工貿油品調運公司合同管理辦法

工貿油品調運分公司合同管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)的合同管理工作,維護公司對外經濟、技術交往中的合法權益,保證生產經營的正常運行,規(guī)范簽約履約行為,避免經營風險,提高經濟效益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》和工貿公司《合同管理暫行辦法》及相關規(guī)定,結合實際,制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司對外簽訂的有關設立、變更、終止民事權利義務關系的各類合同、協(xié)議。

第三條 公司訂立、履行合同必須遵守《合同法》、工貿公司《合同管理暫行辦法》及本辦法的規(guī)定,符合國家政策,尊重社會公德,貫徹執(zhí)行平等互利、協(xié)商一致、等價有償、誠實信用的原則,確保合同預期經濟目標的實現(xiàn)。任何單位和個人不得利用合同從事違法活動,擾亂社會經濟秩序和公司生產經營管理秩序,損害國家利益、社會公共利益、公司利益。

第四條 公司建立“統(tǒng)一管理、分級授權、歸口審查、各負其責”的合同管理體制。

(一)統(tǒng)一管理,即公司制定統(tǒng)一的合同管理辦法,公司制定相應的合同管理辦法;合同審查審批和合同印章管理統(tǒng)一由合同主管部門負責。

(二)分級授權,即按合同的性質、種類和標的額大小劃分公司與上級單位之間的合同管理權限,對合同實行分級負責、授權管理。

(三)歸口審查,即對合同內容,由合同主管部門歸口綜合審查,相關專業(yè)部門聯(lián)合會審。合同主管部門負責法律審查,相關專業(yè)部門負責專業(yè)技術和經濟商務審查。

(四)各負其責,即合同承辦部門全面負責合同的訂立、履行,對合同商務風險負責;合同主管部門對合同法律風險負責;相關專業(yè)部門對合同相關專業(yè)、技術風險負責。

第五條 公司建立合同審查標準流程,推行合同示范文本制度。對在生產經營活動中大量發(fā)生的常見合同,公司應組織編制有關業(yè)務通行的規(guī)范合同文本。

第二章 組織機構及職責

第六條 合同管理實行主管部門、專業(yè)部門和承辦部門管理相結合的原則。公司承擔法律事務工作的職能部門為合同主管部門,規(guī)劃、計劃、財務、技術、審計及其他專業(yè)部門是合同管理的專業(yè)部門,合同的具體執(zhí)行部門是承辦部門。

第七條 合同主管部門應當配備專(兼)職合同管理人員,并將管理人員名單及聯(lián)系方式報工貿公司法律事務部登記,管理人員發(fā)生變更的,應于變更之日起五日內報工貿公司法律事務部變更登記。主要承擔以下合同管理職責:

(一)負責起草及組織實施合同管理實施辦法;

(二)參加重要合同項目的調研立項, 參與本企業(yè)重要合同項目的談判、法律論證、法律審查;

(三)負責管理權限范圍內合同的法律審查和合同爭議糾紛的處理等事項;

(四)負責辦理需呈報工貿公司審批或授權簽約的合同項目事宜;

(五)負責編寫常見合同規(guī)范文本,報工貿公司合同主管部門核準后推廣使用;

(六)對管理權限范圍內的合同履行情況進行定期檢查;

(七)負責建立合同管理臺帳和合同文本檔案,并負責本企業(yè)合同信息的匯總、編制、統(tǒng)計分析,并按規(guī)定向工貿公司合同主管部門報送材料;

(八)工貿公司合同主管部門和公司要求履行的其它職責。

第八條 合同承辦部門職責:

(一)調查合同相對方主體資格、權限、資信情況、簽約能力、履約能力以及擔保人的相關資信情況,對合同相對方簽約資格和履約能力負責;

(二)具體負責所承辦合同的文本起草、談判、簽訂等相關事宜,保證起草的合同具有可行性、完整性、可操作性;

(三)辦理合同的申報及擔保、公(鑒)證、批準登記等有關手續(xù);

