八條 銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。

第三十九條 必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。

第十三章附則

第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。

第四十一條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

第8篇 投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責(zé)

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會(huì)議類

1.1公司召開的職工大會(huì)、年度工作會(huì)議材料;

1.2董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要;

1.4黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要;

1.5各類項(xiàng)目方面的評審會(huì)、專家論證會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)及聽證會(huì)等會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會(huì)議帶回的會(huì)議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,也可放在會(huì)議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;

3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。

4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號和盒號。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴(yán)格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。