建工學(xué)院會計檔案管理辦法

建工學(xué)院會計檔案管理辦法

為了加強我院會計檔案的管理,確保財務(wù)信息安全和完整,特制定本辦法,請認(rèn)真執(zhí)行。

一、數(shù)據(jù)資料管理與保管

計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。

⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)。現(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收(付)訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁,由出納人員核對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章,銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核無誤后,由出納和主管負(fù)責(zé)人簽字蓋章,按月編頁碼裝訂成冊,加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊,加蓋封印妥善保管。

⒉記帳憑證的保管

記帳憑證主要是指機制憑證,經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計算機,并加蓋會計主管、記賬員(輸入)、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人(領(lǐng)、交款人)簽字確認(rèn)。當(dāng)日工作結(jié)束,記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無誤蓋章后,連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊,妥善保管。

⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時間

⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。

⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。

⑶總分類賬、各明細(xì)科目余額表每月打印一次。

⑷記帳憑證(包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證)的科目匯總表每日打印一次,并同該日記帳憑證一起裝訂。

⑸會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字生效。

⒋其他

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員和財務(wù)主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。

二、數(shù)據(jù)備份管理

⒈由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進(jìn)行備份。

⒉在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,每張軟盤采取隔日備份的方法,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

⒋計算機內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表等,按月做兩套軟盤備份,或在兩臺以上計算機中備份,備份軟盤應(yīng)交會計檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管,并注意防火、防磁、防潮、防塵。

三、會計檔案管理

財務(wù)處會計檔案的管理由財務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé),并建立檔案登記清冊,詳細(xì)記錄會計檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項。

⒈會計檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù),打印輸出的憑證帳冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上保護(hù)標(biāo)簽,裝入磁盤盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

⒊由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案,按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。

⒋隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案按規(guī)定保管。

⒌各類會計檔案的查詢、借閱,必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,填寫檔案借閱登記清冊。如果對備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

⒍必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴(yán)重者,將追究其法律責(zé)任。

⒎會計檔案由財務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后,其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。