健升房地產(chǎn)資料文件管理辦法

1.人員安排

指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。

2.文件收發(fā)基本要求

a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時填寫'文件日期'、'文件編號'、'文件內(nèi)容'、'收發(fā)文單位'。

b、發(fā)文必須及時準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。

c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。

d、收到文件后,要做好登記,并及時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。

e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。

3.資料文件保管要求

做到資料齊全,便于查詢。

a、文件的分類:

資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應(yīng)文件的分類也會有所變化?；痉诸愒瓌t如下:

⑴公司內(nèi)部:

①公司文件;

②地產(chǎn)部內(nèi)部文件;

③公司各部門往來文件;

⑵往來文件:

①與物業(yè)公司往來文件;

②與業(yè)主或客戶往來文件;

③其他往來文件。

⑶樓宇資料:

①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;

②有關(guān)設(shè)計文件;

③報建批文文件;

④銷售有關(guān)文件;

⑤市場調(diào)查文件;

⑥其他文件。

b、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時編制目錄。

c、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統(tǒng)一制作封面、目錄,進行妥善保管。

4.資料查詢

a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。

b、查閱人僅限查閱許可的資料。

c、借閱文件資料時,需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時間不得超過7天。

d、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進行登記。