封閉小區(qū)控制中心管理辦法

封閉式小區(qū)控制中心管理辦法

1、職責(zé)

責(zé)任部門(mén)/崗位工作內(nèi)容

管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)控制中心工作的指導(dǎo)、檢查

安全主管/主辦/班長(zhǎng)負(fù)責(zé)控制中心工作的監(jiān)督、檢查

控制中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)控制中心工作的具體組織、實(shí)施

2、方法和過(guò)程控制

2、1控制中心內(nèi)部管理

(1)控制中心值班人員的要求:必須經(jīng)過(guò)相關(guān)消防知識(shí)、本管理處消防設(shè)備操作的培訓(xùn),且考核合格,具備處理緊急事件能力,除威登、天景外的控制中心人員須持有深圳市消防局頒發(fā)的《消防上崗證》。

(2)控制中心代班、頂班的人員要求:必須經(jīng)過(guò)相關(guān)消防知識(shí)的培訓(xùn),由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的人員擔(dān)任,代班時(shí)間盡量不超過(guò)30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫(xiě)代班人姓名、代班時(shí)間及代班期間的重要事項(xiàng)?？刂浦行捻毐４娼?jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)的可在控制中心代班、頂班的人員名單。

(3)控制中心是整個(gè)管理服務(wù)區(qū)域的控制樞紐,負(fù)責(zé)對(duì)接到的信息進(jìn)行綜合處理,及時(shí)調(diào)度,通過(guò)種類(lèi)通訊設(shè)施,及時(shí)通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜,保持通訊聯(lián)系,傳遞信息,重大事件及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。

(4)協(xié)助受理顧客投訴,及時(shí)調(diào)配人員處理,并做好記錄,同時(shí)向管理處匯報(bào),及時(shí)跟蹤處理結(jié)果。

(5)必須熟悉管理服務(wù)區(qū)域種類(lèi)人員的職責(zé)范圍及特長(zhǎng),熟悉管理服務(wù)區(qū)域環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、器材布置及其控制范圍。了解管理服務(wù)區(qū)域種類(lèi)人員每天工作安排及行動(dòng)去向,并協(xié)調(diào)處理。

(6)通過(guò)監(jiān)視器密切監(jiān)視出入管理服務(wù)區(qū)域人員情況,發(fā)現(xiàn)可疑人員、情況及時(shí)通知就近人員監(jiān)視和處理,并跟蹤處理結(jié)果。監(jiān)督安全管理員嚴(yán)格履行物資搬運(yùn)放行手續(xù)。

(7)大廈控制中心值班人員接班時(shí),必須檢查消防控制主機(jī)回路、分區(qū)、報(bào)警點(diǎn)、故障狀態(tài)及原因,檢查消防聯(lián)動(dòng)柜監(jiān)

控性能及信號(hào)燈狀況。消防主機(jī)報(bào)火警必須立即核實(shí),如屬誤報(bào),及時(shí)復(fù)位,如屬真火警,按滅火方案處理。如屬故障應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)技術(shù)人員盡快處理。

(8)控制中心至少有一種有效方式與宿舍安全員及時(shí)聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。必要時(shí)通知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或向社會(huì)機(jī)構(gòu)求援,同時(shí)協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)崗位做好現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)工作,事后及時(shí)做好詳細(xì)記錄。

(9)任何時(shí)間,控制中心值班人員不得讓無(wú)關(guān)人員在控制中心逗留。作好顧客資料及公司資料的保密工作。

(10)荔景中心值班人員每天7:00以前收聽(tīng)新聞及天氣預(yù)報(bào),按規(guī)定時(shí)間向各部門(mén)發(fā)送當(dāng)天天氣預(yù)報(bào),按規(guī)定時(shí)間向各部門(mén)發(fā)送當(dāng)天天氣預(yù)報(bào)。荔景控制中心每天22:00-7:00每隔半小時(shí)對(duì)各管理處呼叫一次,各管理處在收到荔景呼叫后應(yīng)馬上答復(fù),若某管理處沒(méi)有答復(fù),荔景中心應(yīng)通過(guò)電話或其它管理處轉(zhuǎn)呼的方式直到與其聯(lián)系上。各管理處在荔景中心呼叫之后15分鐘對(duì)管理處所有崗位呼叫一次。如荔景中心與某部門(mén)經(jīng)各種渠道無(wú)法聯(lián)系上,應(yīng)于次日將此信息通知該部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)人或安委會(huì)負(fù)責(zé)人,并作好記錄。

