某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發(fā)揮檔案的作用,使之更好地服務于工作,特制訂本辦法。

一、文件材料歸檔范圍:

1、院外文件:按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

2、學院下發(fā)的有關文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。

3、我處形成下達的各類規(guī)章制度、正式文件和會議記錄等資料。

4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協(xié)議(基建檔案除外)。

5、學院總體規(guī)劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

6、按學院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關資料。

二、檔案的使用與管理:

1、根據(jù)學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統(tǒng)一管理,以維護檔案資料的完整和安全。

2、工作需要借閱檔案,根據(jù)相關規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后,、借閱者應對檔案負責,不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案,負責檔案管理應經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。

4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經(jīng)主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執(zhí)行。

三、文件傳閱和處理:

收到文件,要根據(jù)文件的內容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

2、分發(fā)到有關科室的文件必須登記在案。

3、文件一般不外借,如確需借閱,應進行詳細登記,并限期歸還。

4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規(guī)定理。

四、組織

1、處成立檔案管理領導小組,負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

2、各科室應明確專人負責檔案工作。

五、其他

1、未盡事宜由處負責解釋。

2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

z醫(yī)學院基建規(guī)劃處