第1篇 檔案管理辦法范本

第一章 總則

第1條 為加強(qiáng)公司檔案管理,保證檔案管理的有效性、規(guī)范性,理順工作程序,明確工作職責(zé),使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本辦法。

第2條 本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作,財(cái)務(wù)檔案管理須參照財(cái)務(wù)有關(guān)制度實(shí)行。

第3條 本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等都是企業(yè)檔案的有機(jī)組成部分,應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善管理,統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第4條 主要職責(zé)。

1.集團(tuán)行政管理中心:負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作;負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。

2.集團(tuán)各中心:負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作;指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。

3.區(qū)域公司:負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作;接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督,并定期向行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。

第二章 管理體制

第5條 公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔;區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。

第6條 集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室,負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理,并對(duì)各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第7條 每個(gè)中心/區(qū)域公司指定專人(兼職)負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理,檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人,第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。

第8條 日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理,并移交給行政管理中心檔案管理員。

第9條 集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。

1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作,定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查,及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題,確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。

3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料,做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作。

4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對(duì)工作,保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。

5.及時(shí)對(duì)超期保管的檔案提出處理意見(jiàn),做好檔案的銷毀工作。

6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置工作。

7.及時(shí)總結(jié)檔案管理工作情況,向集團(tuán)匯報(bào)檔案管理工作,提出檔案管理工作的意見(jiàn)和建議。

8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。

9.組織對(duì)區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。

第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。

1.區(qū)域公司要指定專門的機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員,認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作,并對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.區(qū)域公司所屬項(xiàng)目工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)結(jié)束后,工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料收集齊全,整理完善,及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)工程管理中心審核,并移交區(qū)域公司檔案管理部門。

3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作,建立健全科學(xué)的檔案管理制度;為便于對(duì)檔案的有效利用,應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù),配備必要的設(shè)備設(shè)施,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失,確保檔案的安全和完整。

4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)活動(dòng),并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)匯報(bào)。

第三章 文件材料的形成和歸檔

第11條 檔案的收集。檔案資料是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會(huì)議資料、申報(bào)資料、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會(huì)議審計(jì)資料等,形式可為光盤、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級(jí)單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。

第12條 歸檔時(shí)間:

1.黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的文件材料(包括電子文件)在次年的1月份前歸檔。

2.財(cái)務(wù)類檔案五年一歸,期間由財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。

3.審計(jì)類檔案,由審計(jì)部門整理成冊(cè)(包括電子目錄),次年3月底前歸檔。

4.經(jīng)營(yíng)管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊(cè)向檔案室歸檔。

5.實(shí)物類證書如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照證件類都隨時(shí)歸檔。

6.載體類(報(bào)刊、照片、光碟),在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。

第13條 歸檔要求:

1.歸檔的文件材料必須齊全完整,照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說(shuō)明材料一起歸檔。

2.歸檔的文件材料必須是原件,必須易于長(zhǎng)久保存,同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整,審查簽字手續(xù)完備,禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。

3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案,由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔,同時(shí)報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。

4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄,案卷目錄一式兩份,一份由檔案管理員存檔,另一份由歸檔部門留存,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第14條 歸檔范圍:各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料,重點(diǎn)收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級(jí)和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括:

1.黨群工作形成的文件材料:包括黨務(wù)、工、青、婦,商會(huì)、協(xié)會(huì)等工作形成的文件材料。

2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn),企業(yè)章程,股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議,企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置及變更,行政及法律事務(wù),公證、審計(jì),人事任免等工作形成的文件材料。

3.經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策,計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工作,資產(chǎn)管理,知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,企業(yè)信用管理、形象宣傳,合同管理,財(cái)務(wù)管理,物資管理,營(yíng)銷管理,境外經(jīng)營(yíng)管理以及招投標(biāo)項(xiàng)目管理等方面的文件材料。

4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料:包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作,質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作,能源管理,企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè),科技管理,生產(chǎn)安全和消防工作,事故分析與處理,交通管理,環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制,危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與控制,計(jì)量工作,標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料:包括基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。

6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開(kāi)竣工報(bào)告、施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程定位記錄、地基驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測(cè)記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙。

7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料:包括購(gòu)置設(shè)備儀器的立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同,設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等方面的文件材料。

8.會(huì)計(jì)工作形成的文件材料:包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等方面的文件材料。

9.人力資源管理形成的文件材料:包括員工基本信息、勞動(dòng)合同、職工履歷、工資、考核、技能評(píng)定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、社會(huì)保險(xiǎn)與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。

10.公司重大活動(dòng)、會(huì)議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報(bào)告,以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。

11.公司人員外出參與會(huì)議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。

12.其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

第15條 檔案的密級(jí)。檔案的保密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。

1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分,包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的,一旦泄密會(huì)使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。

2.“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分,包括在一定時(shí)期,一定范圍內(nèi)需要保密的,一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分,一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

4.“內(nèi)部”是沒(méi)有對(duì)外的文件,只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。

第四章 檔案管理

第16條 檔案的分類與編目。

1.檔案的分類是以公司全部檔案為對(duì)象,由行政管理中心組織所有部門對(duì)檔案進(jìn)行分類,形成檔案分類大綱,并按檔案分類大綱進(jìn)行編號(hào)。

2.檔案管理員對(duì)接收的各類歸檔材料及檔案要及時(shí)地進(jìn)行登記,并編制案卷目錄。

第17條 檔案的保管。

1.檔案室必須有專門檔案庫(kù)房,配備專用的檔案柜架,并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。

2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

第18條 歸檔材料及檔案的移交。

1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時(shí)要認(rèn)真驗(yàn)收,嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。

2.各部門發(fā)生變動(dòng)、撤銷時(shí),應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。

第19條 檔案的鑒定。

1.檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》(見(jiàn)附件1)劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種,凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長(zhǎng)。

2.公司要定期對(duì)檔案的密級(jí)、時(shí)限進(jìn)行鑒定,鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。

3.對(duì)歸檔文件必須在顯著位置(例如文件頁(yè)面的右上角)注明“歸檔”字樣,有密級(jí)的還應(yīng)注明“密級(jí)”。

4.凡是已超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》(見(jiàn)附件2)上登記,并填寫《檔案銷毀清冊(cè)審批表》(見(jiàn)附件3)經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)審批后由專人監(jiān)銷,《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)立卷永久保存。

第20條 檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具,以保證及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。

第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過(guò)oa流程或填寫《檔案借閱審批表》(見(jiàn)附件4)進(jìn)行申請(qǐng)。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機(jī)密檔案的批準(zhǔn)手續(xù),填寫《絕密、機(jī)密檔案審批表》(見(jiàn)附件5),未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》(見(jiàn)附件6),并監(jiān)視借閱人員如實(shí)填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則:

1.公司檔案不允許外單位人員查閱。

2.非財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)、審計(jì)檔案,須經(jīng)總裁批準(zhǔn),方可查閱。

3.公司內(nèi)部員工因工作需要,由所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工作范圍內(nèi)的檔案。

4.具有保密要求的電子檔案,未經(jīng)批準(zhǔn),任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播等,一般情況下不得通過(guò)聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用,如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時(shí),必須符合企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定,并有穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.凡外出工作或調(diào)離本公司的員工,離開(kāi)前必須歸還全部所借檔案。

第22條 檔案借閱流程

1.內(nèi)部、秘密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

2.機(jī)密、絕密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

第23條 開(kāi)發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī),任何個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容,對(duì)涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為,應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

第五章 附則

第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò),自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第26條 附件:(1)檔案歸檔范圍和保管期限;(2)檔案銷毀清冊(cè);(3)檔案銷毀清冊(cè)審批表;(4)檔案借閱審批表;(5)絕密、機(jī)密檔案審批表;(6)檔案借閱登記簿。

第2篇 船員檔案管理規(guī)定辦法

船員檔案管理暫行規(guī)定

一、為建立、健全船員檔案的管理工作,進(jìn)一步掌握船員技術(shù)狀況,實(shí)現(xiàn)船員檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化,特制定本規(guī)定。

二、船員檔案是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)在組織各類考試和核發(fā)各類別證件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用價(jià)值的文字、表格等文件材料,是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)活動(dòng)的原始依據(jù)。

三、船員檔案是由船員考試、適任證書簽發(fā)、船員服務(wù)簿發(fā)放、海員專業(yè)訓(xùn)練、海員證簽發(fā)等方面材料構(gòu)成的。

四、船員檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,由專人負(fù)責(zé)檔案積累和管理工作,確保檔案和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

五、船員有關(guān)材料歸檔的基本要求:

1.歸檔要及時(shí);

2.歸檔的文件材料必須完整;

3.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)工作的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

六、船員檔案分三個(gè)層次管理:

1.船員檔案卡片是記載一個(gè)船員的基本情況及其所持各類別證件的主要技術(shù)資歷資料。用于檢索和統(tǒng)計(jì)?？ㄆ瑑?nèi)容、規(guī)格全國(guó)統(tǒng)一?？ㄆ欧彭樞蛞紤]檢索方便,各單位可自行選擇。

2.注冊(cè)登記簿是記載所簽發(fā)證件的有關(guān)技術(shù)細(xì)節(jié)。用于查閱、核工業(yè)實(shí)和統(tǒng)計(jì)。注冊(cè)登記簿內(nèi)容全國(guó)統(tǒng)一。

3.檔案,即船員檔案的有關(guān)表格內(nèi)容實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一。

七、船員有關(guān)材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:

1.海員證方面。有出國(guó)任務(wù)批件、出國(guó)政審批件、海員證繳銷登記表等有關(guān)材料。

2.專業(yè)訓(xùn)練方面。有主管機(jī)關(guān)的關(guān)于培訓(xùn)單位開(kāi)展培訓(xùn)工作的批準(zhǔn)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、專業(yè)訓(xùn)練申請(qǐng)表、成績(jī)單、簽發(fā)合格證情況記載等有關(guān)材料。

3.船員服務(wù)簿方面。有船員服務(wù)簿申請(qǐng)表等有關(guān)材料。

4.適任證書方面。有關(guān)考試發(fā)證申請(qǐng)、鑒定、登記表、體格檢查表和有關(guān)證明材料。

5.考試方面。有考卷記錄、考場(chǎng)記錄、考試成績(jī)登記表等有關(guān)材料。

八、船員檔案必須有專門的儲(chǔ)存場(chǎng)所,存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。

