工業(yè)飼料事業(yè)部采購管理辦法

某工業(yè)飼料事業(yè)部采購管理辦法

一、總則

1、目的

為使本部原輔料的采購作業(yè)有所遵循,及時(shí)提供適質(zhì)、適量、適價(jià)的原輔材料,特制定本辦法。

2、范圍

凡大宗原料、輔料、包裝材料、標(biāo)簽、說明書等采購業(yè)務(wù)中,有關(guān)詢價(jià)、議價(jià)、購買等作業(yè),均適用本辦法。

3、采購權(quán)限的劃分

⑴大宗物資采購,均由采購委員會(huì)決議。

⑵其余原輔料采購作業(yè),均由飼料采購部負(fù)責(zé)詢價(jià),呈總經(jīng)理簽準(zhǔn)。

4、采購作業(yè)方式

采購方式依原料特性、用量分為三種。

⑴大宗原料采購。①適用于大宗物資,如玉米、豆粕、菜籽粕、棉粕、麩皮、進(jìn)口魚粉等相關(guān)原料。②采購方式:由飼料采購部每周報(bào)市場行情,并預(yù)測未來變化,參考公司用量等資料,定期提報(bào)采購委員會(huì)研討,核準(zhǔn)后定購。

⑵長期定單采購。①適用于經(jīng)常使用且市場價(jià)格比較穩(wěn)定的材料,如包裝材料。②采購方式:由采購部事先依據(jù)所需之一個(gè)月的用量,覓妥供應(yīng)商,辦理詢價(jià)議價(jià)手續(xù)、實(shí)際交貨時(shí)間、明細(xì)規(guī)格及數(shù)量,報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后,依實(shí)際需要通知供應(yīng)商交貨。

⑶一般性采購。①適用于零星用量且規(guī)格復(fù)雜之材料,如小品種原料等。②采購方式:采購部根據(jù)各部門開具的采購單,逐項(xiàng)辦理詢價(jià)議價(jià),報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后采購。

5、供應(yīng)商的選定及管理

⑴對(duì)于大宗或經(jīng)常使用的材料,采購部門應(yīng)建立相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)商,并設(shè)立《合格供方記錄》作為日后詢價(jià)、議價(jià)和供料的參考。

⑵為確保貨源,采購人員對(duì)于經(jīng)常采購的材料,應(yīng)尋找兩家以上的供應(yīng)商作為儲(chǔ)備或交互采購,以穩(wěn)定貨源、價(jià)格及質(zhì)量等。

⑶若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時(shí),采購人員應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)及技術(shù)服務(wù)能力等,憑此作為判斷是否為采購對(duì)象的依據(jù)。

6、采購委員會(huì)組織

⑴飼料事業(yè)部設(shè)立采購委員會(huì),由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理、貿(mào)易部經(jīng)理、質(zhì)管部經(jīng)理及飼料事業(yè)部總經(jīng)理、副總經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理組成。飼料事業(yè)部總經(jīng)理擔(dān)任采購委員會(huì)主席,采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)決議案的執(zhí)行。

⑵采購委員會(huì)原則上每月25日舉行會(huì)議,開會(huì)時(shí)間由采購部經(jīng)理安排。

⑶若情況特殊需要時(shí),采購部經(jīng)理可建議召集臨時(shí)會(huì)議。

⑷開會(huì)的法定人數(shù)為全體委員的三分之二,任何議案以多數(shù)票決定,當(dāng)贊成票和反對(duì)票數(shù)相同時(shí),由采購委員會(huì)主席裁決。

⑸會(huì)議決議事項(xiàng)由采購部經(jīng)理記錄整理,呈總經(jīng)理核決。

⑹采購委員會(huì)職責(zé):①擬定原料的采購政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。②依據(jù)本公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),確保原料的品質(zhì)及合理的價(jià)格。

二、大宗物資采購作業(yè)

1、大宗物資信息收集

⑴采購部隨時(shí)詢?cè)L、記錄、掌握國內(nèi)外重要原料的行情動(dòng)態(tài)及足以影響原料供需的種種財(cái)經(jīng)措施,每周以《原料行情周報(bào)表》向總經(jīng)理匯報(bào)。

⑵采購部每月25日前完成預(yù)測下一個(gè)月的原料成本行情分析和下月采購計(jì)劃。

⑶技術(shù)部每月22日前完成下一個(gè)月的《原料預(yù)計(jì)用量表》送采購部。

⑷倉儲(chǔ)部門必須每日早上10時(shí)前,將工廠前一日的《原料庫存日?qǐng)?bào)表》上網(wǎng)傳采購部,以了解庫存動(dòng)態(tài)。

2、大宗物資采購方案的擬定

⑴采購部經(jīng)理每月主動(dòng)召集一次會(huì)議,邀請(qǐng)采購委員會(huì)討論大宗物資采購最新動(dòng)態(tài)。

⑵采購部除須將上次采購會(huì)議決議執(zhí)行情形提出報(bào)告外,并需提供《原料行情報(bào)告》供各采購委員參考、研究,并提出采購建議,以利采購委員會(huì)決議采購數(shù)量及價(jià)格。

