某物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法

物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法

為降本增效,實現(xiàn)利潤最大化,規(guī)范管理工作,提高管理水平,根據(jù)大華集團財務(wù)管理制度,結(jié)合我公司實際情況,制定本辦法。

現(xiàn)報銷及對外付款嚴(yán)格遵守“財務(wù)一支筆”原則,在集團公司對地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi),所有的費用報銷、對外付款由地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后辦理,如地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理外出期間急需辦理的事項,須通過電話請示,經(jīng)批準(zhǔn)后辦理,并于事后及時補簽。超過授權(quán)范圍的事項必須由集團公司領(lǐng)導(dǎo)加簽后方可辦理。

一、業(yè)務(wù)招待費

業(yè)務(wù)招待費是指公司/管理處因工作及業(yè)務(wù)需要對外應(yīng)酬和招待客戶所發(fā)生的各種費用支出。

1、業(yè)務(wù)招待費的開支必須以“小額、合理、必需”為原則,嚴(yán)格掌握開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)。

2、公司主辦的各類會議,確因需要開支會務(wù)費用(租用場地等),應(yīng)由有關(guān)部門事先擬訂預(yù)算計劃并報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,方可報銷。

3、因經(jīng)營管理活動需要購買小額禮品的,由行政部統(tǒng)一采購、統(tǒng)一報銷并做好禮品領(lǐng)發(fā)記錄,公司計劃財務(wù)部有權(quán)查帳審核。

4、因業(yè)務(wù)往來須在公司餐廳用餐者,依據(jù)行政部的相關(guān)規(guī)定報批后,使用公用飯卡消費。

4、各部門需開支業(yè)務(wù)招待費時,須先報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格控制預(yù)算。

5、宴請標(biāo)準(zhǔn)必須嚴(yán)格控制,具體標(biāo)準(zhǔn)(含飲料等費用)按具體情況另定,如特殊需要超過標(biāo)準(zhǔn),須經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可報銷。

6、在外地出差期間,如確實需要發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費用,須先請示地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理,如特殊情況須請示集團分管副總裁或總裁認(rèn)定、批準(zhǔn)(包括:事先申請、電話請示)。回公司后根據(jù)規(guī)定辦理報銷手。

二、差旅費用

差旅費是指公司員工因工作需要,經(jīng)同意出差所發(fā)生的各項費用。

1、因工作需要在市內(nèi)出差,不能趕回位就餐的,由部門主管確認(rèn),可報銷誤餐補助費,報銷標(biāo)準(zhǔn)為10元/人/次。

2、市內(nèi)因公外出交通費:

公司員工原則上由公司派車(提前一天預(yù)約)或乘公交車,如確因工作需要乘坐出租車的,需先向行政人事部提出申請,由所在部門主管確認(rèn),行政人事部批準(zhǔn)。

3、因公到外省、市出差、開會費用。

(1)交通工具:汽車、火車、飛機、輪船,根據(jù)工作需要而定,參照**集辦字(2003)第2號文件中有關(guān)規(guī)定制定具體標(biāo)準(zhǔn)如下:

住宿費標(biāo)準(zhǔn)伙食費及交通費補助

職級火車輪船飛機

(元/天)(元/天)

物業(yè)經(jīng)理硬臥三等艙經(jīng)濟艙300100

部門經(jīng)理及主管

硬座(硬臥)三等艙經(jīng)濟艙20080

(含小區(qū)經(jīng)理)

其他工作人員硬座(硬臥)四等艙經(jīng)濟艙15050

注:1、到北京、珠海、深圳等特殊地區(qū)出差的住宿費標(biāo)準(zhǔn)和出差補助比照上表上浮30%執(zhí)行。

2、如因工作特殊,經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn),乘坐交通工具可提高一級檔次。

(2)部門經(jīng)理及主管和其它工作人員,乘坐硬臥的規(guī)定如下:

白天乘坐火車,連乘車時間不超過8小時(早上6:00-下午18:00)的,不得購買硬臥車票;

夜間乘坐火車,連乘車時間超過6小時(下午18:00以后)以上的,方可購買硬臥車票。

4、如多人同行,為方工作,交通工具及住宿標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)同行職級最高人士同意,可按同行中最高職級人士之標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;