九、要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。將有關(guān)內(nèi)容按要求填寫'船員培訓(xùn)考試發(fā)證年報(bào)表',一式兩份,一份留底,一份于次年1月31日前報(bào)船員考試發(fā)證主管機(jī)關(guān)。

十、檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)管理工作、提高辦事質(zhì)量和效率的重要手段,有條件的單位要逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)管理檔案。

十一、各考試發(fā)證機(jī)關(guān)要配備專職檔案管理人員并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案人員應(yīng)由具有高中或相當(dāng)于高中學(xué)歷的并具有一定工作能力的人員擔(dān)任。

第3篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法

1 總則

1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司(以下簡(jiǎn)稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。

1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國(guó)家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。

1.3公司的檔案不向社會(huì)開(kāi)放,只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。

1.4對(duì)在工作中不負(fù)責(zé)任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。

2適用范圍

本辦法適用于公司所屬各單位。

3定義

3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的,具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。

3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。

4管理職責(zé)

4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。

4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。

4.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。

4.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。

4.2.3收集、保管本單位各類檔案。

4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù),延長(zhǎng)檔案壽命,并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作。

4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。

4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。

4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開(kāi)發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。

4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。

5 歸檔

5.1公司單位(部門)的檔案由形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,單位檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。

5.2各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律文書歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。

5.3各單位的部門專兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對(duì)不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權(quán)提出整改意見(jiàn)、限期整改。

5.4歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫等。(詳參見(jiàn)《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》)

5.5歸檔要求

5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應(yīng)的資料,任何部門和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。

5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。

5.6歸檔時(shí)間

5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。

5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工(成果鑒定)3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。

5.6.3會(huì)計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。

5.6.4榮譽(yù)類、紀(jì)念品類實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類實(shí)物檔案每年1月份以前移交;印章類實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。

5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。

6歸檔方式

6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式,即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間,在檔案室的指導(dǎo)下對(duì)本部門的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入,對(duì)本部門的檔案進(jìn)行整理、編號(hào),檔案室裝盒入庫(kù)上架。

6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對(duì)文件進(jìn)行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。

6.3會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)檔案,對(duì)會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)、對(duì)帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。

6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對(duì)一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合,打印照片移交目錄,檔案室對(duì)照片檔案進(jìn)行整理、裝冊(cè)并入庫(kù)上架。

6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對(duì)錄音文件進(jìn)行整理入庫(kù)。

6.6實(shí)物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接,對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。

6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案,打印移交目錄,檔案室對(duì)光盤檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。

6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。

6.9歸檔流程所涉及的部門有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過(guò)程中所承擔(dān)的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。

7檔案的分類

7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。

7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合,根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對(duì)分類表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對(duì)象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類。

7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個(gè)檔案類型。

7.3.1文書檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營(yíng)管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資,六個(gè)一級(jí)類目。

7.3.2會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)帳務(wù)類檔案屬于4大類財(cái)務(wù)審計(jì)類目下,但由于其管理方式與文書檔案不同,因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門類。各單位可結(jié)合自身實(shí)際,根據(jù)其形成特點(diǎn),增設(shè)類型分別編目、排架。

7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類),科學(xué)技術(shù)研究(7大類),基本建設(shè)(8大類),設(shè)備儀器(9大類)。

7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級(jí)類目的管理范疇,在內(nèi)容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門類進(jìn)行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下:

特殊載體檔案名稱

代字

照片檔案

zp

磁性載體檔案

c*

錄音文件

ly

實(shí)物檔案

sw

光盤

gp

7.3.5電子類文件(ed)。

8 檔案管理

8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫(kù)房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷毀制度》等。

8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫(kù)房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫(kù))、工作室、閱覽室。檔案庫(kù)必須堅(jiān)固、嚴(yán)密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。

8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。

8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫(kù)房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理和核對(duì)工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。

8.5公司部門要定期對(duì)檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

9檔案的開(kāi)發(fā)利用

9.1開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)、利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開(kāi)發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》

9.2檔案部門要積極主動(dòng)配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要,重點(diǎn)編寫具有參考價(jià)值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡(jiǎn)介等。

9.3檔案的開(kāi)發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

10 附則

10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

10.2本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。

10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。

第4篇 人事檔案管理規(guī)定辦法

人事檔案管理規(guī)定

第一條 為了實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。

第二條 人事檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來(lái)的每個(gè)教工的檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條 人事檔案管理部門,均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對(duì)所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第四條 整理人事檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條 整理人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條 整理人事檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí),熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

第七條 人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入人事檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問(wèn)題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:

(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來(lái)。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等。

上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。審查結(jié)論,處分決定、組織鑒定、民-主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。任免呈報(bào)表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;

(五)鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。

第十二條 人事檔案正本, 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類:

第一類 履歷材料

干部履歷表(書)、簡(jiǎn)歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表,干部簡(jiǎn)要情況表,干部信息管理登記表,以“簡(jiǎn)歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要介紹不同時(shí)間學(xué)習(xí),工作的地點(diǎn)、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

自傳(自己寫的個(gè)人經(jīng)歷),個(gè)人撰寫的簡(jiǎn)歷材料(主要內(nèi)容為:個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系)等。帶自傳的履歷材料或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類。

第三類 鑒定(含自我鑒定),考察、考核材料

1、 考核材料:干部年度考核表,專業(yè)技術(shù)人員年度考核表,考察材料,現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測(cè)評(píng)表,參加形勢(shì)教育干部實(shí)績(jī)考核表,領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報(bào)告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職推薦意見(jiàn),干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表,民-主評(píng)議綜合材料。

2、評(píng)語(yǔ)鑒定:高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表,報(bào)考研究生思想政治情況表,學(xué)生操行評(píng)語(yǔ),所有不帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定(包括:學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國(guó)、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民族干部、知青),各類人員評(píng)(鑒評(píng)表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。

3、審計(jì)報(bào)告:任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見(jiàn)的材料、,離任審計(jì)表等。

第四類 學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)等綜合材料

1、學(xué)歷材料:學(xué)生登記表(初中、高中),學(xué)生成績(jī)登記表,考生報(bào)名登記表,新學(xué)員審批審批登記表,選拔學(xué)生登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生分配登記表,畢業(yè)生登記及鑒定表,畢業(yè)論文成績(jī)登記表,學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表,學(xué)籍登記表,研究生登記表,推薦上學(xué)意見(jiàn)書,同意推薦上學(xué)的證明,高考志愿書(申請(qǐng)報(bào)考書),退學(xué)證明,肄業(yè)材料,學(xué)生學(xué)年小結(jié)表,證明畢業(yè)時(shí)間的材料,中央黨校學(xué)員登記表,中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié),中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié),中央黨校學(xué)員黨性思想考評(píng)表,畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件,學(xué)歷證明,學(xué)位申請(qǐng)書,干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表,所有帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定,出國(guó)留學(xué)審查登記表,報(bào)考(申請(qǐng))表,同意參加高考的證明,攻讀博士學(xué)位專家推薦書,定向(合同)培養(yǎng)高校學(xué)生合同書等。

2、專業(yè)技術(shù)材料:教師登記表,教師資格過(guò)渡申請(qǐng)表,教師任職資格申報(bào)表,醫(yī)務(wù)人員登記表,醫(yī)師資格認(rèn)定申請(qǐng)審核表,技術(shù)(兼職)聘書(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會(huì)計(jì)師、指導(dǎo)教師等),專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書,專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表,科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審聘任呈報(bào)表,關(guān)于申請(qǐng)任職資格的報(bào)告,申報(bào)條件和任職資格檢查表,評(píng)審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡(jiǎn)表,科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱評(píng)定表,技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書,專業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表,思想政治工作人員專業(yè)職務(wù)申報(bào)表,思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報(bào)表,科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書等。

3、培訓(xùn)材料:黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表,崗位職務(wù)培訓(xùn),培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表,學(xué)員考核登記表,干部進(jìn)修登記表,培訓(xùn)證明,預(yù)備役培訓(xùn),干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。

4、科研成果:創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類 政審材料

個(gè)人的說(shuō)明材料(主要說(shuō)明家庭情況及社會(huì)關(guān)系),家庭成員及社會(huì)關(guān)系登記表,軍婚證明,軍婚報(bào)告及批復(fù),愛(ài)人(對(duì)象)情況登記表,對(duì)其家屬、親友調(diào)查情況的證明,招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學(xué)?？忌螌彶楸?外出培訓(xùn)人員審查表,學(xué)徒審查登記表,公開(kāi)選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗任職人員的資格審查表,知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn),知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)證,更改(確認(rèn))年齡、工齡(參加工作時(shí)間)、民族、國(guó)籍、入伍時(shí)間的證明,“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表,干部在制止動(dòng)-亂、平息*斗爭(zhēng)中的表現(xiàn)情況,在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況,家庭成員旁證材料,關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說(shuō)明等。

第六類 黨團(tuán)材料

入團(tuán)志愿書,入團(tuán)申請(qǐng)書,退團(tuán)申請(qǐng)書,超齡離團(tuán)登記表,入黨志愿書,入黨申請(qǐng)書(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書,轉(zhuǎn)正的意見(jiàn),入黨積極分子培訓(xùn)考核表,發(fā)展黨員計(jì)劃審核登記表,民-主評(píng)議黨員登記表,黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請(qǐng),確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料,加入其他黨派的申請(qǐng)書、登記表及證明,由單位開(kāi)具的黨、團(tuán)材料丟失的證明(說(shuō)明)等。

第七類 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料

所有獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料,黨員民-主評(píng)議登記表(被評(píng)為優(yōu)秀黨員的),得獎(jiǎng)的著作登記單,獎(jiǎng)學(xué)金審批表,通報(bào)表?yè)P(yáng)等。

第八類 干部違*紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料

紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對(duì)個(gè)人的處分決定,上級(jí)批復(fù),核定(調(diào)查)報(bào)告,本人的檢查,交待,對(duì)處分決定的意見(jiàn),復(fù)查報(bào)告、決定、結(jié)論,免予、解除,撤銷處分的決定、意見(jiàn)、通知,通報(bào)批評(píng)材料,對(duì)個(gè)人的治安管理處罰決定書,不起訴決定書,刑事判決書,懲罰性民事判決書,計(jì)劃生育處罰決定等。

