熱電公司合同管理辦法

1目的與適用范圍

1.1目的

為規(guī)范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當造成的損失,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和《國家電力公司合同管理辦法》《新疆電力公司合同管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合昌吉熱電有限責任公司實際情況,制訂本規(guī)定。

1.2適用范圍

本規(guī)定適用于昌吉熱電有限責任公司本部及公司所管單位。

昌吉熱電有限責任公司的所管單位經(jīng)公司授權(quán)后,可在授權(quán)范圍內(nèi)對外簽定合同。

2術(shù)語

本規(guī)定所稱合同,包括昌吉熱電有限責任公司及其所管單位簽訂的合同。

合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

3職責

3.1昌吉熱電有限責任公司的經(jīng)營企劃部為合同的管理機構(gòu)。

經(jīng)營企劃部負責對合同管理工作進行規(guī)范、指導、監(jiān)督、檢查。

3.2合同管理機構(gòu)的主要職責:

3.2.1制定具體的合同管理制度;

3.2.2承擔直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作;

3.2.3審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);

3.2.4監(jiān)督、檢查有關(guān)部門簽定、履行合同的情況,并定期向本單位負責人匯報;

3.2.5代表本企業(yè)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;

3.3合同管理機構(gòu)直接管理的合同業(yè)務(wù):

3.3.1授權(quán)委托書的管理;

3.3.2建立合同管理臺帳及統(tǒng)計報表;

3.3.3對起草和審核的合同進行歸檔;

3.3.4宣傳合同法律知識,培訓合同業(yè)務(wù)人員;

4工作程序

4.1承辦人制度

每一件合同須由法定代表人或業(yè)務(wù)機構(gòu)確定一主要承辦人。

承辦人不得是臨時性借調(diào)人員。

承辦人應(yīng)對自商約起至合同履行完畢全過程負責,期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時與有關(guān)部門及法律機構(gòu)進行協(xié)商報告,并以承辦人為主進行解決。

承辦人的主要職責;

a)代理企業(yè)在授權(quán)范圍內(nèi)簽定、變更、解除合同;

b)提請有關(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;

c)檢查所簽定合同的履行情況;

d)及時向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的重大問題,提出解決問題的意見和建議;

e)保管合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件,及時交送合同管理人員歸檔;

4.2合同的審查與簽定

4.2.1合同的簽定必須要有合同審批會簽單、廉政責任協(xié)議書。合同除及時清結(jié)者外,一律采用書面形式。電力行業(yè)有標準或示范文本的,應(yīng)當優(yōu)先適用。

計劃單、調(diào)拔單、任務(wù)單(書)等一類的文件可以做為合同的組成部分,但不得以其替代合同。

4.2.2合同的語言應(yīng)嚴謹、簡練、準確。

合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)?？罱忉?。

合同中涉及數(shù)字、日期時須注明是否包含本數(shù)。

4.2.3法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時,必須簽署授權(quán)委托書。

授權(quán)委托書須明確委托權(quán)限和期限。禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。

涉及下列合同時,須每次單獨一次性特別授權(quán):

a)擔保合同;

b)投資合同、股東協(xié)議、出資協(xié)議;

c)資產(chǎn)租賃、轉(zhuǎn)讓、出售、收購合同;

d)電力項目利用外資合同;

e)企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同;

4.2.4供應(yīng)部、昌能公司在得到授權(quán),經(jīng)主管部門領(lǐng)導簽字審核后,可以簽定

金額為五萬元以下的合同。簽定完畢后應(yīng)交經(jīng)營企劃部存檔.

4.2.5合同簽定之前,承辦人應(yīng)將合同草案與合同有關(guān)的證明材料提請本業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門、合同管理部門順序?qū)徍撕?報送法定代表人簽定合同。合同簽定前承辦人必須按照合同審批會簽單上所類程序依次審批,金額為五萬元以上的應(yīng)預先交經(jīng)營企劃部審核,再依次會簽。

業(yè)務(wù)機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)、審計機構(gòu)、法律機構(gòu)在審查合同草案時,可根據(jù)需要,要求承辦人提供與合同有關(guān)的補充證明材料。