5、出差人員費用須填制大華集團統(tǒng)一制定的差旅費報銷,在規(guī)定的開支標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)憑發(fā)票實報實銷。

6、伙食費與交通費補貼按相應(yīng)定額包干標(biāo)準(zhǔn)和出差的自然天數(shù)計算報銷。享受補貼的人員一般不再另外報銷餐費及交通費,如因工作需要另外報銷餐費及交通費者,須經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

三、通訊費用

因工作需要,發(fā)生的通訊費用按公司規(guī)定的限額憑報銷,不超出限額的部分實行實報實銷,超額部分由本人承擔(dān)。

1、報銷標(biāo)準(zhǔn):參照大華集辦字(2003)第3號文件,結(jié)合我公司實際,制定移動電話報銷限額如下:

(1)物業(yè)經(jīng)理:150元/月

(2)公司職能部門主管、管理處經(jīng)理、管理處助理、主管:50元/月(注:公司計劃財務(wù)部會計比照職能部門主管報銷限額執(zhí)行)。

(3)管理處保安班長:30元/月

2、資格審核與批準(zhǔn)程序:

(1)以上范圍的人員及其報銷標(biāo)準(zhǔn)由行政人事部統(tǒng)一申請報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理后,轉(zhuǎn)集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準(zhǔn)。

(2)超出以上范圍的人員確因工作需要報銷移動電話通訊費,或以上人員因工作特殊需增加限額,由本人申請報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理特批后,轉(zhuǎn)集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準(zhǔn)。

四、物料購置的報銷

物料主要是指經(jīng)營性消耗材料、固定資產(chǎn)、辦公用品,勞動保護中的勞防用品等。

1、固定資產(chǎn)的費用支出及管理辦法另發(fā)規(guī)定執(zhí)行。

2、經(jīng)營性消耗材料、辦公用品等采購流程參照《物資采購操作規(guī)程》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、物料購置的報銷,必須按規(guī)定建立必要的收發(fā)制度,嚴(yán)禁以購代領(lǐng)。凡未建立物料收發(fā)制度或未辦理物料入庫手的,公司計劃財務(wù)部有權(quán)拒絕報支。

4、公司計劃財務(wù)部應(yīng)不定期地檢查倉庫物料,確保帳、卡、物一致。

五、專項工程的費用

1、專項工程的費用嚴(yán)格按照簽訂的合同付款,確有超出合同金額的部分須另行簽訂補充協(xié)議,合同付款支出按照大華集通字(2005)第4號文件執(zhí)行。

2、臨時發(fā)生的專項開支,在不突破年度預(yù)算計劃的前提下,經(jīng)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由公司計劃財務(wù)部審核后列支。

六、會議費

1、根據(jù)工作需要到外省、市地區(qū)參加的各類會議,須憑相關(guān)的會議通知,經(jīng)集團公司分管副總裁批準(zhǔn);

2、根據(jù)工作需要,由集團統(tǒng)一組織的會議,憑集團公司統(tǒng)一下發(fā)的會議通知列支會議費。

七、圖書資料費用

各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)、工作需要購置專業(yè)書籍,但需事先向公司行政人事部提出申請批準(zhǔn),購買后經(jīng)驗收并辦理登記、借閱手續(xù)后方可報銷。

八、培訓(xùn)費用

1、屬個人提出的業(yè)余學(xué)習(xí)或半脫產(chǎn)學(xué)習(xí),一般不予以費用報銷。該學(xué)習(xí)確因崗位必須,須事先向部門主管提出申請,經(jīng)部門主管同意后,報公司行政人事部審核,由地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2、各類與本崗位工作相關(guān)的員工赴外培訓(xùn),由員工個人申請、逐

級報批,培訓(xùn)費用先由個人交付,培訓(xùn)結(jié)束后憑證書及合格成績經(jīng)所在部門主管簽字認(rèn)可和公司行政人事部審核后,按公司有關(guān)規(guī)定報銷。

九、公司計劃財務(wù)部嚴(yán)格按照預(yù)算計劃對各項成本費用進行控制

十、現(xiàn)金報銷及對外付款須按照流程進行流轉(zhuǎn)。

十一、附則