第九類 工資、任免、身份等方面的材料

1、干部工資、定級(jí)、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動(dòng)工資表,帶工資的任免表,轉(zhuǎn)正定級(jí)登記表(含無(wú)工資額的),因受獎(jiǎng)勵(lì)晉升工資相關(guān)表格,工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信,職工考核升級(jí)審批表,工作變動(dòng)登記表,各類津貼呈報(bào)審批表,待遇問(wèn)題的審批表等。

2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰(zhàn)士提升職務(wù),級(jí)別報(bào)告表,干部提升晉級(jí)報(bào)告表,軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表),工資待遇不變晉升職務(wù),干部職務(wù)任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關(guān)的各委員會(huì)委員的登記表(如:共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等),對(duì)總會(huì)計(jì)師,總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等。考察材料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。

3 、干部因公出國(guó)(境)材料

因公出國(guó)人員審批表,因公出國(guó)人員備案表,初次出國(guó)人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>

4、招工、軍警、代表等材料:

(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業(yè)人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調(diào)生錄用審批表,職工子女申請(qǐng)安排工作登記表,學(xué)徒工審查登記表,畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明,轉(zhuǎn)干審批表,“吸收錄用”干部審批表(登記表),吸收錄用教師表,高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表,選拔錄用干部審批表,“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表,組織對(duì)組織初具的證明由于其家庭原因請(qǐng)求安排工作的情況說(shuō)明或證明等。

(2)軍警材料:入伍登記表,應(yīng)征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報(bào)告表,退伍軍人登記表,軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表,評(píng)定授予軍官軍銜報(bào)告表,法官、檢察官、警官等級(jí)變動(dòng)審批(評(píng)定)表,轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表,軍用汽車駕駛執(zhí)照申請(qǐng)表,車輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。

(3)代表材料:各類代表大會(huì)代表登記表,當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類組織委員的登記表(如:書畫協(xié)會(huì),青年聯(lián)合會(huì)等)等。

(4)其它:公務(wù)員過(guò)渡審批表,公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的),參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表,兼職聘書(職務(wù)),調(diào)動(dòng)工作審批表,辭職申請(qǐng)書報(bào)告及審批表,任職責(zé)任合同書,勞動(dòng)合同書或協(xié)議書等。

第十類 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料

體檢表(有殘疾),殘疾等級(jí)材料,各類通知書,家屬隨軍登記(報(bào)告)表,領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表,干部住房情況表,干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié),學(xué)習(xí)小結(jié),自愿生一個(gè)孩子申請(qǐng),獨(dú)生子女證申請(qǐng)登記表,各類函件(如:調(diào)動(dòng)工作介紹信、報(bào)名介紹信),結(jié)婚報(bào)告(非軍人),共同培養(yǎng)協(xié)議書,工會(huì)入會(huì)申請(qǐng),工會(huì)會(huì)員登記表,報(bào)到證,申請(qǐng)下基層的申請(qǐng)書,合同(協(xié)議)書,人事?tīng)?zhēng)議仲裁裁決書,傷殘,工傷等級(jí)診斷書及有關(guān)材料,干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等。

不能裝入干部檔案的材料:工作總結(jié),生活小結(jié),思想?yún)R報(bào),接轉(zhuǎn)材料交接單,工作證復(fù)印件,檔案整理復(fù)制責(zé)任卡,入黨誓詞,常住人員登記表(戶口本復(fù)印件),論文,各類試卷,學(xué)生證等。

可不裝入干部檔案的材料:檔案?jìng)淇急?和文-革有關(guān)的說(shuō)明須歸入檔案),述職報(bào)告(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證明材料的函(如無(wú)索取證明材料的歸入檔案)。

第十三條 人事檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定,教工考核材料。

第四類的學(xué)歷、學(xué)位,評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料,也可歸入副本。

第十四條 內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類。

(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。

(四)政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問(wèn)題為主的,歸第五類,以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。

第十五條 每類人事檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫頁(yè)數(shù)。

第十六條 檔案材料排序的基本方式:

第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時(shí)間先后順序排列。

第五類材料:若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前,其余材料按時(shí)間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說(shuō)明材料則按時(shí)間先后排列。

第六類材料:首先是入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書;其次是入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書;黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。

第八類材料:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人的檢查或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列。

第十七條 每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引,有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱,起到了提綱挈領(lǐng)的作用。

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫。每大類的第一行填寫大類號(hào)及其名稱,大類號(hào)用漢字一至十表示。第二行開(kāi)始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……填寫;

(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無(wú)題目的材料,應(yīng)擬定題目。材料的題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

(三)“材料形成時(shí)間”,一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間;

(四)填寫“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件),一般均為一份;材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算,采用圖書編頁(yè)法,每面為一頁(yè),印有頁(yè)碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫;

(五)內(nèi)容排布:

①共十大類,每大類與大類之間間隔為四行;

②各大類材料中,若無(wú)該類檔案材料,其大類標(biāo)題仍然保留,注意空足四行,再進(jìn)入下一大類材料的輸入;

③第九類“工資任免等材料”分四小類,每小類與小類之間間隔為三行;

④第九類“工資任免等材料”中,若無(wú)哪小類材料,其標(biāo)題不保留,注意空足三行,再進(jìn)入下一小類材料的輸入;

⑤目錄輸入完畢后,將最后一頁(yè)空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁(yè),再進(jìn)行打印。

⑥打印出來(lái)的目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得有過(guò)于明顯的印黑、涂抹和皺褶。

第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須進(jìn)行搶救。搶救材料,一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料,必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無(wú)誤,注明復(fù)制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí),可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。

第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長(zhǎng)檔案材料的壽命,對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法:

(一)對(duì)超出16開(kāi)(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切,做到橫平豎直,統(tǒng)一尺度,前后一致,保證檔案材料的規(guī)范。

裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容,檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離,包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離,防止打孔時(shí)損壞檔案材料。不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無(wú)關(guān)的字跡)。

裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊,不能裁斷。對(duì)于超出16開(kāi)規(guī)格且無(wú)法裁切的檔案材料,須進(jìn)行折疊。折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀。

(二)小于16開(kāi)規(guī)格檔案材料,要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下,遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁(yè)裱邊,豎邊必須補(bǔ)齊。裱邊要粘牢,同時(shí)不能把下一頁(yè)粘住。

(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2:1的比例調(diào)制,涂抹時(shí)注意適量,不能過(guò)多或過(guò)少。

(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住,并把原來(lái)的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁(yè)左右包一本,紙張薄的10頁(yè)左右包一本。包邊紙一般為b5復(fù)印紙,(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長(zhǎng)條。

(五)編寫頁(yè)碼和編號(hào),須擦掉以前的編號(hào),新編號(hào)字體要美觀整潔,不要過(guò)大。頁(yè)碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號(hào)的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。

(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊,有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。整理時(shí)要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方,與紙的右上角完全重疊,貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。

(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過(guò)大應(yīng)折疊,一般為折下邊和右邊。

(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無(wú)關(guān)的字跡一律擦除。

(九)整理過(guò)程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件,根據(jù)類別、時(shí)間排序,按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后,要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。

(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化生銹損毀材料。

(十一)對(duì)于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。

第二十一條 每個(gè)教工的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用,具體做法:

(一)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤;

(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

第二十二條 人事檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查,經(jīng)驗(yàn)收合格后,方能入庫(kù)。

第二十三條 人事檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國(guó)家的秘密。

(一)在整理檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,以確保檔案的安全;

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過(guò)程中,要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。

注:查看本文相關(guān)詳情請(qǐng)搜索進(jìn)入安徽人事資料網(wǎng)然后站內(nèi)搜索人事檔案管理?xiàng)l例。

第5篇 四季花城小區(qū)檔案管理辦法

花城小區(qū)檔案管理辦法

1建筑物檔案的管理:

⑴物業(yè)檔案:是在工程建設(shè)及管理、服務(wù)過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的有關(guān)圖紙、圖表、文字、照片、影像、錄音等文件材料的總稱。它是工程的重要資產(chǎn);是歷史的原始的真實(shí)記錄;是物業(yè)管理服務(wù)的重要依據(jù)。建立物業(yè)檔案,是物業(yè)管理單位實(shí)現(xiàn)物業(yè)規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的手段,是提高綜合管理能力的基礎(chǔ)。物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物檔案、業(yè)主及住用戶檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。

⑵建立檔案管理制度:按照社會(huì)檔案行政管理的要求和質(zhì)量管理體系文件標(biāo)準(zhǔn),建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準(zhǔn)則和依據(jù),物業(yè)檔案管理制度主要有:對(duì)機(jī)構(gòu)部門管理人員職責(zé)的規(guī)定;對(duì)管理工作程序的規(guī)定;對(duì)檔案相關(guān)責(zé)任部門的規(guī)定;對(duì)檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標(biāo)準(zhǔn);對(duì)違反制度的處罰規(guī)定等。

⑶確定檔案的內(nèi)容

①建筑物原始檔案:建筑物原始檔案是指物業(yè)管理單位在接管物業(yè)管理時(shí),從發(fā)展商手中接收的在工程建設(shè)施工過(guò)程中形成的工程檔案,主要指竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖,具體內(nèi)容請(qǐng)見(jiàn)下表:

序號(hào)資料名稱移交單位移交人接收單位接收人資料編號(hào)

一產(chǎn)權(quán)資料

1項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

2用地批準(zhǔn)文件

3建筑執(zhí)照

二技術(shù)資料

1竣工圖--總平面圖

2建筑圖--建筑圖

3結(jié)構(gòu)圖--結(jié)構(gòu)圖

4附屬工程及隱蔽管的全套圖紙

5地質(zhì)勘察報(bào)告

6工程預(yù)決算分項(xiàng)單

7圖紙會(huì)審記錄

8工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

9隱蔽工程驗(yàn)收記錄

10沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖

三竣工驗(yàn)收證明書

1太倉(cāng)市基建工程竣工驗(yàn)收書

2太倉(cāng)市建筑消防驗(yàn)收合格證

3電話工程竣工驗(yàn)收證書

4鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

5新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

6水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書

7砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

8供水、供暖管道的試壓報(bào)告

9如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的設(shè)備,開(kāi)發(fā)商還需提供:水泵、配電柜變壓器、住戶對(duì)講系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的訂購(gòu)合同、驗(yàn)收證書、產(chǎn)品證書、產(chǎn)品說(shuō)明書、竣工圖紙等