(四)具體負責所簽合同的全面履行,協(xié)調履行過程中的相關事宜,及時督促合同相對方履行合同,保存合同履行過程中的有關文書,對履行中出現(xiàn)的問題,應及時向公司領導及合同主管部門反映,并協(xié)調解決,遇有合同需要變更、解除等重大事項時,按照規(guī)定送審;

(五)負責合同會簽過程中的協(xié)調工作;

(六)其他應由承辦部門承擔的職責。

第九條 公司的合同專業(yè)部門按照業(yè)務分工,負責有關合同的商務審查和技術審查,協(xié)助合同主管部門作好相關工作。

第十條 公司應配合工貿公司建立和完善合同管理信息系統(tǒng),推進合同的草擬、審核、訂立、審批、履行、結算、統(tǒng)計、歸檔等全流程自動化管理,逐步實現(xiàn)合同網(wǎng)上信息處理,提高合同管理的效率和水平。

第十一條 公司要加強合同管理的基礎工作,對合同臺帳、報表、談判記錄等統(tǒng)一歸檔,規(guī)范管理,明確專人負責。應建立合同動態(tài)統(tǒng)計分析制度,定期分析合同簽訂及履行情況,及時發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題,提出改進的意見和建議。

第三章 管理權限

第十二條 公司經工貿公司授權可以對外獨立簽訂的合同有以下幾類,超出授權范圍的合同都須報工貿公司審批之后才能簽訂。

(一)運輸、裝卸類合同;

(二)采購類合同、銷售合同標的額在300萬元以內;

(三)建設工程施工合同,標的額在100萬以內;

(四)建設工程勘察、設計、監(jiān)理合同,標的額在50萬以內;

(五)租賃類、運輸類、委托服務類、技術咨詢和技術服務類合同,標的額在50萬元以內。

注:“以內”含本數(shù)

第十三條 公司不得簽訂對外擔保合同。

第十四條 公司內部職能部門不得以部門名義對外簽訂合同。

第十五條 公司管理的合同由公司行政主要負責人簽署。公司行政主要負責人可向各部門負責人頒發(fā)授權委托證書,明確授權范圍,在授權范圍內由被授權人代為簽署合同,不得轉授權。由公司企業(yè)發(fā)展部具體承辦授權事宜。

第四章 合同的訂立

第十六條 訂立合同必須有計劃列項,做好洽談的充分準備,并履行必要的審查審批程序。具備招標條件的合同項目,應當按照工貿公司及公司招標管理制度的要求進行招標。

第十七條 公司對外發(fā)生經濟、技術往來,除即時清結者外,必須事先訂立書面合同。應當訂立書面合同而沒有訂立的,財務資產部不予結算。依法需要辦理登記、公(鑒)證、審批等手續(xù)的,按法律規(guī)定執(zhí)行。合同主管部門認為需要辦理公(鑒)證的合同,由合同承辦部門依法辦理相關手續(xù)。

第十八條 以談判方式訂立合同一般程序:立項、資信調查、組織談判、起草文本、審查審批、簽字蓋章及備案。

第十九條 通過招標投標方式訂立的合同,在確定中標單位后,由承辦部門

根據(jù)招標文件起草合同文本,辦理審查審批手續(xù)后簽訂。

第二十條 合同訂立前,合同承辦部門應對合同相對方的主體資格、資質、資信情況和履約能力等進行了解和調查。主要包括:

(一)具有經年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權利能力證明文件,且真實有效;涉及專營許可或安全生產許可等要求的,具備相應的許可證明文件;涉及資質要求的,具備相應的資質(等級)證書;

(二)經營范圍、注冊資本等能夠滿足合同項目的需要;

(三)具有履約能力,必要時應索取其經審計的資產負債表、現(xiàn)金流量表,注冊會計師簽署的驗資報告和審計報告等相關文件;

(四)具有履約信用,過去三年重合同、守信用,無嚴重違約事實;在簽署本合同時,未涉及可能影響本合同履行的重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件;簽約相對方信用調查可采取要求對方出具《保證函》的方式進行;

