第1篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度
1目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責(zé)
3.1各職能部門負責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責(zé)對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和
檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文
件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人:審核人:審批人:
第2篇 物業(yè)公司文件格式的管理規(guī)定行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規(guī)定
6文件格式的管理規(guī)定
6.1適用對象
本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內(nèi)和對外文件,包括打印版本和手寫版本的文件。
6.2.公司標(biāo)志
公司標(biāo)志在文件上端的最左邊,具體如下:
6.3文件編號的規(guī)則:
1)文件編號由:物管公司/項目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號組成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
檔號
文件種類
發(fā)文部門
項目物管處
物管公司
詮釋:
物管公司 g80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單w
項目物管處時代rma備忘錄m
嶺南rms會議紀(jì)要mu
逸彩rmy電子郵件e
發(fā)文部門資源部zy傳真f
財務(wù)部cw物管公司0
工程部gc項目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往來公司3
檔號 `0001始
6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種
6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下簡稱為中文
文字日期)、或2005年1月31日(簡稱為中文式數(shù)字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。
6.3使用規(guī)定
6.3.1對外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件,其最后落款的文件日期,統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期;正文內(nèi)容提及到的日期,則可選擇上述格式中的任一種。
6.3.2其他種類文件(包括電子郵件),其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期,則可選擇上述格式中的一種。
第3篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1 各職能部門負責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責(zé)對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第4篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