四房屋使用資料

1房屋產(chǎn)權(quán)資料

各用戶業(yè)主名單、地址、電話清單

建筑面積計(jì)算書

五供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的,竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書(太倉(cāng)市各部門頒發(fā)的常規(guī)證書)

1供用電協(xié)議書

2用電許可證

3委托銀行代收電費(fèi)合同書

4變壓器報(bào)停申請(qǐng)表

5用水申請(qǐng)審批表

6月供水計(jì)劃報(bào)告單

②建筑物維護(hù)、改造檔案:建筑物維護(hù)、改造檔案是物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體(或稱物業(yè)公共設(shè)施及公共部分)進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料:

a)維護(hù)改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件

b)維護(hù)改造工程施工許可證

c)維護(hù)改造方案

d)維護(hù)改造工程合同

e)維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

f)維護(hù)改造工程施工技術(shù)文件(按城建檔案管理部門制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

g)維護(hù)改造工程驗(yàn)收證明書

h)維護(hù)改造工程結(jié)算(核算)表

i)各設(shè)備及工程使用維護(hù)說(shuō)明書

j)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

k)維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖

③用戶裝修、改造工程檔案: 用戶裝修改造檔案是指住戶對(duì)自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料,一般內(nèi)容如下。

a)裝修、改造申請(qǐng)表及審查意見(jiàn)

b)裝修設(shè)計(jì)圖

c)裝修、改造過(guò)程中的管理、監(jiān)理資料

d)完工后的驗(yàn)收意見(jiàn)

④檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交:檔案的收集、接收、整理和移交是檔案管理工作的基礎(chǔ)。物業(yè)管理檔案員應(yīng)從項(xiàng)目接管開(kāi)始便收集應(yīng)歸檔的各類文件資料并進(jìn)行驗(yàn)收、整理、組織移交等工作,確保檔案材料完整、真實(shí)、規(guī)范和及時(shí)歸檔。檔案的收集、接收工作應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔內(nèi)容的規(guī)定進(jìn)行,對(duì)于缺項(xiàng)少件要有明確的記錄,并提出追繳和補(bǔ)制的要求。對(duì)所收集、接收的檔案要嚴(yán)格核實(shí)材料的真實(shí)性,原始性;對(duì)于檔案中規(guī)定為復(fù)印件的材料接受時(shí)應(yīng)嚴(yán)格與原始材料核對(duì),核實(shí)后的材料應(yīng)有明確的注明。根據(jù)檔案材料來(lái)源渠道眾多的情況,按以下的職責(zé)分工負(fù)責(zé)收集、接收:

(a)工程技術(shù)主管負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖等項(xiàng)目建筑物的原始資料;

(b)安保主管負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

(c)辦公文員負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案;

(d)其他檔案資料和維修、巡視、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能單位負(fù)責(zé)收集。

收集來(lái)的上述檔案資料應(yīng)及時(shí)送交檔案室(根據(jù)不同情況制定各種資料送交的時(shí)間,但每周應(yīng)確定一天為各部門與檔案室移交檔案的時(shí)間)。對(duì)于收集、接收上來(lái)的檔案,檔案室應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)定、簽收并進(jìn)行整理、分類、編目及著錄。其用紙(或載體)、用墨、記錄書寫的字體和符號(hào)均應(yīng)符合國(guó)家及太倉(cāng)市檔案行政管理部門制定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。

(4)業(yè)主與住用戶檔案的管理

①建立檔案管理制度:按照社會(huì)檔案行政管理的要求和質(zhì)量體系文件標(biāo)準(zhǔn),建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準(zhǔn)則和依據(jù),主要有:對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)和責(zé)任部門的規(guī)定,對(duì)機(jī)構(gòu)部門管理人員職責(zé)的規(guī)定;對(duì)管理工作程序的規(guī)定;對(duì)檔案相關(guān)責(zé)任部門的規(guī)定;對(duì)檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標(biāo)準(zhǔn);對(duì)違反制度的處罰規(guī)定等。

②業(yè)主及住用戶檔案的內(nèi)容:業(yè)主及住用戶檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主及住用戶的文件材料和信息,主要包括:

(a)業(yè)主登記表

(b)業(yè)主身份證、暫住證(復(fù)印件)

(c)業(yè)主家庭成員登記表

(d)買房合同及公證書(復(fù)印件

)

(e)房屋使用、管理、維修公約

(f)業(yè)主物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明書(復(fù)印件)

(g)租賃合同及公證書(復(fù)印件)

(h)租住人員登記表

(i)業(yè)主物業(yè)面積查丈書(復(fù)印件)

(j)其他需要業(yè)主及住用戶提供的材料

③檔案的電腦化管理

a信息采集:

類型信息輸入

基本信息業(yè)主登記事項(xiàng)(姓名、年齡、職業(yè)、同戶人、身份證號(hào)、通訊號(hào)、聯(lián)系地址等)

業(yè)主各種證件圖形掃描

業(yè)主變更登記

產(chǎn)權(quán)信息產(chǎn)權(quán)登記事項(xiàng)

產(chǎn)權(quán)證書圖形掃描

產(chǎn)權(quán)變更事項(xiàng)

合約信息合約內(nèi)容摘要

產(chǎn)權(quán)證書圖形掃描

合約執(zhí)行情況記錄

b信息錄入

第6篇 檔案管理辦法

第一章? 總則

第1條 為加強(qiáng)公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制訂本辦法。

第2條 本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案管理須參照財(cái)務(wù)有關(guān)制度實(shí)行。

第3條 本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等都是企業(yè)檔案的有機(jī)組成部分，應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善管理，統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第4條 主要職責(zé)。

1.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作；負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。

2.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。

3.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。

第二章? 管理體制

第5條 公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔；區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。

第6條 集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對(duì)各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第7條 每個(gè)中心/區(qū)域公司指定專人（兼職）負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人，第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。

第8條 日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。

第9條 集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。

1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作，定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。

3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作。

4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對(duì)工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。

5.及時(shí)對(duì)超期保管的檔案提出處理意見(jiàn)，做好檔案的銷毀工作。

6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置工作。

7.及時(shí)總結(jié)檔案管理工作情況，向集團(tuán)匯報(bào)檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見(jiàn)和建議。

8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。

9.組織對(duì)區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。

第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。

1.區(qū)域公司要指定專門的機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員，認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.區(qū)域公司所屬項(xiàng)目工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)結(jié)束后，工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料收集齊全，整理完善，及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管理部門。

3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作，建立健全科學(xué)的檔案管理制度；為便于對(duì)檔案的有效利用，應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，配備必要的設(shè)備設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。

4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)，并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)匯報(bào)。

第三章? 文件材料的形成和歸檔

第11條 檔案的收集。檔案資料是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會(huì)議資料、申報(bào)資料、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會(huì)議審計(jì)資料等，形式可為光盤、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級(jí)單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。

第12條 歸檔時(shí)間：

1.黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。

2.財(cái)務(wù)類檔案五年一歸，期間由財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。

3.審計(jì)類檔案，由審計(jì)部門整理成冊(cè)（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。

4.經(jīng)營(yíng)管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊(cè)向檔案室歸檔。

5.實(shí)物類證書如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照證件類都隨時(shí)歸檔。

6.載體類（報(bào)刊、照片、光碟），在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。

第13條 歸檔要求：

1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說(shuō)明材料一起歸檔。

2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長(zhǎng)久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。

3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案，由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔，同時(shí)報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。

4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第14條 歸檔范圍：各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料，重點(diǎn)收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級(jí)和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務(wù)、工、青、婦，商會(huì)、協(xié)會(huì)等工作形成的文件材料。

2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議，企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置及變更，行政及法律事務(wù)，公證、審計(jì)，人事任免等工作形成的文件材料。

3.經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策，計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工作，資產(chǎn)管理，知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財(cái)務(wù)管理，物資管理，營(yíng)銷管理，境外經(jīng)營(yíng)管理以及招投標(biāo)項(xiàng)目管理等方面的文件材料。

4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料：包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理，生產(chǎn)安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制，危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與控制，計(jì)量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料：包括基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。

6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開(kāi)竣工報(bào)告、施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程定位記錄、地基驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測(cè)記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙。

7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料：包括購(gòu)置設(shè)備儀器的立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同，設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等方面的文件材料。

8.會(huì)計(jì)工作形成的文件材料：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等方面的文件材料。

9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動(dòng)合同、職工履歷、工資、考核、技能評(píng)定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、社會(huì)保險(xiǎn)與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。

10.公司重大活動(dòng)、會(huì)議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報(bào)告，以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。

11.公司人員外出參與會(huì)議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。

12.其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

第15條 檔案的密級(jí)。檔案的保密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。

1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的，一旦泄密會(huì)使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。

2.“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時(shí)期，一定范圍內(nèi)需要保密的，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

4.“內(nèi)部”是沒(méi)有對(duì)外的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。

第四章? 檔案管理

第16條 檔案的分類與編目。

1.檔案的分類是以公司全部檔案為對(duì)象，由行政管理中心組織所有部門對(duì)檔案進(jìn)行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進(jìn)行編號(hào)。

2.檔案管理員對(duì)接收的各類歸檔材料及檔案要及時(shí)地進(jìn)行登記，并編制案卷目錄。

第17條 檔案的保管。

1.檔案室必須有專門檔案庫(kù)房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。

2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

第18條 歸檔材料及檔案的移交。

1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時(shí)要認(rèn)真驗(yàn)收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。

2.各部門發(fā)生變動(dòng)、撤銷時(shí)，應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。

第19條 檔案的鑒定。

1.檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》（見(jiàn)附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長(zhǎng)。

2.公司要定期對(duì)檔案的密級(jí)、時(shí)限進(jìn)行鑒定，鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。

3.對(duì)歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁(yè)面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級(jí)的還應(yīng)注明“密級(jí)”。

4.凡是已超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件2）上登記，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)審批表》（見(jiàn)附件3）經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)審批后由專人監(jiān)銷，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)立卷永久保存。

第20條 檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。

第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過(guò)oa流程或填寫《檔案借閱審批表》（見(jiàn)附件4）進(jìn)行申請(qǐng)。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機(jī)密檔案的批準(zhǔn)手續(xù)，填寫《絕密、機(jī)密檔案審批表》（見(jiàn)附件5），未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見(jiàn)附件6），并監(jiān)視借閱人員如實(shí)填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則：