(五)在簽署本合同時,不存在任何司法機關、仲裁機構或行政機關做出的任何對履行本合同產生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序;

(六)簽約相對方的涉訴情況,可采取由對方法律顧問或其委托的律師事務所出具《涉訴情況調查函》的方式進行;

(七)對合同相對方合同承辦人員、簽約人資格進行審查,對于需提供擔保的合同還應對擔保人擔保資格及擔保能力進行審查;

(八)其他與合同簽訂、履行相關的事項:

1.對不符合前款規(guī)定的當事人,如果必須與其簽訂合同時,應由其提供合法、真實、有效的擔保。

2.對于重大合同,承辦部門可以委托中介機構進行盡職調查;必要時,可要求合同相對方出具銀行保函。

3.合同承辦部門應按要求調查相對方資信情況,并在《合同報審表》中逐項據(jù)實填寫相關情況;按《合同報審表》要求,承辦人簽字確認,相關領導、部門負責人簽署意見并加蓋公司(部門)公章。

第二十一條 合同承辦部門在授權范圍內與合同相對方進行談判;重大合同項目談判,應當由承辦部門牽頭,組成由商務、財務、技術、法律人員參加的談判小組,按專業(yè)和職責分工歸口把關,提出并優(yōu)化談判方案。需要招標的,按招標程序進行。

第二十二條 對專業(yè)性強、技術內容復雜的合同,應有相關技術專家參與談判,專家意見納入合同歸檔資料。

第二十三條 合同承辦部門與合同相對方洽談后,根據(jù)雙方達成的初步共識在7個工作日內完成合同文本起草工作,訂立合同時應遵守以下規(guī)定:

(一)訂立合同,一般應由我方起草合同文本。

(二)訂立合同應使用集團公司、工貿公司或公司制定的規(guī)范合同文本,尚未制定規(guī)范合同文本的,可使用國家標準合同文本,若規(guī)范文本、標準文本均尚未制定時,所使用的合同文本應符合相關法律、法規(guī)的要求。

(三)合同文本應當用中文書寫,涉及境外業(yè)務合同的外方要求使用包括中文在內的兩種以上語言書寫時,一般應在合同中約定“不同語言文本不一致時,以中文文本為準”。

第二十四條 合同項目需要招投標的,招投標文件應經合同主管部門和有關業(yè)務部門審核,方可發(fā)出。

第二十五條 合同文本內容一般包括下列條款:

(一)當事人的名稱或者姓名和住所:應包括合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人(負責人)或代理人姓名、職務、聯(lián)系方式,并在合同中約定“雙方承諾該聯(lián)系方式為甲乙雙方文件往來的有效方式,聯(lián)系方式發(fā)生變化的需在變動之日起五個工作日內通知對方?！?/p>

(二)標的:動產應標明名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色等;不易確定的無形財產、勞務、工作成果等描述要準確、完整;不動產應注明名稱和坐落地點;貨幣應注明幣種;

(三)數(shù)量:包括檢測標準和方式,數(shù)量要準確,計量單位、計量方法和計量工具符合國家規(guī)定,國家有強制性標準的,應寫明該標準的代號全稱。如有多種標準的,應約定與合同標的相適用的標準;

(四)質量:寫明質量標準、質量檢驗的方法、責任期限和條件、質量異議期限和條件等;

(五)價款或者報酬及支付方式:合同中應明確規(guī)定價款或報酬數(shù)額、計算標準、結算方式和程序。通常采用分期付款方式,我方首期預付款一般不超過合同總價款的30%;尾留的質保金一般不低于合同總價款的5%;

(六)履行期限、地點和方式:履約期限、地點和方式要具體明確,地點應冠以省、市、縣(區(qū))名稱,交付標的物方式、勞務提供方式和結算方式應具體;

(七)雙方權利和義務:應明確、具體。對于涉及知識產權、商業(yè)秘密、質量健康安全環(huán)保(qhse)的合同條款必須明確產權歸屬和雙方的責任;

(八)違約責任: 合同中應明確規(guī)定違約責任或賠償金的計算方法;

