某房地產公司內部溝通管理辦法
****房地產開發(fā)有限公司內部溝通管理辦法
第一章 總則
第一條 為強化公司各級員工內部溝通行為,營造一種融洽、暢通的溝通氛圍,不斷提高員工的滿意度,增強公司的凝聚力,形成和諧的溝通氛圍,提升整個組織的經營效率,特制定本辦法。
第二章 適應范圍
第二條 本辦法適應于房產公司的內部溝通管理。各子公司應參照本辦法制定本公司內部溝通管理辦法,報集團總部人力資源部備案后執(zhí)行。
第三章 職責
第三條 人力資源部是公司內部溝通管理的責任部門,總體負責公司內部溝通渠道的開發(fā)、監(jiān)管和維護工作;負責員工申訴、員工滿意度調查分析等溝通渠道的具體管理工作。
第四條 企業(yè)文化部是公司的文化宣傳、紀檢監(jiān)督、工會群團的管理部門,具體負責**商情與內部網站、oa系統(tǒng)bbs論壇、員工合理化建議、公司主題論壇、職代會等溝通渠道的組織管理工作。
第五條 行政部具體負責總經理辦公會、總經理接待日、公司表彰大會、全員信息溝通會等溝通渠道的組織管理工作。
第六條 經營發(fā)展部具體負責各經營周期經營分析會的管理工作。
第七條 各部門負責人負責本部門的工作例會和員工的工作面談、績效溝通等溝通渠道的管理工作。
第四章 溝通形式和渠道
第八條 溝通形式
公司內部溝通的形式分正式溝通和非正式溝通。正式溝通是指通過正式的組織程序和組織所規(guī)定的正式渠道進行的溝通,如總經理辦公會、公司月/季度經營分析例會、高管開放日、主題論壇、部門月會等等,是溝通的主要形式;非正式溝通是指在上述正式溝通渠道以外進行的信息傳遞和交流,如公司高層到基層的隨機走動、公司高層與員工在非正式場合的交流、公司組織的各類休閑運動類活動以及員工自發(fā)性的群體活動等等,是對正式溝通的有機補償。
第九條 溝通渠道
公司內部的正式溝通渠道主要有:
(一)各類經營管理會議:如董事會會議、董事會信息披露會、年度工作會、黨政聯(lián)席會、總經理辦公會、專題工作會、經營分析會、月工作例會等等,具體內容及要求詳見《****房地產開發(fā)有限公司會議制度》。
(二)全員信息溝通會:全員信息溝通會是公司高層領導和全體員工參加的全員溝通會議,會議主要由公司高層領導向員工解讀公司的經營現(xiàn)狀和發(fā)展展望,并解答員工所關心的問題。全員信息溝通會原則上定于每年五一和十一前各舉行一次,當公司有重大管理變革時可根據需要另行安排。
(三)職代會:職代會是代表全體員工利益并為之服務的機構,它的基本職能是參與、溝通、監(jiān)督和服務。員工就公司某些工作有意見和想法可以向職代會代表反映。有關職代會的相關內容具體見《****實業(yè)集團職工代表大會實施細則》。
(四)總結表彰大會:每年年末或次年年初,以大會的形式,總結年度工作并表彰業(yè)績優(yōu)秀的員工。
(五)主題論壇:公司每年舉辦一次主題論壇研討會,員工可就此主題充分表達個人的意見和建議,公司再將討論結果進行提煉總結后與員工充分分享成果。具體時間根據公司運營管理的需要而定。
(六)部門月會:各部門每月召開本部門全體員工會議,由部門負責人傳達公司相關會議精神,總結本部門上月度的工作,研究討論本部門工作中存在的問題并制定下期工作計劃。
(七)工作面談:當員工入職、轉正、調薪、崗位變動、績效反饋、離職時,直接上級需與員工面談,就相關問題進行充分溝通,暢談個人想法和意見并達成共識。
(八)績效溝通:績效溝通涵蓋績效計劃的編制、績效計劃的實施以及績效計劃的考評反饋整個過程。有關績效計劃的管理詳見《**房產績效管理辦法》。
(九)總經理接待日:使員工有機會與高管面對面溝通,讓總經理直接傾聽基層員工的想法和建議,直接解答員工的問題。'總經理接待日'每季度一次,安排在每季度最后一個工作日進行,特殊情況由行政部臨時通知.需要和總經理直接對話的員工事先和行政部預約。
(十)員工申訴:當員工認為個人利益受到不應有的侵犯時,可以通過書面的方式(申述表見附表一)向員工關系管理人員進行申訴。人力資源部在正常工作日兩天內給予答復。
(十一)員工合理化建議:員工通過書面方式正式向公司工會提出對公司各方面工作的建議。工會應認真對待每一條建議,要對每一條均有反饋,并對付諸實施的合理化建議進行跟蹤評價并編制年度總結報告。具體要求見《****實業(yè)集團合理化建議管理辦法》。
(十二)員工滿意度調查:員工滿意度調查是實現(xiàn)員工個人和公司團隊協(xié)調發(fā)展的重要方法,是實現(xiàn)《**宣言》的重要實踐。有關員工滿意度調查的管理辦法具體見《**房產員工滿意度調查管理辦法》。
(十三)**商情與內部網站:通過**商情與內部網站(oa系統(tǒng))宣傳公司企業(yè)文化、公布公司經營動態(tài)、報道公司近期發(fā)生的大事,使公司廣大員工及時了解工作或業(yè)務上的相關信息,為員工提供精神動力。
(十四)oa系統(tǒng)bbs論壇:公司在oa系統(tǒng)上開設bbs論壇,員工可以在bbs論壇上發(fā)布信息、議題,也可在bbs上匿名發(fā)表任何意見(攻擊性、政治性言論除外),對公司的經營、管理等提出建議,也可在bbs上對認為公司做得不夠的地方進行善意批評。負責it技術的管理人員應對員工身份進行絕對保密,對員工的負面言論,由企業(yè)文化部負責進行正面引導,公司承諾不對員工進行任何處分(攻擊性、政治性言論除外)。
(十五)email給任何人:公司提供順暢的電子郵件系統(tǒng),當面對面的交流不適合時,員工可以給任何人發(fā)送郵件,以迅速反映問題或解決工作中的疑惑。電子郵件應簡潔明了,并只發(fā)給真正需要聯(lián)系的人員。
第五章 溝通管理
第十條 '全員無障礙溝通'
公司倡導在全公司范圍內推行'全員無障礙溝通',倡議各級管理人員通過正式和非正式溝通的方式主動與下屬員工溝通,鼓勵各級員工通過正式和非正式溝通的方式與上級領導溝通。公司要求各級管理者關注下屬員工的意見和情緒,公司承諾各級員工不會因提出工作意見和建議而受到批評。
第十一條 溝通記錄管理
公司中層管理人員與下屬員工的正式溝通每季度至少一次,溝通記錄表(見附表2)經溝通雙方簽字確認后隨員工本人的季度考評表一并報送人力資源部備案。
第十二條 溝通保密管理
公司對各級管理人員對下屬員工的的個人溝通以及員工個人對相關責任部門提出的的意見、建議和申訴等類別的溝通實行保密,任何個人和部門不得通過非正式渠道散布相關信息,違者視情節(jié)輕重罰款50~200元。
第六章 附則
第十三條 本辦法由人力資源部負責解釋。
第十四條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。
附表一:**房產公司員工申訴表
附表二:**房產公司員工溝通記錄表
