管理信息系統(tǒng)概述安全信息管理系統(tǒng)

一、管理信息系統(tǒng)的概念

所謂系統(tǒng)就是指由若干互相聯(lián)系、互相影響、互相制約的各個(gè)部分為了一定目標(biāo)而組合在一起所形成的一個(gè)整體。構(gòu)成整體的各個(gè)組成部分，稱為子系統(tǒng)。假若以一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)作為一個(gè)系統(tǒng)，而有關(guān)結(jié)算中心、會(huì)計(jì)報(bào)表、成本核算、資產(chǎn)臺(tái)帳和貨幣資金等則是它的子系統(tǒng)。至于有關(guān)供銷、生產(chǎn)、人事等方面的信息則屬于會(huì)計(jì)系統(tǒng)以外的環(huán)境系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)見圖10-2。

過(guò)去，國(guó)外大多數(shù)企業(yè)和我國(guó)一些先行單位，為了適應(yīng)不同職能組織的需要，除了設(shè)立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以外，還有生產(chǎn)技術(shù)、供銷、人事、后勤等科室也都分別設(shè)立適合于它們各自需要的信息系統(tǒng)。這樣一個(gè)企業(yè)就有若干信息管理系統(tǒng)，易于發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)，同一原始資料要分別輸入若干個(gè)信息管理系統(tǒng)。如有關(guān)材料的采購(gòu)、耗用、轉(zhuǎn)移、完工、職工的基本工資、出勤記錄等都要同時(shí)輸入若干個(gè)信息系統(tǒng)。這樣不僅出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)，易于發(fā)生差錯(cuò)，而且更改也不方便，造成相互不協(xié)調(diào)，成本也就比較高。

近年來(lái)在信息管理中提出綜合性管理系統(tǒng)。就是將一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織作為一個(gè)系統(tǒng)，而其生產(chǎn)、技術(shù)、會(huì)計(jì)、供銷、后勤、人事等職能業(yè)務(wù)則是這個(gè)系統(tǒng)下的各個(gè)子系統(tǒng)。實(shí)施綜合信息系統(tǒng)需要具有三個(gè)條件：

（1）分散的信息活動(dòng)必須通過(guò)組織的集中統(tǒng)一安排；

（2）這些活動(dòng)必須是整體的組成部分；

（3）這些活動(dòng)必須由一個(gè)集中、獨(dú)立的信息中心加以處理。

這樣就能把企業(yè)看作一個(gè)整體，使一個(gè)數(shù)據(jù)多用，提高效率和更有效地使用信息，成本也可隨之降低。

二、綜合管理信息系統(tǒng)的建立

設(shè)計(jì)一個(gè)新的或改進(jìn)一個(gè)現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)，是一項(xiàng)既復(fù)雜又繁重的工作。首先要用系統(tǒng)分析的方法，對(duì)系統(tǒng)（包括子系統(tǒng)）的本身范圍及其周圍環(huán)境的關(guān)系進(jìn)行分析，提出若干設(shè)計(jì)方案，決定不同類型，不同管理層次的系統(tǒng)，進(jìn)行技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的論證，層層提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，消除不必要的重復(fù)勞動(dòng)，然后加以評(píng)估比較，最后從中決定統(tǒng)一的綜合信息管理標(biāo)準(zhǔn)，包括經(jīng)濟(jì)信息分類、編碼和文件統(tǒng)一化工作。經(jīng)過(guò)試驗(yàn)證明切實(shí)可行后，再應(yīng)用到實(shí)際工作中去。其中要注意以下幾方面：

1.明確信息的需求

即對(duì)輸出的要求，要通過(guò)充分的調(diào)查研究，特別是管理中現(xiàn)有的信息種類，它們流轉(zhuǎn)的來(lái)龍去脈，由哪里產(chǎn)生，由誰(shuí)傳遞，傳到何處，經(jīng)過(guò)怎樣處理，以什么形式輸出，供誰(shuí)使用，是否可以“一數(shù)多用”，是否有別的來(lái)源替代，是否要保存等等。所以在建立過(guò)程中，專業(yè)人員與使用人員之間要經(jīng)常交換意見，使提供的各項(xiàng)信息都能滿足使用者的要求。

2.信息的收集和處理

這項(xiàng)工作的目的就是要改善信息總的質(zhì)量，一般包括五項(xiàng)內(nèi)容：

（1）檢核。要確定各項(xiàng)信息的可靠性的程度，包括來(lái)源的可靠性，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性等。

（2）整理。將輸入的信息和數(shù)據(jù)加以提煉整理，以符合規(guī)定的要求。

（3）編制索引。按規(guī)定編制索引，以供日后儲(chǔ)存和檢索。

（4）傳輸。將正確的信息及時(shí)提供給各級(jí)主管人員。

（5）存儲(chǔ)。要保存必需的數(shù)據(jù)資料和文件檔案，準(zhǔn)備日后再次使用。