(九)解決爭議的方法: 約定通過訴訟解決的,應寫明約定的有管轄權法院的名稱,通常應約定由我方住所地法院管轄,約定由仲裁機構裁決的,應寫明具體的仲裁機構的名稱;

(十)合同簽訂地:一般應在我方住所地或主要辦事機構所在地,并在合同中寫明。對于需要在我方住所地或主要辦事機構所在地以外的地方簽訂合同的,應經合同主管部門書面同意。

(十一)雙方約定的其它條款。

第二十六條 公司簽訂的合同一般應按以下程序審查審批:

(一)合同承辦部門草擬或填寫合同文本后,填寫《合同報審表》(附件一)隨同合同文本及立項批文、招標文件、中標通知書、項目預算、談判記錄、談判人員名單、價格依據(jù)等與訂立合同有關的資料送合同主管部門和相關專業(yè)部門審查(相關專業(yè)部門由合同主管部門確定;合同主管部門認為必要時,可以召集有關專業(yè)部門進行會審);

(二)合同主管部門和相關專業(yè)部門審查后,出具審查意見反饋合同承辦部門;

(三)合同承辦部門按照審查意見對合同文本進行修改后送合同主管部門進行編號;

(四)參與合同審查會簽的相關專業(yè)部門按本辦法規(guī)定的職責,在《合同報審表》上簽署意見;

(五)合同主管部門在《合同報審表》上簽署部門審查意見。然后,由合同承辦部門按管理權限逐級呈公司分管領導、行政負責人審批簽字。

(六)經審查通過的合同,合同承辦部門送交有權簽字人簽字后,由合同主管部門加蓋合同專用章。須經政府有關部門批準、登記方能生效的合同,由合同承辦部門負責辦理相關手續(xù)。

合同使用兩種以上語言書寫的,只對中文文本進行審查審批。

第二十七條 各級領導、部門負責人應在審查或審批表中填寫明確意見并署名,禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,如只簽字,則視為無效意見。各會簽部門如有保留意見,應在《合同審查審批表》上(或附頁)注明。

第二十八條 合同文本經會簽后不得

隨意更改,如需更改,應經會簽部門同意并由合同主管部門做相應記錄。

第二十九條 簽訂合同應嚴格履行本辦法規(guī)定的程序,不得先履行合同后擬定、補簽合同文本。如遇特殊情況,須經公司主管領導批準,并告知合同主管部門進行登記,且應按照本辦法規(guī)定及時補辦相關手續(xù)。

第三十條 合同相對方有下列情形之一的,不得與之簽訂合同:

(一)未依法登記、未經批準而成立的單位、組織;

(二)非獨立單位或者單位內設機構、部門,且未經法人授權,或超越授權權限的;

(三)超越經營范圍(包括超越經營方式)、超資質(未獲行政許可,或者未達到相當級別、層次)經營的;

(四)無履約能力,或者履約能力差又無可靠擔保的;

(五)信用、信譽不佳的;

(六)有巨額債務,存在潛在履約困難的;

(七)具體簽約人無法提供有效的授權委托書,或者無法證實其法定代表人(負責人)身份的;

(八)因其違反法律、法規(guī)或規(guī)章,不宜與之簽約的其他情形。

第三十一條 公司之間或與集團公司所屬企業(yè)之間訂立關聯(lián)交易合同,應根據(jù)集團公司的生產經營和投資計劃及有關專項協(xié)議確定的定價原則、內容要求,按照“有序競爭、比質比價、同等優(yōu)先”的原則,由雙方協(xié)商簽約。

第三十二條 合同相對方由代理人(非法定代表人或行政主要負責人)承辦、代簽合同的,應索取其法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。

第三十三條 公司對外簽訂合同必須使用合同專用章,不得使用行政印章或其它印章代替。關于合同印章的使用管理依照《zz石油(集團)工貿公司合同印章管理的規(guī)定》執(zhí)行。嚴禁在空白文本上蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

合同文本需具備以下形式要件方可加蓋公章:

