物業(yè)保修階段工程質量設備管理監(jiān)控辦法

物業(yè)作業(yè)指導書:保修階段工程質量和設備管理監(jiān)控辦法

1、目的

為交付后房屋、設備設施進入保修階段提供操作指引,以便及時處理客戶報修和確保各類設備設施正常安全運行。

2、范圍

各管理處、部門。

3、職責

3.1各管理處負責在保修階段對設備設施進行日常監(jiān)控管理;跟進施工單位對工程質量和設備設施問題的處理。

3.2地產(chǎn)客戶服務中心負責對房屋交付及保修階段工程質量和設備設施問題的處理;負責監(jiān)督、督促施工單位對工程質量和設備設施問題的處理工作。

4、方法和過程控制

4.1工程質量問題處理方法

4.1.1地產(chǎn)在房屋交付前,管理處應與地產(chǎn)相關部門結合具體情況確定工程質量返修的管理辦法。目前工程質量返修問題的處理主要有兩種方式:a、由地產(chǎn)直接負責跟進處理;b、地產(chǎn)委托物業(yè)代理跟進服務。

4.1.1.1 由地產(chǎn)直接負責跟進處理

1)管理處到客戶反映的工程質量問題時,須予以記錄,并反饋至地產(chǎn)相關部門;

2)地產(chǎn)相關部門通知施工方并會診、約定維修時間,跟進、驗收、交付、記錄等。并將處理信息反饋給管理處,以便協(xié)助處理和跟進;

3)在處理過程中,積極與客戶進行溝通,防止問題的升級。

4.1.1.2 地產(chǎn)委托物業(yè)代理跟進服務

1)地產(chǎn)與物業(yè)在房屋交付前簽訂工程返修委托代理合同或施工方、地產(chǎn)、物業(yè)簽定三方協(xié)議,明確工作方法及相關責任;

2)為物業(yè)便于管理,地產(chǎn)并將施工方的保證金轉至物業(yè)直接管理。物業(yè)公司內(nèi)部須制訂保證金的扣罰審批流程,并將扣罰標準通知施工方;

3)管理處負責受理業(yè)主報修、聯(lián)系施工方會診、約定維修時間,跟進、驗收、交付、記錄等工作,管理處指定返修管理專員負責處理工程質量問題。

4)管理處接到工程質量問題時,須進行記錄,并開具《房屋返修工作記錄單》,交返修管理專員負責處理。

5)返修管理專員聯(lián)系業(yè)主進行現(xiàn)場查看,并將查看結果記錄在《房屋返修工作記錄單》上。如查看結果為業(yè)主誤報或業(yè)主自身原因造成,無須維修或業(yè)主自行解決的,返修管理專員將《房屋返修工作記錄單》進行存檔。

6)確認為工程質量問題,返修管理專員通知施工單位負責人安排返修,施工單位負責人制定返修方案填寫在《房屋返修工作記錄單》上,并簽名確認。

7)如施工單位不履行責任,或多次返修不成功的,由物業(yè)制定返修方案,安排返修,并填寫扣款通知單交施工單位確認。

8)如為小修項目(五金配件、門窗配件等),返修完畢后,返修管理專員需對業(yè)主進行回訪,并將回訪結果的填寫在《房屋報修登記表》的備注欄。如較大維修,返修管理專員需與業(yè)主商定維修時間,與施工隊進行現(xiàn)場交底,并與施工隊負責人在《房屋維修任務書》上簽名確認。返修管理專員安排施工隊進場維修。維修完畢后,返修管理專員隨即進行初驗,合格后會同業(yè)主、施工隊負責人進行驗收,并請業(yè)主在《房屋返修工作記錄單》上簽名確認。

9)返修管理專員每月需匯總填報《工程質量保修記錄表》報地產(chǎn)委托部門。

10)返修管理專員將返修資料歸檔。

4.1.2對于業(yè)主反映的普遍公共設施配套等問題,由物業(yè)提交專題報告報地產(chǎn),由地產(chǎn)負責處理。

4.2設備保修期內(nèi)的管理工作

4.2.1 地產(chǎn)與物業(yè)按照《物業(yè)接管驗收控制程序》,辦理驗收手續(xù),對部分在《物業(yè)管理委托合同》中未明確的設備設施免費維保的管理工作可一并交接給物業(yè),同時對供應商保證金的扣罰流程共同進行確定。

4.2.2 為在接管初期設備設施免費維保期內(nèi)對施工或安裝單位的維保工作進行有效監(jiān)控,地產(chǎn)應確保移交時,提供設備設施采購及安裝的合同復印件、維保作業(yè)計劃、維保期限及內(nèi)容和其它服務承諾的復印件,設備設施供應商及安裝單位的聯(lián)系人、電話、地址等資料。

4.2.2物業(yè)應制定各類設備的保養(yǎng)作業(yè)指導書,包含對保修期內(nèi)的設備設施的維修、保修監(jiān)督工作,并嚴格按照作業(yè)指導書進行操作,填寫相關質量記錄。

4.2.3 保修期內(nèi)是由安裝單位/供應商進行日常保養(yǎng)維修的,管理處應按照維保方提供保養(yǎng)計劃對其維保行為進行監(jiān)控,要求其將每次到現(xiàn)場進行保養(yǎng)的情況記錄在《服務供方設備保養(yǎng)維修記錄表》上,管理處將日常出現(xiàn)的故障和服務不及時等情況在記錄表中記錄。

4.2.4 電梯保修期結束后如物業(yè)公司仍須分包給社會專業(yè)公司維保的,物業(yè)公司應在電梯保修到期前二個月,著手準備供方的評估工作,確定有資格的合格供方。

4.2.5 對于保修期內(nèi)的各類設備,在出現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)故障和問題時,管理處應及時通知安裝單位處理,如影響到業(yè)主使用的,應同時做好防范措施。管理處將故障及處理情況進行詳細記錄在《保修期內(nèi)設備故障處理記錄表》,報送物業(yè)公司和地產(chǎn)公司相關部門。

5、支持性文件

tjzzwy7.5.4-g01 《物業(yè)接管驗收控制程序》

6、質量記錄表格

tjzzwy7. 4-z01-06-f1 《房屋返修工作記錄單》

tjzzwy7. 4-z01-06- f2 《保修期內(nèi)設備故障處理記錄表》

tjzzwy7. 4-z01-06- f3 《服務供方設備保養(yǎng)維修記錄表》

tjzzwy7. 4-z01-06- f4 《工程質量保修記錄表》