2、2控制中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設(shè)備

(1)控制中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處顧客的聯(lián)系電話(注意保密、禁止外泄)、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、三防指揮部、居委會(huì)等部門(mén)的聯(lián)系電話,管理處重要設(shè)備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內(nèi)部聯(lián)系電話,常用緊急電話。

(2)控制中心須保存的有關(guān)資料:建設(shè)部、深圳市家居裝飾管理規(guī)定、《深圳特區(qū)市容、環(huán)境、衛(wèi)生管理?xiàng)l例》、《業(yè)主公物》、停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),有線電視、水、電、煤氣、電話收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),市有關(guān)出租屋管理規(guī)定等資料。

(3)控制中心須配備的防火器材:控制中心應(yīng)配有防火服兩套、滅火器三瓶、應(yīng)急燈、三節(jié)電池手電筒各一、消防工具箱一個(gè)(內(nèi)有:市政消火栓專(zhuān)用工具、消防扳手、斧頭、鐵撬、管鉗、鐵鏨各一、防毒面具兩個(gè)以及警戒帶、醫(yī)療箱及常用醫(yī)藥、防煙防毒工具等),大廈須備有兩個(gè)或以上的消防工具箱,所有消防設(shè)施、設(shè)備必須保存完好并不得挪做它用。

2、3對(duì)鑰匙的管理(沒(méi)有控制中心的由部門(mén)指定專(zhuān)人管理):參見(jiàn)《鑰匙管理程序》

2、4監(jiān)視系統(tǒng)及紅外系統(tǒng)的管理

2、4、1錄像資料的管理

(1)管理處經(jīng)理必須對(duì)錄像帶所錄內(nèi)容進(jìn)行控制,錄制重點(diǎn)部位(出入口和通道等)的內(nèi)容。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)錄像機(jī)、錄像帶使用情況決定是否更換。一般情況下錄像帶每?jī)赡旮鼡Q一次。

(2)控制中心工作用電腦須加設(shè)分級(jí)權(quán)限密碼,密碼按權(quán)限由中心值班人員、設(shè)備責(zé)任人、中心分管負(fù)責(zé)人及部門(mén)負(fù)責(zé)人掌握,相關(guān)人員不得向其他人員泄露電腦密碼。

(3)控制中心值班人員須掌握電腦使用常識(shí)及操作程序。

(4)控制中心負(fù)責(zé)人每天須對(duì)前一天錄像資料清晰度、完整性等情況進(jìn)行抽查,確保錄像資料完整并將檢查情況記錄在《工作信息記錄本》上。

(5)外部人員要求查看錄像內(nèi)容需報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意,并需由控制中心或安全管理負(fù)責(zé)人陪同查看。

(6)非公司人員觀看、借用錄像帶須經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人同意,借用錄像帶必須履行借閱登記手續(xù),在一周內(nèi)予以歸還。

(7)可能對(duì)部門(mén)管理及服務(wù)造成重要影響或需保留證據(jù)的錄像內(nèi)容,應(yīng)采用刻錄光盤(pán)方式保存兩年。

(8)部門(mén)如有多臺(tái)錄像機(jī)使用,錄像帶應(yīng)有與錄像機(jī)對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)。錄像帶必須保存在防潮,防陽(yáng)光直曬的地方

(9)各管理處每臺(tái)錄像機(jī)配置33盒錄像帶。錄像帶上須有明確的錄制時(shí)間標(biāo)識(shí),33盒錄像帶中一盒標(biāo)識(shí)為'備用'。

(10)除備用錄像帶外,其余32盒錄像帶對(duì)應(yīng)編號(hào)為1上、1下、2上、2下......16上、16下。1上表示上半天使用,1下表示下半天使用,每盒式錄像帶的錄制時(shí)間設(shè)定為12個(gè)小時(shí),每天使用兩盒,每日凌晨零時(shí)和每天中午12時(shí)更換。錄像帶錄制內(nèi)容保存期限為半個(gè)月,32盒錄像帶每月1-16日對(duì)應(yīng)使用一遍,17-31日對(duì)應(yīng)使用一遍。

