辦公用品及設(shè)備管理辦法

第一章 總則

第1條 為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修,使之管理有序,責任明確,以便更好地服務(wù)于公司各項工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費,特制定本辦法。

第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公器具設(shè)備,電視、空調(diào)、風扇、取暖器等家電設(shè)備。

第3條 主要職責。

1.集團行政管理中心主任:審核采購預(yù)算計劃;監(jiān)督指導(dǎo)集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標準。

2.集團采購主管:組織實施日常辦公用品的采購及預(yù)算計劃;采購總部打印機、復(fù)印機耗材等各類辦公用品。

3.集團前臺/后勤管理員:負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負責對各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放;建立各類用品管理臺賬并及時更新,保證賬物相符。

4.集團財務(wù)管理中心:負責審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。

第二章 辦公用品及設(shè)備的計劃管理

第4條 行政管理中心根據(jù)集團下達的辦公用品及設(shè)備年度采購預(yù)算及各單位實際情況,分解并下達各部門年度辦公用品及設(shè)備費用計劃。

第5條 各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及設(shè)備采購明細表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進行檢查,不合規(guī)定或超出標準的予以駁回。

第6條 行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及設(shè)備采購明細表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據(jù)此實施采購。

第三章 辦公用品及設(shè)備的采購

第7條 采購人員根據(jù)采購計劃采購物品,要認真負責,堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負責退還,屬自身原因自行賠償。

第8條 供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開比質(zhì)、比價等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。

1.為保證集團以較低的價格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備,集團將先行擇優(yōu)選取2~3家實力較強的供應(yīng)商經(jīng)過同類(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價后,各自提供其最具競爭力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。

2.引入競爭機制,要求供應(yīng)商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報價及樣品,集團集中評定后及時調(diào)整各供應(yīng)商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時,再確定長期供應(yīng)商。

3.行政管理中心負責與供應(yīng)商簽訂采購及服務(wù)協(xié)議。

4.對于零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。

第9條 采購。

1.采購申請流程。

①單價<500元的:

集團總部:員工發(fā)起→集團業(yè)務(wù)中心負責人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

區(qū)域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負責人審批→區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)→區(qū)域公司財務(wù)部核查、備案→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

②單價≥500元的:

集團總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務(wù)部門負責人審批或區(qū)域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

2.單價超過1000元的辦公用品及設(shè)備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務(wù)管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準后,由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則負責采購。

3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤后,填寫一式三聯(lián)的入庫單,其中存根聯(lián)由行政管理中心留存,記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷,回執(zhí)聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。

4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應(yīng)按其類別、品名分門別類碼放整齊,并負責物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。

5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品,在征得集團領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行,購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。

第四章 辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取

第10條 集團的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領(lǐng)取。

第11條 使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新,填寫辦公用品《領(lǐng)料單》(詳見附件1),辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后,方可領(lǐng)取。

第12條 辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。

第13條 使用辦公用品應(yīng)以室為家,在日常工作中,提倡節(jié)約作風,物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。

第14條 精心使用辦公設(shè)備,認真遵守操作規(guī)程,使用后及時關(guān)閉電源,避免人為對各種設(shè)備的損害。

第15條 凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專人負責保管,員工使用時應(yīng)作借用、歸還登記。

第16條 員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(xù)(指固定資產(chǎn)、計算機等非易耗品)。

第17條 集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印制,各部門按需領(lǐng)用,行政管理中心負責登記工作。各部門專用資料如需印制,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制,行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。

第五章 辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修

第18條 各部門按照設(shè)備的操作規(guī)程要求,對辦公設(shè)備進行定期維護,做好清潔保養(yǎng)工作。

第19條 電話、傳真機、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公設(shè)備維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。

第20條 企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對辦公設(shè)備進行檢查,統(tǒng)計辦公設(shè)備使用與維修情況。

第21條 經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。

1.人為物理損壞或使用不當;

2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備;

3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

4.保管不善造成物品遺失的;

5.其他的人為因素造成的損壞。

第六章 辦公用品及設(shè)備的盤點與報廢處理

第22條 盤點的組織管理。由行政管理中心和財務(wù)管理中心,組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設(shè)備進行盤點。

第23條 盤點頻度與要求。每半年盤庫結(jié)算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責任。

第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用者/保管人填寫《設(shè)備報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續(xù)完成后,及時辦理補充新品的領(lǐng)用手續(xù)。

報廢流程:使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務(wù)總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財務(wù)管理中心進行賬務(wù)處理。

第七章 辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制

第25條 行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進行統(tǒng)計與調(diào)查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計分析報表,上報行政副總和總裁。

第26條 行政管理中心對各部門辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制設(shè)備維修費用。

第27條 各中心根據(jù)辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預(yù)算,報行政管理中心,行政管理中心據(jù)此對辦公用品的使用進行監(jiān)督,控制辦公用品經(jīng)費。

第28條 財務(wù)管理中心負責對辦公用品與設(shè)備的購置、維修、報廢等程序進行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)及變更程序進行監(jiān)督。監(jiān)督審計中心負責對各部門的管理行為進行監(jiān)督。

第八章 附則

第29條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第30條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第31條 附件:(1)辦公用品領(lǐng)用單;(2)辦公設(shè)備維修申請單;(3)物品損壞賠償折價表;(4)設(shè)備報廢申請單。