(一)有行政負責人或其授權的代理人(需有《授權證書》)簽字;

(二)經公司審核批準,并如實、完整填寫《合同報審表》中各項內容。

第三十四條 留存的生效合同文本不得少于四份,分別由合同審核部門、承辦部門、財務資產部門、其它需要留存的部門保存。合同簽訂后,由合同主管部門負責在5日內將合同文本分發(fā)給相關單位或部門,并記載分發(fā)情況。

第三十五條 合同主管部門應當于每年12月31日前將公司該年度簽訂的合同及相關資料送交公司檔案管理部門歸檔。

第五章 合同履行

第三十六條 合同正式生效前,不得實際履行合同。

合同生效后,合同承辦部門應當全面履行合同約定,落實質量、數(shù)量、進度、工程變更、工期(交貨期限)、驗收、工程交接、付款等內容,同時應接受合同主管部門對履約情況的監(jiān)督檢查。

第三十七條 合同承辦人發(fā)現(xiàn)合同相對方不履行或不全面、不適當履行合同,或收到合同相對方對我方履行合同提出的異議時,應立即書面報告部門負責人和合同審核部門,并在法定或約定期限內,以法定或約定方式向合同相對方提出有針對性的異議或予以答復。發(fā)出的異議文函或答復材料需經合同審核部門審核、備案。

第三十八條 合同履行期間,合同承辦部門應妥善保管與合同相關的雙方函電、文書、傳真、往來憑證等相關證明資料。

第三十九條 因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款,承辦部門或承辦人在征得公司行政主要負責人的同意并經合同審核部門審核、備案后,以書面形式向合同相對方提出變更合同的要求,并說明變更的原因、要求合同相對方答復的期限。書面文件應以特快專遞的方式郵寄合同相對方或親自交合同相對方負責人或承辦人簽收,在未得到合同相對方書面答復前,除依法可以中止履行外,仍需按合同規(guī)定履行。

第四十條 承辦部門或承辦人不得以合同相對方的口頭(包括電話)答復作為合同變更的依據(jù)。特快專遞詳情單應當注明文件名稱及文件簡要內容,回執(zhí)作為重要資料予以保存。

第四十一條 合同相對方提出變更合同要求的,必須以書面形式提出,口頭(包括電話)提出變更合同要求的,承辦部門或承辦人必須要求合同相對方提供書面文件,否則仍按原合同規(guī)定履行。

第四十二條 因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,必須在不可抗力發(fā)生時,及時向合同審核部門書面報告,并以書面形式告知合同相對方,再以電話通知,同時收集不可抗力發(fā)生的證據(jù)。不可抗力消除之日起3日內,向合同審核部門提出處理意見。需要解除合同的,須立即向合同相對方提出書面解除要求,并提供有關證明文件。

第四十三條 合同相對方因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,提出書面解除合同要求時,應立即中止合同的履行,并要求合同相對方提供有關證明文件。

第四十四條 合同承辦部門在發(fā)現(xiàn)合同相對方經營狀況嚴重惡化、轉移財產、抽逃資金以逃避債務、喪失商業(yè)信譽以及有喪失或可能喪失履行能力的情形時,并掌握確切證據(jù)后,應及時向合同審核部門報告,由合同審核部門提出是否中止合同的意見和操作方案,報公司主要行政領導審批后執(zhí)行。

第四十五條 合同相對方未能在合同規(guī)定的期限內履行義務,承辦部門或承辦人在發(fā)出書面文函催促履約后仍未能履行合同,則可以解除該合同,并追究合同相對方違約責任。

第四十六條 變更或解除合同的通知或復函須在法定或約定期限內經合同審核部門審核、備案后發(fā)出。

第四十七條 合同變更或者解除的審核程序與合同簽訂審核程序相同。

第四十八條 下列情況應當簽訂補充合同,補充合同的審查審批部門和程序與主合同相同。

(六)合同中雙方義務及責任沒有規(guī)定清楚的;

(七)甲乙雙方所處商業(yè)環(huán)境發(fā)生變化時;