1.公司檔案不允許外單位人員查閱。

2.非財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)、審計(jì)檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)，方可查閱。

3.公司內(nèi)部員工因工作需要，由所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工作范圍內(nèi)的檔案。

4.具有保密要求的電子檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播等，一般情況下不得通過(guò)聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用，如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時(shí)，必須符合企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，并有穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.凡外出工作或調(diào)離本公司的員工，離開(kāi)前必須歸還全部所借檔案。

第22條 檔案借閱流程

1.內(nèi)部、秘密檔案的借閱：?jiǎn)T工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

2.機(jī)密、絕密檔案的借閱：?jiǎn)T工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

第23條 開(kāi)發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對(duì)涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

第五章? 附則

第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊(cè)；（3）檔案銷毀清冊(cè)審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機(jī)密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。

第7篇 工程技術(shù)檔案管理辦法

工程技術(shù)檔案的管理辦法

技術(shù)檔案管理按照檔案館關(guān)于工程歸檔要求進(jìn)行。工程技術(shù)檔案管理分為施工技術(shù)檔案和竣工技術(shù)檔案,企業(yè)內(nèi)部和項(xiàng)目部分別設(shè)置專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。

第1節(jié)施工技術(shù)資料和管理

1.1加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)資料管理的領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行項(xiàng)目主任工程師(技術(shù)負(fù)責(zé)人)負(fù)責(zé)建立崗位責(zé)任制。

1.2工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度及時(shí)整理,應(yīng)按專業(yè)系統(tǒng)歸類,認(rèn)真填寫,做到字跡清楚,項(xiàng)目齊全、記錄準(zhǔn)確、真實(shí)。

1.3建設(shè)單位直接分包的項(xiàng)目,應(yīng)在分包合同中明確資料收集內(nèi)容和移交的時(shí)間。

1.4在單位工程施工前,與建設(shè)(監(jiān)理)單位共同制訂材料或試塊的送檢計(jì)劃,并確定見(jiàn)證試驗(yàn)室。對(duì)甲方提供的材料應(yīng)在提貨時(shí),及時(shí)索要有關(guān)材料合格證或質(zhì)量證明書。

1.5把施工技術(shù)資料的管理納入企業(yè)的獎(jiǎng)罰制度,對(duì)由管理失控造成涂改、偽造、隨意抽撤或損壞、丟失等行為造成資料不符合要求的,按有關(guān)規(guī)定給予處罰,情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第2節(jié)技術(shù)檔案的內(nèi)容

2.1土建部分

2.1.1 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及工程開(kāi)工審批表。

2.1.2 圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄。

2.1.3 主要原材料、成品、半成品、構(gòu)配件出廠證明及合格證(或試驗(yàn)記錄證明)。

1)磚、水泥、砂、鋼筋、防水材料、隔熱保溫材料、防腐材料試驗(yàn)報(bào)告、鋼構(gòu)件、焊條、外加劑、門窗。

2 )以上材料出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告。

2.1.4 施工試驗(yàn)報(bào)告及記錄。

2.1.5 預(yù)檢記錄:工程定位測(cè)量記錄,模板預(yù)檢、樓層放線、樓層50cm 水平控制線、軸線豎向投測(cè)控制線。

2.1.6 隱蔽工程記錄。

2.1.7 驗(yàn)收記錄

1 )結(jié)構(gòu)工程驗(yàn)收記錄。

2 )竣工驗(yàn)收。

3 )單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表。

4 )單位工程驗(yàn)收記錄。

5 )工程質(zhì)量竣工核定證書。

2.1.8 新型建筑材料及施工新技術(shù)資料。

2.2管道工程

2.2.1 圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄。

2.2.2 主要材料及設(shè)備的合格證。

2.2.3 隱蔽工程驗(yàn)收記錄。

2.2.4 主要設(shè)備明細(xì)表及試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。

2.2.5功能試驗(yàn)記錄。

1 )上水的水壓試驗(yàn)記錄。

2 )下水灌水試驗(yàn)記錄。

3 )通風(fēng)管道試壓、密閉試驗(yàn)記錄。

4 )消防管道試壓記錄(包括自動(dòng)滅火系統(tǒng))。

2.2.6 室外管線測(cè)量記錄。

2.2.7 竣工驗(yàn)收:分部工程驗(yàn)收核查書。

2.3電氣工程

2.3.1 圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄。

2.3.2 主要材料及設(shè)備的合格證。

2.3.3 隱蔽工程驗(yàn)收記錄。

2.3.4 主要設(shè)備明細(xì)表及試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。

2.3.5 調(diào)試記錄、電阻調(diào)試記錄及系統(tǒng)調(diào)試記錄。

2.3.6 發(fā)電、變電、供配電、開(kāi)關(guān)柜等耐壓試驗(yàn)。

2.3.7 室外直填電纜測(cè)量記錄。

2.3.8 竣工驗(yàn)收:分部工程驗(yàn)收核查書。

第8篇 財(cái)會(huì)類檔案管理辦法

1.熟悉財(cái)會(huì)類檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。

2.貫徹、執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定財(cái)會(huì)檔案工作規(guī)章制度。

3.督促、指導(dǎo)、檢查本單位財(cái)會(huì)部門做好財(cái)會(huì)檔案材料的形成、積累、整理、歸柄工作,驗(yàn)收財(cái)務(wù)部門移交的財(cái)會(huì)檔案。

4.將收集、積累的財(cái)會(huì)檔案材料整理、組卷、裝訂,做到組卷合理、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊。

5.根據(jù)財(cái)會(huì)檔案材料不同種類的特征,合理分類存放,便于平時(shí)利用和立卷歸檔。

6.努力開(kāi)發(fā)財(cái)會(huì)榜案信息資源,充分發(fā)揮其作用。

第9篇 個(gè)人檔案管理規(guī)定辦法

個(gè)人檔案管理規(guī)定

中組部、國(guó)家人事部關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系,促進(jìn)人才合理流動(dòng),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱流動(dòng)人員人事檔案是指:

(一)辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員人事檔案; (二)與用人單位解除勞動(dòng)全同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案; (三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;

(四)自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案;

(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

(六)外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案; (七)其它流動(dòng)人員的人事檔案。

第三條 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集體統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)

第四條 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)),其它任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案;嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。

第五條 跨地區(qū)流動(dòng)的流動(dòng)人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理,也可由其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。

第六條 尚未建立人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū),流動(dòng)人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

第七條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。

第三章 流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第八條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書,向流動(dòng)人員原單位開(kāi)具調(diào)檔函,原單位按到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。

轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案材料不齊全或不清楚的,應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清楚。

第九條 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。對(duì)流動(dòng)人員本人自帶的人事檔案,人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收。

第十條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。

第十一條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位必須憑人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動(dòng)人員人事檔案。

第四章 流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理與利用

第十二條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與流動(dòng)人員及其現(xiàn)所在工作單位的聯(lián)系,做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作,不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。收集的材料,必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。

第十三條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好流動(dòng)人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過(guò)程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案材料。

第十四條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定,建立健全流動(dòng)人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項(xiàng)。

(一)查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。查閱單位應(yīng)申明查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。

(二)查閱單位應(yīng)派*黨員到人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱流動(dòng)人員人事檔案。對(duì)不符合規(guī)定條件的,人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。 (三)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和涉及國(guó)家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要嚴(yán)格保管,嚴(yán)格查閱手續(xù)。

(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

(五)查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

第五章 流動(dòng)人員人事檔案的保管

第十五條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備管理流動(dòng)人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房,配備鐵質(zhì)的檔案柜;經(jīng)常檢查庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第十六條 建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理的內(nèi)部規(guī)章制度,加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實(shí)行目標(biāo)管理,不斷提高流動(dòng)人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

第十七條 流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員必須是黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)的共產(chǎn)黨員。

第六章 監(jiān)督與處罰

第十八條 對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行處理:

(一)擅自管理流動(dòng)人員人事檔案的單位或個(gè)人; (二)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;

(三)擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的;

(四)在流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴(yán)重后果的。

對(duì)前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者,要視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育或黨紀(jì)、政紀(jì)處分;觸犯法律的,要依法追究責(zé)任。

第七章 附 則

第十九條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案,應(yīng)本著“服務(wù)為主,適當(dāng)收費(fèi)”的原則,按照有關(guān)規(guī)定收取服務(wù)費(fèi),但不得以贏利為目的。

第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實(shí)施辦法或工作細(xì)則,并報(bào)人事部備案。

第二十一條 本規(guī)定由人事部負(fù)責(zé)解釋。

第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。

第10篇 油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《z省檔案管理?xiàng)l例》、上級(jí)單位相關(guān)管理辦法及有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調(diào)運(yùn)分公司在從事基本建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,包括外部合作,各類項(xiàng)目管理等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃,把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃,保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi),逐步加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護(hù)檔案的完整與安全。

第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第五條 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實(shí)際,設(shè)專(兼)職人員負(fù)責(zé)檔案工作。

第六條 檔案管理的主要職責(zé):

(一)貫徹實(shí)施《檔案法》和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級(jí)主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位實(shí)際,制定有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。

(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計(jì)劃,并組織實(shí)施。

(三)負(fù)責(zé)公司文件材料形成、積累和歸檔工作。

(四)集中管理公司各種活動(dòng)中形成的所有檔案。維護(hù)檔案的完整與安全,負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用。

(五)負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析和匯總上報(bào)工作。

(六)負(fù)責(zé)向上級(jí)檔案部門移交有關(guān)檔案和資料。

(七)負(fù)責(zé)公司重點(diǎn)工程、重大科研項(xiàng)目、重要活動(dòng)的歸檔材料的驗(yàn)收。

(八)負(fù)責(zé)公司檔案管理網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和人員的培訓(xùn)。

(九)負(fù)責(zé)公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用工作。

第七條 各部門應(yīng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

第三章 歸檔范圍

第八條 歸檔文件材料的來(lái)源

(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。

(二)各部門移交公司的文件材料。

(三)各部門引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等附帶的文件材料。

(四)公司參加的合作項(xiàng)目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。

第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍(見(jiàn)附件二)。

第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實(shí)物等各種載體形式。

第四章 立卷歸檔要求

第十一條 文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。

(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

(三)外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后歸檔。

(四)職工參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。

(五)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年后移交歸檔。

第十二條 電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第十四條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

