石油公司檔案管理暫行辦法

石油銷售公司檔案管理暫行辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)**石油hb銷售有限公司(以下簡(jiǎn)稱'hb公司'或' 公司')檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服 務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、上級(jí)單位相關(guān)管理辦法及有 關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案,是指公司在從事基本建設(shè)、科研、 經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,包括外部合作,各類項(xiàng)目管 理等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子 數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,維護(hù) 檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃,把檔案工 作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi),逐步加強(qiáng) 設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。

第二章 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用 和日常管理工作,并根據(jù)實(shí)際,設(shè)專(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。

第六條 檔案管理的主要職責(zé):

(一)貫徹實(shí)施《檔案法》和國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針 政策,以及上級(jí)主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位 實(shí)際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。

(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、 監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計(jì)劃,并組織 實(shí)施。

(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。

(四)集中管理公司各種活動(dòng)中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的 完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。

(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析和匯總上報(bào)工作。

(六)負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案部門移交有關(guān)檔案和資料。

(七)負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工程、重大科研項(xiàng)目、重要活動(dòng)的歸檔材 料的驗(yàn)收。

(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn) 。

(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計(jì)算機(jī) 管理的應(yīng)用工作。

第七條 各部門應(yīng)執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策 ,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形 成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

第三章 歸檔范圍

第八條 歸檔文件材料的來源

(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。

(二)各部門移交公司的文件材料。

(三)各部門引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等附帶的文件材料。

(四)公司參加的合作項(xiàng)目、合作單位按要求向公司呈交文件 材料。

(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。

第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存 價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見附件二)。

第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及 感光底片、膠片、光盤、磁帶、實(shí)物等各種載體形式。

第四章 立卷歸檔要求

第十一條 文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。

(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣 工驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

(三)外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗(yàn)收后歸檔。

(四)職工參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后15日 內(nèi)歸檔。

(五)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門保管一年 后移交歸檔。

第十二條 電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文 件歸檔時(shí)間一致。

第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料 應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第十四條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)保留在部門或個(gè) 人手中的文件材料。

(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料。

(四)其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。

第十五條 各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不 交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸 檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交 手續(xù)。

第十七條 檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門,對(duì)應(yīng)歸檔文件材 料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價(jià)值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門負(fù)責(zé)人簽 審后歸檔。

第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收 ,重要外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)、對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目等有關(guān)活 動(dòng),要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn) 收。堅(jiān)持'三納入、四參加'制度。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材 料以及項(xiàng)目沒有歸檔,不能申報(bào)成果或評(píng)獎(jiǎng);不能最后通過驗(yàn)收或 鑒定;所有經(jīng)費(fèi)不予結(jié)算。

第十九條 立卷歸檔的總體要求:

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持 文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價(jià)值, 便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊 全完整。

(二)在職能活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值,辦理完畢的 各種形式和載體材料的文件及實(shí)物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部 門移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。

(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文 件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附 件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝 訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上 角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào) ,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

(六)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi) 文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬 寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;沒有責(zé)任者、 年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄 放在卷內(nèi)。

(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn) 、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年 份里。長(zhǎng)期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。

(九)歸檔時(shí)要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長(zhǎng) 期不歸檔。

第五章 檔案的移交

第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊(cè),詳細(xì) 填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字審核。

第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對(duì)所移交檔案的 案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽 字審核后,辦理交接手續(xù)。

第二十二條 檔案移交時(shí),經(jīng)交接雙方核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽 字。

第二十三條 移交的檔案在運(yùn)送過程中,移交部門應(yīng)由專人負(fù) 責(zé),以確保檔案的安全。

第六章 檔案保管期限

第二十四條 按國家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門結(jié)合公司情況制 定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保 管期限分為:永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為10至50年左右,短期為10 年以下。

第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:

(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公 司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有 查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。

(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為 短期保管。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第二十六條 檔案管理部門對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì) 于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部 門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒 定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào) 上級(jí)業(yè)務(wù)部門審批后,方可銷毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷毀工 作。

第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地 點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

第八章 檔案的借閱

第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請(qǐng) 單。

第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級(jí)別判斷是否需要審批。當(dāng) 為不受限制檔案時(shí)直接辦理借閱手續(xù)。

第三十二條 檔案借閱要堅(jiān)持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。

(一)凡政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門 應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)提供完整準(zhǔn)確的檔案。

(二)凡社會(huì)有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門審 查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時(shí) 需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門批準(zhǔn),并登記利用檔案清單 。

(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。

第三十三條 若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或?yàn)橥鈫挝蝗?員借閱時(shí),需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)研究審批后方可借閱。

第三十四條 不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對(duì)需要出據(jù)檔案證明的 ,要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。

第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印 和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng) 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三十六條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般 不得超過十天。

第三十七條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。

第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作 需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第三十九條 企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時(shí),必須上繳應(yīng) 歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有 關(guān)手續(xù)。

第九章 檔案庫房管理

第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點(diǎn),檔案管理人 員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。

第四十一條 檔案部門應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專 門的檔案管理場(chǎng)所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。

第四十二條 庫房?jī)?nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號(hào),并 定期對(duì)庫房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關(guān)檔案庫房 的'八防'要求,保證庫房安全。

第四十三條 庫房?jī)?nèi)的檔案資料定期(半年)清點(diǎn),保證帳實(shí) 一致。

第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。

第四十五條 認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防 法規(guī)和規(guī)章制度。對(duì)檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。

第十章 檔案信息保密與利用

第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中 華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國家秘密 和企業(yè)秘密。

第四十七條 加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級(jí)和時(shí)間期限 ,注意重點(diǎn)保管。

第四十八條 整理檔案應(yīng)在專門地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理 人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。

第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù) ,保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。

第五十條 公司對(duì)所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代 替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。

第五十一條 嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料,尤其對(duì)外協(xié) 作項(xiàng)目、研究課題等活動(dòng)中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。

第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利 用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯 編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù) 質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信 息。

第五十三條 利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守'閱卷規(guī)則',注意愛護(hù)檔案, 損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失 和私自復(fù)制檔案。

第十一章 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰

第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司 應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì):

(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的。

(二)對(duì)保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的。

(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。

(四)將重要的或者珍貴的檔案贈(zèng)給企業(yè)的。

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。

第五十五條 凡違反本

辦法,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材 料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件 負(fù)責(zé)人和部門領(lǐng)導(dǎo)做出檢查外,必要時(shí)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報(bào) 批評(píng)。

第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管 理辦法進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未 經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo) 和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。

第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還 并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

第五十八條 遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘 密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。

第五十九條 對(duì)違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的, 要依法追究其刑事責(zé)任。

第十二章 附則

第六十條 本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第六十一條 本辦法自下發(fā)之日起施行。

附件:1.檔案分類規(guī)則