(八)合同價款波動較大時。

第四十九條 合同結算工作由財務資產部門負責,應嚴格按合同約定條款執(zhí)行。我方收取價款或報酬的應及時收取;合同相對方在完成階段性工作或全部工作后,合同承辦部門應按業(yè)務規(guī)定及時進行驗收,驗收合格后填寫結算通知單,附驗收記錄或報告,隨合同提交財務資產部門支付合同價款或報酬。

第五十條 合同履行過程中發(fā)生爭議和糾紛,承辦部門應及時向合同審核部門申報。對糾紛的處理在保證企業(yè)利益的前提下應本著自愿合法的原則協(xié)商解決。協(xié)商不成的,應依據(jù)合同約定的爭議解決方式妥善處理。

第六章 考核與獎懲

第五十一條 合同管理實行逐級考核的原則,考核一般包括下列內容:

(一)是否建立健全公司合同管理規(guī)章制度;

(二)有關合同法律法規(guī)、工貿公司及公司合同管理制度落實和執(zhí)行情況;

(三)合同文本、臺帳、檔案、報表、專用印章管理使用等基礎工作情況

;

(四)合同簽訂、履行和違約情況;

(五)避免合同風險或挽回經濟損失情況;

(六)合同管理人員配備及業(yè)務培訓情況。

第五十二條 公司對在合同談判、簽約、審查、履行過程中嚴格把關,節(jié)約資金或避免風險和損失以及在處理合同糾紛中依法挽回經濟損失的合同決策人員、承辦人員和管理人員,給予表彰獎勵。

第五十三條 在合同訂立、履行中,凡具有下列情形之一,并經合同主管部門會同有關部門認定,提出處理意見報公司批準后,對相關責任人視情節(jié)輕重分別給予相應的黨紀、政紀處分;對公司造成損失的,視其程度分別給予通報批評、責令賠償損失、解除聘用合同的處罰;觸犯刑律的,移交司法部門處理:

(一)應當簽訂書面合同而未簽訂的;

(二)未經授權私自以公司名義對外簽訂合同或超越授權范圍對外簽訂合同,公司未予追認的;

(三)擅自以公司名義為他人訂立合同提供擔保的;

(四)簽訂有重大缺陷或無效合同,給公司造成損失的;

(五)以分拆合同或其他方式規(guī)避相關部門審查的;

(六)事后合同,即不及時簽訂合同或合同未生效而實際開始履行的,給公司造成經濟損失的,或雖未給公司造成經濟損失,但數(shù)量達到5份以上的;

(七)未經合同主管部門同意,擅自同意或默許合同相對方轉包、分包合同項目的;

(八)違反合同審查審批程序對外簽訂合同的;

(九)違反合同履行程序進行合同結算付款的;

(十)合同管理混亂、無章可循或有章不循、漏洞較多、隱患較大并已影響正常生產經營的;

(十一)不執(zhí)行或消極執(zhí)行合同主管部門、會簽部門根據(jù)實際情況和法律規(guī)定提出的糾正意見或處理方案,給公司造成損失的;

(十二)在合同履行中應當追究合同相對方違約責任而擅自放棄的;

(十三)合同承辦不力,造成貨款不能回收或未能按期回收的;

(十四)違反合同履行審查程序,擅自修改合同內容,或擅自變更、中止、解除、轉讓合同的;

(十五)違反合同印章管理規(guī)定的;

(十六)丟失、毀損合同資料或對合同文件資料未按期歸檔的;

(十七)對已建檔合同因管理不善,造成遺失、被竊或損壞的;

(十八)其他違反合同管理規(guī)定的。

第五十四條 對不能勝任崗位職責的合同管理或業(yè)務人員,應當調離原崗或撤換。

第七章 附則

第五十五條 本辦法所述“以上”均包含本數(shù),“以下”均不含本數(shù)額。

第五十六條 本辦法由公司企業(yè)發(fā)展部負責解釋。

第五十七條 本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規(guī)和集團公司相關規(guī)定執(zhí)行。

第五十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。