(一)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

(二)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)保留在部門或個(gè)人手中的文件材料。

(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

(四)其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。

第十五條 各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

第十七條 檔案工作人員應(yīng)協(xié)助各職能部門,對(duì)應(yīng)歸檔文件材料的完整程度、準(zhǔn)確性及保存價(jià)值進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)職能部門負(fù)責(zé)人簽審后歸檔。

第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收,重要外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)、對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目等有關(guān)活動(dòng),要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。堅(jiān)持“三納入、四參加”制度。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料以及項(xiàng)目沒(méi)有歸檔,不能申報(bào)成果或評(píng)獎(jiǎng);不能最后通過(guò)驗(yàn)收或鑒定;所有經(jīng)費(fèi)不予結(jié)算。

第十九條 立卷歸檔的總體要求:

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(二)在職能活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實(shí)物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。

(三)歸檔文件以件為單位,進(jìn)行裝訂和系統(tǒng)化整理。

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

(六)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。

(七)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任

者。

(八)當(dāng)年辦結(jié)的文件放在當(dāng)年,跨年度的文件放在結(jié)案的年份里。長(zhǎng)期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。

(九)歸檔時(shí)要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長(zhǎng)期不歸檔。

第五章 檔案的移交

第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊(cè),詳細(xì)填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字審核。

第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對(duì)所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進(jìn)行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。

第二十二條 檔案移交時(shí),經(jīng)交接雙方核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字。

第二十三條 移交的檔案在運(yùn)送過(guò)程中,移交部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé),以確保檔案的安全。

第六章 檔案保管期限

第二十四條 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門結(jié)合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為10至50年左右,短期為10年以下。

第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:

(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。

(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第二十六條 檔案管理部門對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。

第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門審批后,方可銷毀。原則上三年進(jìn)行一次檔案銷毀工作。

第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進(jìn)行,并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

第八章 檔案的借閱

第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請(qǐng)單。

第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級(jí)別判斷是否需要審批。當(dāng)為不受限制檔案時(shí)直接辦理借閱手續(xù)。

第三十二條 檔案借閱要堅(jiān)持嚴(yán)格保密、方便利用的原則。

(一)凡政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱檔案,檔案部門應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)提供完整準(zhǔn)確的檔案。

(二)凡社會(huì)有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門審查,由公司負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時(shí)需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門批準(zhǔn),并登記利用檔案清單。

(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。

第三十三條 若借閱涉及公司機(jī)密的受限制檔案或?yàn)橥鈫挝蝗藛T借閱時(shí),需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。

第三十四條 不得任意擴(kuò)大借閱范圍,對(duì)需要出據(jù)檔案證明的,要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容,進(jìn)行登記。

第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三十六條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

第三十七條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。

第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第三十九條 企業(yè)負(fù)責(zé)人和員工調(diào)離工作崗位時(shí),必須上繳應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見(jiàn)后,方可辦理有關(guān)手續(xù)。

第九章 檔案庫(kù)房管理

第四十條 檔案庫(kù)房是保存公司檔案的重要地點(diǎn),檔案管理人員要以高度負(fù)責(zé)的精神,確保檔案資料的安全完整。

第四十一條 檔案部門應(yīng)集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專門的檔案管理場(chǎng)所,并配備符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的保管設(shè)備、設(shè)施。

第四十二條 庫(kù)房?jī)?nèi)物品進(jìn)行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號(hào),并定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案庫(kù)房的“八防”要求,保證庫(kù)房安全。

第四十三條 庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料定期(半年)清點(diǎn),保證帳實(shí)一致。

第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。

第四十五條 認(rèn)真貫徹安全消防工作方針,嚴(yán)格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對(duì)檔案人員進(jìn)行消防教育,做到人人持證上崗。

第十章 檔案信息保密與利用

第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴(yán)守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密。

第四十七條 加密檔案應(yīng)按規(guī)定在文件上標(biāo)注密級(jí)和時(shí)間期限,注意重點(diǎn)保管。

第四十八條 整理檔案應(yīng)在專門地方(室內(nèi))進(jìn)行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。

第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴(yán)格履行利用檔案手續(xù),保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。

第五十條 公司對(duì)所保存的重要、珍貴檔案,應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用,原件應(yīng)妥善保存。

第五十一條 嚴(yán)禁私自復(fù)制及對(duì)外提供檔案資料,尤其對(duì)外協(xié)作項(xiàng)目、研究課題等活動(dòng)中利用檔案,必須簽訂利用保護(hù)協(xié)定。

第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過(guò)多種方式開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關(guān)索引服務(wù)方式,為利用者提供方便,提高服務(wù)質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復(fù)制、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息。

第五十三條 利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛(ài)護(hù)檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴(yán)禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失和私自復(fù)制檔案。

第十一章 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰

第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì):

(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的。

(二)對(duì)保護(hù)檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的。

(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。

(四)將重要的或者珍貴的檔案贈(zèng)給企業(yè)的。

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。

第五十五條 凡違反本辦法,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門領(lǐng)導(dǎo)

做出檢查外,必要時(shí)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。

第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人進(jìn)行處罰,并予以通報(bào)批評(píng)。

第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

第五十八條 遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進(jìn)行處理。

第五十九條 對(duì)違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的,要依法追究其刑事責(zé)任。

第十二章 附則

第六十條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國(guó)家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。

第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。

附件1:

油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類規(guī)則

為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運(yùn)分公司檔案管理工作,根據(jù)國(guó)家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級(jí)單位《檔案分類規(guī)則》,結(jié)合本企業(yè)檔案工作實(shí)際,制定本規(guī)則。

一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運(yùn)分公司檔案的分類原則、類目設(shè)置及基本范圍;

二、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對(duì)象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的科學(xué)管理和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

三、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類共設(shè)置9個(gè)一級(jí)類目,即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運(yùn)分公司分類表(附后)標(biāo)記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字順序標(biāo)記。

四、油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類二級(jí)類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置、檔案分類表中的二級(jí)類目是企業(yè)進(jìn)行檔案分類的基本類目。二級(jí)類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。

五、聲像、事務(wù)等非紙質(zhì)載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

附件2:

油品調(diào)運(yùn)分公司檔案分類表

一級(jí)類目二級(jí)類目基本范圍

代 碼名 稱代碼名稱

a黨 群 管 理 類01黨務(wù)工作黨總支綜合性工作、黨總支會(huì)、黨員代表大會(huì)及黨黨支其他事務(wù)性工作等。

02組織工作組織建設(shè),黨員管理,黨費(fèi)管理,干部管理等工作。

03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設(shè)等。

04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務(wù)工作等。

05紀(jì)檢工作黨風(fēng)黨紀(jì)教育、檢查,違紀(jì)案件審查,干部廉政建設(shè)等。

06武裝工作民兵工作,征兵、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)工作,人防工作等。

07工會(huì)工作職代會(huì),民主管理,勞動(dòng)競(jìng)賽,先進(jìn)表彰,會(huì)員管理,勞保福利,女工工作,文體活動(dòng)等。

08共青團(tuán)工作組織建設(shè),政治思想教育,團(tuán)代會(huì),團(tuán)員、團(tuán)費(fèi)、青少年管理等項(xiàng)工作。

09其他

b行 政 管 理 類01行政事務(wù)綜合性行政事務(wù)工作,機(jī)要文件,工作會(huì)議,專題會(huì)議,辦公會(huì)議,文秘工作,信訪、接待工作,調(diào)研工作,印信管理等。

02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災(zāi)害防范,交通管理,戶籍管理等。

03法律事務(wù)法律事務(wù),公證工作,專利商標(biāo),工商登記管理,政紀(jì)監(jiān)察等。

04審計(jì)工作各項(xiàng)審計(jì)工作,審計(jì)規(guī)章制度等。

05人事管理人力資源管理(招聘、調(diào)配、勞動(dòng)合同),勞動(dòng)工資管理,考核,獎(jiǎng)懲,職稱評(píng)聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。

06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓(xùn)教育等。

07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計(jì)劃生育工作等。

08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務(wù),職工住房等

09外事工作出訪考察、國(guó)際會(huì)議等企業(yè)涉外活動(dòng)。

10公共事務(wù)企業(yè)與地方關(guān)系、政府協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、資質(zhì)手續(xù)辦理等

11其他

c經(jīng) 營(yíng) 管 理 類01經(jīng)營(yíng)決策企業(yè)改革,經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標(biāo)管理等。

02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級(jí),責(zé)任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。

03計(jì)劃統(tǒng)計(jì)綜合計(jì)劃,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,經(jīng)營(yíng)分析項(xiàng)目審批等。

04財(cái)務(wù)管理綜合財(cái)務(wù)管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會(huì)計(jì)工作,投資融資管理等。

05物資管理物資采購(gòu)、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調(diào)撥,倉(cāng)庫(kù)管理等。

06合同管理經(jīng)濟(jì)合同管理、審核、備案等。

07知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理企業(yè)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)侵權(quán)等。

08其他

d生 產(chǎn) 管 理 類01質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理,產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制,質(zhì)量認(rèn)證等。

02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。

03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護(hù),勞動(dòng)保護(hù)等。

04計(jì)量工作計(jì)量管理,計(jì)量設(shè)備、儀器,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

05標(biāo)準(zhǔn)化工作企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。

06科技管理新產(chǎn)品、新技術(shù)開(kāi)發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術(shù)引進(jìn)等。

07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,計(jì)算機(jī)信息,通訊管理等。

08其它

e 產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 類01油氣產(chǎn)品天然氣等。

02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。

03其它

02民用設(shè)施辦公樓,科研設(shè)施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務(wù),住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。

04其它

g設(shè) 備 儀 器 類01綜合設(shè)備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結(jié)、臺(tái)賬等

02公務(wù)車輛機(jī)動(dòng)車技術(shù)參數(shù)檔案、產(chǎn)權(quán)證書、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等