業(yè)務(wù)、財務(wù)、審計及法律機構(gòu)應(yīng)對審核的合同出具意見書。意見書必須有有關(guān)審核機構(gòu)負責人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機構(gòu)審核意見書的合同草案,法定代表人可以拒絕簽署。

審核意見應(yīng)明確、具體、禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,一旦使用,視為對合同草案的否定。

4.2.5業(yè)務(wù)機構(gòu)對合同審核的內(nèi)容包括但不限于:

1、合同的經(jīng)濟性:

a).市場需求情況屬實;

b).市場需求預測可靠、合理;

c).投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟、準確。

2、合同的技術(shù)性:

a).工程技術(shù)依據(jù)真實、可靠;

b).技術(shù)措施完備、可行;

c).技術(shù)標準、參數(shù)科學、真實、可行。

3、合同的可行性:

a).整體項目技術(shù)具有可靠性;

b).經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性;

c).資產(chǎn)、資金使用效果的財務(wù)可行性;

d).具有可操作性。

4、合同的安全性:

a).涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護或限制措施。

b).無損本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益。

5、業(yè)務(wù)機構(gòu)認為必須審核的其他內(nèi)容;

4.2.6審計機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:

1、資金、資產(chǎn)的合法性:

a).資金來源合法,資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法;

b).資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法;

c).資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法;

2、價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性:

a).價款、酬金的確定正確合理、合法;

b).資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法;

c).與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項。

3、索賠條款的合法性。

4、審計機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)認為需審核的其他內(nèi)容。

4.2.7:合同管理機構(gòu)機構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:

1、合法性:

a).主體合法,簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;

b).內(nèi)容合法,簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規(guī)政策及計劃,無規(guī)避法律行為,無顯失公平內(nèi)容;

c).形式合法;

d).簽約程序合法。

2、嚴密性:

a).條款齊備、完整;

b).文字清楚準確;

c).設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、準確;

d).相應(yīng)手續(xù)完備;

e).相關(guān)附件完備;

f).附加條件適當、合法。

3、可行性:

a).資信可靠,有履約能力;

b).擔保方式切實、可靠。

4、索賠條款的合法性。

5、合同承辦形式審核:

a).承辦人無誤;

b).符合規(guī)定程序;

c).合同文本文字無誤,正副本及附件份數(shù)齊備。

6、法律機構(gòu)認為需審核的其他內(nèi)容。

4.2.8昌吉熱電有限責任公司采用合同專用章制度,制定合同專用章保管、使用辦法。

4.2.9審計、監(jiān)察部門根據(jù)其職責范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結(jié)果進行監(jiān)督。

4.2.10承辦人向有關(guān)機構(gòu)提交合同草案時,應(yīng)預留1—3(含本數(shù))完整工作日供其審核,具體時間由承辦人與有關(guān)機構(gòu)協(xié)商。

各審核機構(gòu)遇特殊情況需延長審核時間時,應(yīng)向承辦人申明并征得同意,且延長后累計審核時間最長不得超過7個(含本數(shù))完整工作。涉外合同的審核時限累計最長不應(yīng)超過15個(含本數(shù))工作日。

4.2.11各審核機構(gòu)在審核合同草案時,發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時,應(yīng)在審核意見書中予以明確并提出修改意見,需要退改時,應(yīng)連同全部文件退還承辦人。

承辦人修改之后應(yīng)重新申請審核,審核期限重新計算。各審核機構(gòu)須及時地提出審核意見,不得拖延。

合同管理機構(gòu)結(jié)束審核后,應(yīng)將法律意見書、其他審核機構(gòu)意見書連同草案退還合同承辦人,由合同承辦人報送法定代表人審核簽署。

4.2.12法定代表人根據(jù)各審核機構(gòu)及法律機構(gòu)的審核意見書,決定是否簽約。決定簽約時,應(yīng)在全部文本上以同一形式簽字;決定不予簽約時,應(yīng)以書面形式明示意見。

4.2.13合同管理機構(gòu)參加重大合同的談判和起草工作,參與企業(yè)的合并、分立、破產(chǎn)、投資等涉及企業(yè)權(quán)益的重要經(jīng)濟活動,處理有關(guān)法律事務(wù)。

4.2.14昌吉熱電有限責任公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同,如因業(yè)務(wù)需要,必須要以有關(guān)職能部門名義對外簽訂合同時,應(yīng)由本單位法定代表人書面授權(quán)。

