某有限公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進(jìn)依法治企，結(jié)合公司經(jīng)營管理實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見”等。

第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。

第二章職責(zé)與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調(diào)研，定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。

第七條各部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃，及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。

第八條各部門應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作，及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，提出文件建設(shè)計(jì)劃，制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。

第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理）、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂

第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施，必要時(shí)可以更長，但不得超過3年。

第十一條各部門根據(jù)公司實(shí)際，結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃（建議）交文件管理部門。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際，明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃，并交公司文件管理部門備案。

第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(shè)（計(jì)劃）建議，結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要，擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃，提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施，并列入各部門考核目標(biāo)。

第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容：

（一）文件名稱；

（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；

（三）制定文件的目的、依據(jù)；

（四）文件的主要內(nèi)容；

（五）文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門管理職能的，由業(yè)務(wù)歸口管理部門牽頭組織有關(guān)部門共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究，掌握國家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。

第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的適用范圍；

（三）各相關(guān)部門應(yīng)履行的職責(zé)；

（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；

（五）負(fù)責(zé)文件解釋的部門；

（六）實(shí)施生效日期；

（七）其他事項(xiàng)。

第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求，內(nèi)容合法，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá)，每條可分為項(xiàng)、目、款，款不編序號(hào)，另起自然段；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下：

質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/xc--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導(dǎo)書文件為gh/zy--□□□

外來文件編號(hào)為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。

第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖，操作流程應(yīng)清晰易懂。

第十九條文件在起草過程中，應(yīng)當(dāng)廣泛聽取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的意見，對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽取職工代表的意見。意見不一致時(shí)，要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見征詢完善后，應(yīng)送文件管理部門審核，必要時(shí)文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問論證，對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：

（一）是否征求相關(guān)部門、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見；

（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無沖突、重復(fù)；

（三）文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則；

（五）邏輯是否嚴(yán)密，流程是否順暢，是否具備可操作性；

（六）其他要審核事項(xiàng)。

第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求，以及公司職責(zé)分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應(yīng)注明生效時(shí)間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間，并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門目標(biāo)考核。具體由文件管理部門、業(yè)務(wù)部門與目標(biāo)考核管理部門共同配合做好。

第二十六條各部門對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出改進(jìn)意見。

第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關(guān)單位意見基礎(chǔ)上完成，并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出，對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營實(shí)際不符的，文件管理部門可以提請(qǐng)文件的制定部門進(jìn)行修改。

第三十條凡涉及責(zé)任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí)，應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應(yīng)在文件匯編說明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際，對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門每年一季度，對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。