某學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法

技術(shù)學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法

為使后管處及各科室資料管理更規(guī)范化、制度化,確保歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為后勤管理工作服務(wù),根據(jù)學(xué)院檔案管理部門的規(guī)定,結(jié)合我處實(shí)際情況,特制定本辦法。

后管處資料管理工作實(shí)行二級(jí)管理體系,“一級(jí)管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級(jí)管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。

一、“一級(jí)管理”和“二級(jí)管理”的文件資料:

“一級(jí)管理”的資料主要包括:

1、上級(jí)機(jī)關(guān)、學(xué)院、相關(guān)部門的發(fā)文以及后管處的行文,后管處的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、招標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、申請(qǐng)報(bào)告等文件;

2、后管處組織的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件;

3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;

4、新校區(qū)建設(shè)資料;

5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節(jié)能工作、安全工作、廉政建設(shè)工作、固定資產(chǎn)管理工作等;

“二級(jí)管理”的資料主要包括:

1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責(zé)、工作制度、會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請(qǐng)報(bào)告;②愛衛(wèi)會(huì)的工作臺(tái)賬;③物管餐飲商務(wù)監(jiān)管考評(píng)的工作臺(tái)賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計(jì)量資料;⑥教職工購(gòu)房補(bǔ)貼資料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作職責(zé)、工作制度、會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請(qǐng)報(bào)告;②基建零星項(xiàng)目的全套過程資料;③設(shè)備、管線維修監(jiān)管考評(píng)臺(tái)賬等等。

3、衛(wèi)生所主要包括:①衛(wèi)生所的工作職責(zé)、工作制度、會(huì)議紀(jì)要、審批單、申請(qǐng)報(bào)告;②門診臺(tái)賬;③藥品采購(gòu)審批表、藥庫(kù)管理臺(tái)賬;④醫(yī)保管理臺(tái)賬;⑤學(xué)生教職工體檢、預(yù)防接種資料;⑥計(jì)劃生育、獨(dú)生子女、婦幼保健、兒童統(tǒng)籌、健康教育等工作臺(tái)賬等等。

二、文件資料分類:(除處室行文外)

a類文件資料包括:向上級(jí)部門申報(bào)的相關(guān)資料,如申請(qǐng)報(bào)告、審批表;

b類文件資料包括:與學(xué)院相關(guān)部門之間的各類工作聯(lián)系;

c類文件資料包括:處室或科室內(nèi)部使用管理文件,如工作職責(zé)、工作制度、各項(xiàng)臺(tái)賬記錄;

三、文件資料管理的具體工作:

主要包括:文件的起草、編號(hào)、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各類文件,均應(yīng)按統(tǒng)一格式起草。

2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時(shí)登記。

3、文件的編號(hào):后管-科名(處、綜、衛(wèi)、基)-類別(a、b、c)-年份(06)-序號(hào)。

4、文件的審批:需相關(guān)部門、院領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件(招標(biāo)書、合同協(xié)議等),必須在首頁(yè)上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。

5、文件的收集、分類:主要包括部門內(nèi)和部門外的兩大文件的收集工作,其中內(nèi)部文件主要包括七大類:①合同協(xié)議;②會(huì)議紀(jì)要;③工作聯(lián)系單(簽證單、驗(yàn)收單、整改通知單);④申請(qǐng)報(bào)告;⑤招投標(biāo);⑥工作計(jì)劃、工作總結(jié);⑦工作臺(tái)賬;外部文件主要包括:相關(guān)部門傳遞讀閱文件等。

6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統(tǒng)一保管,即二級(jí)管理轉(zhuǎn)交給一級(jí)管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結(jié)案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應(yīng)的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當(dāng)事人可協(xié)商另定時(shí)間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經(jīng)常調(diào)用查閱,則部門應(yīng)自行復(fù)印一份留用備查。資料移交驗(yàn)收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。

7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續(xù),比較重要的文件資料應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且復(fù)印留底,防止丟失。