03其它

h會(huì) 計(jì) 業(yè) 務(wù) 類01會(huì)計(jì)憑證各種會(huì)計(jì)憑證。

02會(huì)計(jì)賬簿各種財(cái)務(wù)賬薄。

03會(huì)計(jì)報(bào)表各種財(cái)務(wù)報(bào)表。

04財(cái)務(wù)報(bào)告各種財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)。

05其他會(huì)計(jì)移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè),銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單等。

j特

殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。

02獎(jiǎng)牌上級(jí)單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)牌。

03獎(jiǎng)杯上級(jí)單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)杯。

04證書上級(jí)單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)證書。

05錦旗外部單位授予的各類錦旗。

06題詞上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的題詞。

07照片公司舉辦的各類重大會(huì)議、活動(dòng)照片。

08光盤公司舉辦的各類重大會(huì)議、活動(dòng)照片、錄音、視頻等刻制的光盤。

09磁帶公司舉辦各類重大會(huì)議、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像等制作的磁帶。

第11篇 檔案綜合管理辦法范本

檔案綜合管理辦法

檔案綜合管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理,保護(hù)和利用檔案信息資源,為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實(shí)際,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案,是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本所的各種檔案是本所開(kāi)展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄,也是國(guó)家的寶貴財(cái)富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。

第二章 管理體制

第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級(jí)管理體制。

檔案室隸屬所辦公室,檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導(dǎo)。

本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。

檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設(shè)兼職檔案員1名。

第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié),由行政副所長(zhǎng)分管。

第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。

第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化,受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn),并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí),并接受檔案管理培訓(xùn)。

第三章 檔案管理

第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開(kāi)展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。

第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé),各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷,保證案卷質(zhì)量。

(一)歸檔的文件材料齊全完整。

(二)按照本所檔案分類要求,對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類。

(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。

(四)案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。

(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時(shí)間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫正確,編寫頁(yè)號(hào)無(wú)誤。

(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無(wú)金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。

(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。

第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間,將檔案編錄入庫(kù)。

(一)各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。

(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無(wú)誤后,一次性向檔案室移交,并認(rèn)真填寫移交清冊(cè)。

第四章 檔案保護(hù)

第十四條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架,并進(jìn)行妥善保管。

第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù),設(shè)置專用庫(kù)房,并保證有充足的檔案柜。

第十六條 維護(hù)檔案安全,保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

第十七條 保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔,無(wú)非檔案用品;檔案排列科學(xué),整齊美觀,便于查找。

第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用

第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動(dòng)地提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù),為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度,設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè),對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù),向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。

第二十條 檔案的借閱,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。

本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意,科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。

外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后,再按上述借閱程序辦理。

借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管,不準(zhǔn)攜帶檔案離開(kāi)檔案室,復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。

第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。

第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十二條 檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé),組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)寫出鑒定報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。

第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí),應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。

(一)機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí),其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料,應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。

(二)批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu),應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。

(三)各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。

第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對(duì)本所各部門檔案工作進(jìn)行考核,并實(shí)行獎(jiǎng)懲。

(一)對(duì)遵守本辦法,認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出,或在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人,給予表彰。

(二)對(duì)違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個(gè)人,視情節(jié)給予處罰。

(三)違反本辦法的部門,年度不能評(píng)為先進(jìn)集體;違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人,年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。

第八章 附則

第二十六條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時(shí)廢止。

第12篇 集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1. 目的

為了加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案工作制度,更好地為集團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算服務(wù),以保證財(cái)務(wù)核算資料的安全完整,特制定本辦法。

2. 應(yīng)用范圍

本制度適用于集團(tuán)各職能部門及各子公司。

3. 職責(zé)

3.1集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及集團(tuán)所屬各子公司財(cái)務(wù)核算檔案的使用與保管工作,必須保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。

3.2 因保管需要,財(cái)務(wù)部需定期將財(cái)務(wù)檔案移交總裁辦檔案室,檔案室要保證財(cái)務(wù)檔案的安全,并隨時(shí)保證財(cái)務(wù)部門的查詢語(yǔ)調(diào)檔。

4. 具體規(guī)定

4.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。

4.2集團(tuán)財(cái)務(wù)部各子公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員對(duì)本公司的財(cái)務(wù)核算資料,必須按照會(huì)計(jì)歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了,可暫由低柜架擺放,超過(guò)一年以上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會(huì)計(jì)檔案,全部移交到集團(tuán)總裁辦的檔案庫(kù)保管,并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。

4.3檔案部門對(duì)接收保管的會(huì)計(jì)檔案,必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保管,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的裝訂,個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對(duì)所管檔案進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便,同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.4會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,必須經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè),由財(cái)務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理,借出檔案必須在當(dāng)日歸還,次日再借。

4.5各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)起特點(diǎn),分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

4.6會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由本單位會(huì)計(jì)檔案部門提出銷毀意見(jiàn),編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),并報(bào)集團(tuán)董事會(huì)同意后方可實(shí)施銷毀。

4.7監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),銷毀后,在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章,并將銷毀情況向集團(tuán)董事會(huì)報(bào)告。

4.8會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定如下:

4.8.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久保存。

4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。

4.8.3會(huì)計(jì)賬簿:日記賬、明細(xì)賬、總賬輔助賬簿保管期限15年;其中固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年,涉及外事的會(huì)計(jì)帳簿永久保存。

4.8.4會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表,包括文字分析保存期5年,年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久保存。

4.8.5會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期15年;會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)保管期25年。

第13篇 消防執(zhí)法檔案管理辦法

檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循客觀、科學(xué)、完整、安全、有效利用的原則,落實(shí)逐級(jí)責(zé)任制和崗位責(zé)任制,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,定期和離任移交制度。

第一條上級(jí)公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。

公安消防執(zhí)法檔案管理工作接受主管公安機(jī)關(guān)、地方檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第二章 檔案歸檔內(nèi)容

第二條公安消防執(zhí)法檔案包括消防行政許可檔案、消防監(jiān)督檢查檔案、消防安全重點(diǎn)單位檔案、重大火災(zāi)隱患檔案、火災(zāi)事故調(diào)查檔案、消防行政處罰檔案、消防行政強(qiáng)制檔案、消防執(zhí)法救濟(jì)檔案和消防刑事執(zhí)法檔案。

第三條消防行政許可檔案分建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核卷、建設(shè)工程消防驗(yàn)收卷、公眾聚集場(chǎng)所使用(營(yíng)業(yè))前消防安全檢查卷。

(一)建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核意見(jiàn)書及審批表;

3.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核申報(bào)表;

4.消防設(shè)計(jì)文件;

5.特殊消防設(shè)計(jì)的技術(shù)方案及說(shuō)明,消防設(shè)計(jì)專家評(píng)審會(huì)紀(jì)要,采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、境外消防技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的中文文本,其他有關(guān)消防設(shè)計(jì)的應(yīng)用實(shí)例、產(chǎn)品說(shuō)明等材料;

6.建設(shè)單位的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件;

7.新建、擴(kuò)建工程的建設(shè)工程規(guī)劃許可證明文件;

8.設(shè)計(jì)單位資質(zhì)證明文件;

9.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核受理憑證;

10.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核記錄表;

11.集體會(huì)審、專家評(píng)審意見(jiàn)及有關(guān)記錄和材料;

12.文書送達(dá)回執(zhí);

13.其他有關(guān)材料;

14.備考表。

(二)建設(shè)工程消防驗(yàn)收卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.建設(shè)工程消防驗(yàn)收意見(jiàn)書及審批表;

3.建設(shè)工程消防驗(yàn)收申報(bào)表;

4.消防設(shè)計(jì)文件變更情況、消防設(shè)計(jì)專家評(píng)審會(huì)紀(jì)要及其他需要提供的申報(bào)材料;

5.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,與消防驗(yàn)收有關(guān)的竣工圖紙及隱蔽工程記錄;

6.消防產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件;

7.有防火性能要求的建筑構(gòu)件、建筑材料、室內(nèi)裝修裝飾材料符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的證明文件、出廠合格證;

8.消防設(shè)施、電氣防火技術(shù)檢測(cè)合格證明文件;

9.施工、工程監(jiān)理、檢測(cè)單位的合法身份證明和資質(zhì)等級(jí)證明文件;

10.建設(shè)工程消防驗(yàn)收受理憑證;

11.建設(shè)工程消防驗(yàn)收記錄表,現(xiàn)場(chǎng)抽樣檢查及功能測(cè)試、檢測(cè)、綜合評(píng)定等資料;

12.不合格項(xiàng)目的整改證明資料,建設(shè)工程消防驗(yàn)收復(fù)驗(yàn)記錄表;

13.集體會(huì)審意見(jiàn);

14.文書送達(dá)回執(zhí);

15.建設(shè)工程消防監(jiān)督管理移交記錄;

16.其他有關(guān)材料;

17.備考表。

(三)公眾聚集場(chǎng)所使用(營(yíng)業(yè))前消防安全檢查卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.公眾聚集場(chǎng)所投入使用、營(yíng)業(yè)前消防安全檢查合格證復(fù)印件/不同意投入使用、營(yíng)業(yè)決定書及審批表;

3.消防安全檢查申請(qǐng)表;

4.建設(shè)工程消防驗(yàn)收合格意見(jiàn)書或竣工驗(yàn)收消防備案文書復(fù)印件;

5.應(yīng)依法辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案手續(xù)但未抽查的公眾聚集場(chǎng)所的場(chǎng)所室內(nèi)裝修消防設(shè)計(jì)施工圖、消防產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件、裝修裝飾材料防火性能符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的證明文件和出廠合格證;

6.申請(qǐng)人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或工商行政管理部門出具的名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書復(fù)印件;

7.消防安全管理制度、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案;

8.員工消防安全教育培訓(xùn)記錄,自動(dòng)消防系統(tǒng)操作人員消防行業(yè)特有工種職業(yè)資格證書復(fù)印件;

9.公眾聚集場(chǎng)所投入使用、營(yíng)業(yè)前消防安全檢查受理憑證;

10.消防監(jiān)督檢查記錄;

11.現(xiàn)場(chǎng)抽樣檢查、功能測(cè)試、檢測(cè)等有關(guān)記錄和資料,現(xiàn)場(chǎng)照片;

12.集體討論意見(jiàn);

13.文書送達(dá)回執(zhí);

14.其他有關(guān)材料;

15.備考表。

消防行政許可檔案中圖紙較多時(shí),可將圖紙另立分冊(cè)裝訂,并注明總冊(cè)數(shù),集中存放;有條件的地方,可以電子檔案的形式保存圖紙。

第四條消防監(jiān)督檢查檔案分建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案卷、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案卷、單位消防安全監(jiān)督抽查卷、舉報(bào)投訴消防安全違法行為核查卷、大型群眾性活動(dòng)舉辦前消防安全檢查卷和消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷。