4.2.15承辦人應(yīng)對其提供的材料的真實性負責。

4.2.16任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。

4.3合同的履行

4.3.1合同正式生效前,不得實際履行合同。

4.3.2任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、不適當履行合同時,應(yīng)立即通告承辦人,承辦人應(yīng)在法定或約定期內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。異議文件須經(jīng)法律人員審核,并報法律機構(gòu)備案。

4.4合同的變更和解除

4.4.1合同變更與解除需先由承辦人向經(jīng)營企劃部提交審核,再經(jīng)主管部門領(lǐng)導簽字,最后蓋章附原件存檔。

4.4.2合同發(fā)生糾紛時,承辦人應(yīng)及時通知有關(guān)機構(gòu)和人員,并報法律機構(gòu)備案,同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)。

(a)合同文本、包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報、信函、圖表,視聽材料等;

(b)有關(guān)票據(jù)、票證;

(c)質(zhì)量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果等;

(d)證人證言;

(e)其他有關(guān)材料。

4.4.3合同發(fā)生糾紛后,承辦人須及時將糾紛及處理情況報法律機構(gòu)備案。

4.4.4仲裁或訴訟解決糾紛時,承辦人應(yīng)向法律機構(gòu)確定代理人、訴訟方案,并向法定代表人報告。

4.4.5調(diào)解書、協(xié)議書、裁決書、判決書應(yīng)與合同一并由合同管理機構(gòu)歸檔,副本或復印本可交承辦人、有關(guān)機構(gòu)或人員使用。

4.4.6合同管理機構(gòu)和業(yè)務(wù)機構(gòu)應(yīng)在各自管理權(quán)限內(nèi)對合同建立檔案,并對文本妥善保管。承辦人按照合同審批會簽單的順序簽完后,蓋章,交經(jīng)營企劃部存檔。存檔必須為合同及合同審批會簽單、廉政責任協(xié)議書的原件

合同檔案內(nèi)容包括:

(a)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄;

(b)承辦人登記;

(c)合同附件、審查意見書及其他有關(guān)文件;

(d)履行情況記載;

(e)糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。

4.4.7對方不履行生效協(xié)議、裁決、判決時,承辦人應(yīng)及時向法律機構(gòu)并經(jīng)法定代表人同意,向人民法院申請強制執(zhí)行。

4.5檢查與獎懲

4.5.1昌吉熱電有限責任公司經(jīng)營企劃部對昌吉熱電有限責任公司及所管單位的合同管理工作實施監(jiān)督與指導。

4.5.2在合同簽訂管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰或獎勵。

4.5.3有下列情形之一,情節(jié)嚴重造成重大經(jīng)濟損失的,對責任人予以通報批評或行政處分;構(gòu)成犯罪的由司法機關(guān)追究刑事責任。

(a)不按本規(guī)定規(guī)定簽訂合同的;

(b)簽訂有重大缺陷或無效合同的;

(c)審核人員無正當理由延誤審核的;

(d)承辦人、審核人員因疏忽未審出合同重大缺陷的;

(e)未依法律和本規(guī)定規(guī)定變更或解除合同的;

(f)丟失合同文本及相關(guān)文件的;

(h)提供虛假資料的;

(i)未按規(guī)定進行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的;

(j)發(fā)生糾紛后,隱瞞或不及時向有關(guān)機構(gòu)匯報或不及時采取措施的;

(k)有關(guān)法律性文件未經(jīng)審核的;

(l)應(yīng)當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的;

(m)在合同簽訂或履行當中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;

(n)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的;

(o)使用非法手段簽訂合同的;

(p)沒有代理權(quán)或超越代理權(quán)簽約的;

4.5.4利用合同進行犯罪活動的,由司法部門追究刑事責任。

4.6附則

4.6.1:本規(guī)定自發(fā)布之日起生效,此前昌吉熱電有限責任公司有關(guān)文件與本規(guī)定相抵觸者自動失效。

4.6.2昌吉熱電有限責任公司所管單位可根據(jù)本規(guī)定,制訂本單位具體管理辦法,并向昌吉熱電有限責任公司備案。

4.6.3本規(guī)定由昌吉熱電有限責任公司經(jīng)營企劃部負責解釋。