(11)使用硬盤(pán)做錄像存儲(chǔ)介質(zhì)的各部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)備狀況制定相應(yīng)硬盤(pán)錄像資料管理操作流程。

(12)錄像使用硬盤(pán)存儲(chǔ)的至少保存一個(gè)星期。

2、4、2監(jiān)視系統(tǒng)及紅外系統(tǒng)異常的處理

(1)值班人員發(fā)現(xiàn)監(jiān)視器監(jiān)視畫(huà)面有異常情況發(fā)生的,必須立刻通知相關(guān)崗位安全員或巡邏人員前往查看,并將結(jié)果記錄在《中控室交接班記錄表》內(nèi),當(dāng)天接班人員都應(yīng)對(duì)同一地點(diǎn)重點(diǎn)關(guān)注。

(2)值班期間紅外系統(tǒng)報(bào)警的,除通知相關(guān)人員認(rèn)真查看外,無(wú)論是否誤報(bào),都必須按要求填寫(xiě)《紅外系統(tǒng)報(bào)警記錄表》

(3)《紅外系統(tǒng)報(bào)警記錄表》必須由中心人員填寫(xiě),由班長(zhǎng)以上級(jí)別人員進(jìn)行關(guān)閉。查看人員必須對(duì)報(bào)警地點(diǎn)周?chē)?0米范圍內(nèi)的設(shè)備設(shè)施及環(huán)境進(jìn)行檢

查,確定屬誤報(bào)的,將情況報(bào)告給班長(zhǎng)再由班長(zhǎng)關(guān)閉報(bào)警記錄,執(zhí)勤班長(zhǎng)對(duì)安全員現(xiàn)場(chǎng)檢查進(jìn)行監(jiān)督,并可視情況對(duì)報(bào)警地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)查。

(4)對(duì)監(jiān)視器發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)場(chǎng)異常情況進(jìn)行檢查參照紅外報(bào)警系統(tǒng)報(bào)警的檢查標(biāo)準(zhǔn)。

2、5以拾遺物品的管理

(1)任何員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)撿獲任何物品都必須交到管理處,管理處無(wú)人值班時(shí)交給控制中心值班人員。

(2)當(dāng)值人員在接到物品時(shí),必須將所拾物品進(jìn)行詳細(xì)記錄,并交管理處負(fù)責(zé)人確認(rèn)是一般物品還是貴重物品。一般物品交控制中心保管,貴重物品交管理處出納保管。

(3)管理處及時(shí)張貼拾遺物品啟事通知顧客。貴重物品保留一年無(wú)人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門(mén)負(fù)責(zé)人上報(bào)公司另行處理;一般物品保留三個(gè)月無(wú)人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門(mén)負(fù)責(zé)人做出處理。

(4)顧客認(rèn)領(lǐng)失物時(shí),須說(shuō)明失物的內(nèi)容、失物地點(diǎn)和出示其它有效證明后方能簽字認(rèn)領(lǐng)。

2、6顧客郵件的管理

(1)顧客郵件屬于受?chē)?guó)家法律保護(hù)的私人財(cái)產(chǎn),不得私自拆毀。

(2)普通郵件由投遞人員直接投入顧客郵箱,當(dāng)班安全管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督;如由管理處代收,相關(guān)接收人員應(yīng)在《郵件簽收登記表》中登記,并及時(shí)通知顧客領(lǐng)取。

(3)特殊郵件(如特快專(zhuān)遞、包裹等)須簽收的,由控制中心或指定人員負(fù)責(zé)顧客郵件的簽收,并在《郵件簽收登記表》中登記,及時(shí)通知顧客領(lǐng)取,并請(qǐng)顧客在記錄本中簽字確認(rèn)。

(4)接收郵件時(shí),應(yīng)注意郵件有無(wú)破損,如有異常應(yīng)及時(shí)知會(huì)顧客。

3、相關(guān)文件:《安全管理工作程序》、《鑰匙管理程序》

4、記錄和表格:《中控室交接班記錄表》、《拾遺物品登記表》、《郵件簽收登記表》、