⑶采購部應(yīng)在采購會(huì)議中,將預(yù)定的采購品種、數(shù)量、價(jià)格,報(bào)采購委員會(huì)決定,如遇行情變化大,需緊急采購時(shí),采購部經(jīng)理應(yīng)先口頭報(bào)告總經(jīng)理,先向廠方定購,但事后需向采購委員會(huì)報(bào)告,并補(bǔ)辦手續(xù)。

3、大宗物資的定購及交貨量控制

⑴大宗物資經(jīng)采購委員會(huì)決議采購,并覓妥適當(dāng)供應(yīng)商后,有采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。

⑵倉庫以《原料入庫單》作為收料依據(jù),采購部依據(jù)《原料入庫單》和《原料庫存日?qǐng)?bào)表》作為采購依據(jù)。

三、長期定單采購作業(yè)

1、詢價(jià)、議價(jià)、采購作業(yè)

⑴采購人員就公司經(jīng)常使用的材料,深入了解材料規(guī)格、成本結(jié)構(gòu)、預(yù)估一個(gè)月的用量等資料后,選定三家以上供應(yīng)商,請(qǐng)其報(bào)價(jià),并與之議價(jià)。

⑵議價(jià)完后,采購部人員應(yīng)擬定采購對(duì)象,以《采購合同》并隨附供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料。呈請(qǐng)總經(jīng)理核準(zhǔn),完成定購手續(xù)。

⑶采購人員應(yīng)將每次定購的廠商及交易條件做好記錄備查。

⑷采購部應(yīng)注意長期性采購材料的市場行情,遇成本結(jié)構(gòu)中原料漲或跌時(shí),應(yīng)判斷及時(shí)再采購。

2、例行通知交貨及交貨量的控制

⑴屬長期定單采購的材料,當(dāng)庫存降至安全存量時(shí),采購部直接以電話向供應(yīng)商告知所需材料的規(guī)格,交貨期限、數(shù)量,通知其交貨。

⑵倉庫以《原料入庫單》作為收料的依據(jù)。

⑶采購部以《原料入庫單》作為實(shí)際執(zhí)行數(shù)量。

3、長期供應(yīng)廠商異常的處理

采購部接到使用部門對(duì)現(xiàn)行長期定單供應(yīng)商有交貨品質(zhì)不符標(biāo)準(zhǔn)、交貨量不足、延誤交期、售后服務(wù)不良等反映時(shí),均應(yīng)立即通知供應(yīng)商改善,經(jīng)通知后仍未改善者,采購部應(yīng)立即另行開發(fā)新供應(yīng)商。

四、一般性采購作業(yè)

1、請(qǐng)購作業(yè)

各部門需要采購時(shí),需開具請(qǐng)購單。設(shè)備零件則需詳填設(shè)備零件的規(guī)格明細(xì)、用途及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),另提供參考工程圖畫及參考供應(yīng)商估價(jià)資料,送采購部門辦理采購作業(yè)。

2、采購作業(yè)

⑴采購部門經(jīng)辦人員接請(qǐng)購單后,應(yīng)立即了解請(qǐng)購的品名、規(guī)格和功能,經(jīng)參考市場行情及廠商資料后,進(jìn)行詢價(jià)。

⑵除因獨(dú)家制造、代理或單筆采購金額在500元以下等因素外,采購部至少應(yīng)向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。

⑶若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購的規(guī)格稍有不符或?qū)俅闷氛?采購人員應(yīng)隨附資料,由請(qǐng)購部門簽注意見后再行采購。

3、呈核及定購

采購人員詢價(jià)、議價(jià)完成后,填寫《采購申請(qǐng)單》經(jīng)采購經(jīng)理審核,必要時(shí)會(huì)簽請(qǐng)購部門意見后,依據(jù)核決權(quán)限呈核,總經(jīng)理核準(zhǔn)后再行采購。

4、品質(zhì)異常處理

⑴采購人員收到質(zhì)管部出具的《原料檢驗(yàn)報(bào)告單》時(shí),應(yīng)依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)部門意見及《采購合同》規(guī)定,與供應(yīng)商洽談扣款、退貨、換貨、補(bǔ)交等事宜。

⑵因品質(zhì)不合格退貨、換貨而導(dǎo)致未于約定日期前入廠并驗(yàn)收合格入庫者,應(yīng)以逾期交貨

處理。

五、整理付款

1、整理付款驗(yàn)收憑證

整理付款憑證:采購部以《原料入庫單》《采購合同》《原料檢驗(yàn)報(bào)告單》為付款憑證。

2、整理付款程序

⑴采購部在原料驗(yàn)收入庫后,以《原料入庫單》《采購合同》《原料檢驗(yàn)報(bào)告單》為付款憑證,填寫好《付款申請(qǐng)單》連同發(fā)票按付款程序核批后,交出納依《付款申請(qǐng)單》匯款給供應(yīng)商。

⑵屬月結(jié)貨款者,采購人員應(yīng)先通知廠商提前送發(fā)票,然后按程序辦理付款。

⑶內(nèi)購材料需待試車檢驗(yàn)者,按訂立合同規(guī)定辦理付款,未定和約者,依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。

六、附則