(一)建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)違法通知書、建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)復(fù)查意見(jiàn)書及審批表;

3.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案檢查記錄;

4.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案表;

5.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案受理憑證;

6.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案檢查材料(包括:建設(shè)單位的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件,新建、擴(kuò)建工程建設(shè)工程規(guī)劃許可證明文件,設(shè)計(jì)單位資質(zhì)證明文件,消防設(shè)計(jì)文件等);

7.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案檢查材料受理憑證;

8.建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案檢查的有關(guān)材料;

9.其他有關(guān)材料;

10.備考表。

(二)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防違法通知書、復(fù)查意見(jiàn)書及審批表;

3.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防備案檢查記錄;

4.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防備案表;

5.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防備案受理憑證;

6.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防備案檢查材料(包括:工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及與消防驗(yàn)收有關(guān)的竣工圖紙、隱蔽工程記錄,消防產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件,有防火性能要求的建筑構(gòu)件、建筑材料、室內(nèi)裝修裝飾材料符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的證明文件、出廠合格證,消防設(shè)施、電氣防火技術(shù)檢測(cè)合格證明文件,施工、工程監(jiān)理、檢測(cè)單位的合法身份證明和資質(zhì)等級(jí)證明文件等);

7.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防備案檢查材料受理憑證;

8.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收消防備案檢查的現(xiàn)場(chǎng)抽樣檢查、功能測(cè)試、檢測(cè)等資料;

9.其他有關(guān)材料;

10.備考表。

(三)單位消防安全監(jiān)督抽查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.消防監(jiān)督檢查記錄;

3.責(zé)令改正通知書;

4.復(fù)查記錄;

5.行政處罰決定書等依法處理情況的文書;

6.責(zé)令停止施工(停止使用、停產(chǎn)停業(yè))的當(dāng)事人申請(qǐng)恢復(fù)的申請(qǐng),消防監(jiān)督檢查記錄,同意或者不同意恢復(fù)施工(使用、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng))決定書及審批表;

7.文書送達(dá)回執(zhí);

8.其他有關(guān)材料;

9.備考表。

單位消防安全監(jiān)督抽查卷可以以被抽查單位為單位,以抽查時(shí)間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(四)舉報(bào)投訴消防安全違法行為核查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.消防安全違法行為查處情況告知舉報(bào)投訴人材料;

3.群眾來(lái)信材料、來(lái)訪反映情況記錄;

4.消防安全違法行為舉報(bào)、投訴受理登記;

5.消防監(jiān)督檢查記錄;

6.責(zé)令改正通知書;

7.復(fù)查記錄;

8.行政處罰決定書等依法處理情況的文書;

9.文書送達(dá)回執(zhí);

10.其他有關(guān)材料;

11.備考表。

舉報(bào)投訴消防安全違法行為核查卷可以以每起核查案件為單位,以舉報(bào)、投訴受理登記時(shí)間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(五)大型群眾性活動(dòng)舉辦前消防安全檢查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.大型群眾性活動(dòng)舉辦前消防安全檢查意見(jiàn)書及審批表;

3.公安機(jī)關(guān)治安部門通知檢查材料;

4.消防監(jiān)督檢查記錄;

5.其他有關(guān)材料;

6.備考表。

大型群眾性活動(dòng)舉辦前消防安全檢查卷可以以每起大型群眾性活動(dòng)為單位,以公安機(jī)關(guān)治安部門通知時(shí)間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(六)消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查法律文書及審批表;

3.消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查記錄;

4.消防產(chǎn)品現(xiàn)場(chǎng)檢查判定材料;

5.消防產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告及其他材料;

6.向質(zhì)檢、工商部門的通報(bào)材料;

7.文書送達(dá)回執(zhí);

8.其他有關(guān)材料;

9.備考表。

第五條消防安全重點(diǎn)單位檔案歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.消防安全重點(diǎn)單位告知書;

3.消防安全重點(diǎn)單位申報(bào)表;

4.單位的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照等身份證明文件;

5.單位消防安全基本情況材料(包括:消防安全責(zé)任人、管理人基本情況,建筑、場(chǎng)所的消防行政許可、備案文件,生產(chǎn)、儲(chǔ)存物品火災(zāi)危險(xiǎn)性,主要建筑的消防基本情況,消防安全重點(diǎn)部位情況,專職消防隊(duì)及其裝備情況,自動(dòng)消防系統(tǒng)操作人員證書復(fù)印件,滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案,建筑消防設(shè)施年度檢測(cè)情況);

6.單位總平面布局圖、平面布置圖、消防設(shè)施系統(tǒng)圖等;

7.其他有關(guān)材料;

8.備考表。

第六條重大火災(zāi)隱患檔案歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.重大火災(zāi)隱患整改通知書及審批表;

3.立案前消防監(jiān)督檢查記錄;

4.重大火災(zāi)隱患現(xiàn)場(chǎng)照片;

5.立案前集體討論、專家論證意見(jiàn);

6.給當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)、政府的報(bào)告,政府批復(fù)意見(jiàn);

7.單位撤銷重大火災(zāi)隱患的申請(qǐng);

8.復(fù)查時(shí)消防監(jiān)督檢查記錄;

9.重大火災(zāi)隱患整改后的照片;

10.復(fù)查后集體討論、專家論證意見(jiàn);

11.重大火災(zāi)隱患銷案通知書及審批表;

12.消防行政處罰、消防行政強(qiáng)制情況記錄;

13.政府督辦的有關(guān)材料;

14.文書送達(dá)回執(zhí);

15.其他有關(guān)材料;

16.備考表。

第七條火災(zāi)事故調(diào)查檔案分火災(zāi)事故簡(jiǎn)易調(diào)查卷、火災(zāi)事故調(diào)查卷和火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核卷。

(一)火災(zāi)事故簡(jiǎn)易調(diào)查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.火災(zāi)事故簡(jiǎn)易調(diào)查認(rèn)定書;

3.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查材料;

4.其他有關(guān)材料;

5.備考表。

火災(zāi)事故簡(jiǎn)易調(diào)查卷可以以每起火災(zāi)為單位,以報(bào)警時(shí)間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(二)火災(zāi)事故調(diào)查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.火災(zāi)事故認(rèn)定書及審批表;

3.火災(zāi)報(bào)警記錄;

4.詢問(wèn)筆錄,證人證言;

5.傳喚證及審批表;

6.火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)筆錄;

7.火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)圖、現(xiàn)場(chǎng)照片或錄像;

8.火災(zāi)痕跡物品提取清單,物證照片;

9.鑒定、檢驗(yàn)意見(jiàn),專家意見(jiàn);

10.現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、照片或錄像;

11.火災(zāi)損失統(tǒng)計(jì)表,火災(zāi)直接財(cái)產(chǎn)損失申報(bào)統(tǒng)計(jì)表;

12.文書送達(dá)回執(zhí);

13.其他有關(guān)材料;

14.備考表。

(三)火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核結(jié)論書及審批表;

3.火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核申請(qǐng)材料及收取憑證;

4.火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核申請(qǐng)受理通知書;

5.火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核調(diào)卷通知書;

6.原火災(zāi)事故調(diào)查材料復(fù)印件;

7.火災(zāi)事故認(rèn)定復(fù)核的詢問(wèn)筆錄、證人證言、現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)筆錄、現(xiàn)場(chǎng)圖、照片等;

8.文書送達(dá)回執(zhí);

9.其他有關(guān)材料;

10.備考表。

第八條消防行政處罰檔案分消防簡(jiǎn)易行政處罰卷、消防行政處罰卷。

(一)消防簡(jiǎn)易行政處罰卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.當(dāng)場(chǎng)處罰決定書;

3.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查材料;

4.罰沒(méi)收據(jù);

5.其他有關(guān)材料;

6.備考表。

消防簡(jiǎn)易行政處罰卷可以以每起處罰案件為單位,以處罰時(shí)間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。

(二)消防行政處罰卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.公安行政處罰決定書/終止案件調(diào)查決定書及審批表;

3.受案登記表;

4.詢問(wèn)筆錄、證人證言,鑒定意見(jiàn)、檢測(cè)結(jié)論,勘驗(yàn)、檢查記錄,現(xiàn)場(chǎng)筆錄,物證照片等;

5.傳喚證及審批表;

6.與此案有關(guān)的消防監(jiān)督檢查記錄、責(zé)令改正通知書、火災(zāi)事故認(rèn)定書等;

7.扣押物品清單、先行登記保存證據(jù)清單及審批、處理材料;

8.被處罰單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、個(gè)人身份證等身份證明材料;

9.公安行政處罰告知筆錄;

10.聽(tīng)證申請(qǐng),不予受理聽(tīng)證通知書,舉行聽(tīng)證通知書及審批表,聽(tīng)證筆錄,聽(tīng)證報(bào)告書;

11.重大行政處罰集體討論意見(jiàn);

12.責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)報(bào)請(qǐng)政府審批文件、政府批復(fù);

13.執(zhí)行情況材料,包括罰沒(méi)收據(jù)、行政拘留通知書、執(zhí)行回執(zhí)、沒(méi)收違法所得清單、責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)(停止施工、停止使用)后的現(xiàn)場(chǎng)記錄和照片等;

14.文書送達(dá)回執(zhí);

15.其他有關(guān)材料;

16.備考表。

第九條消防行政強(qiáng)制檔案分臨時(shí)查封卷和行政強(qiáng)制執(zhí)行卷。

(一)臨時(shí)查封卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.臨時(shí)查封決定書及審批表;

3.消防監(jiān)督檢查記錄、詢問(wèn)筆錄、火災(zāi)隱患現(xiàn)場(chǎng)照片等證據(jù)材料;

4.臨時(shí)查封告知筆錄;

5.臨時(shí)查封集體討論意見(jiàn);

6.臨時(shí)查封現(xiàn)場(chǎng)筆錄;

7.臨時(shí)查封現(xiàn)場(chǎng)照片或錄像;

8.解除臨時(shí)查封申請(qǐng);

9.解除臨時(shí)查封前消防監(jiān)督檢查記錄;

10.解除臨時(shí)查封決定書及審批表;

11.文書送達(dá)回執(zhí);

12.其他有關(guān)材料;

13.備考表。

(二)行政強(qiáng)制執(zhí)行卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.行政強(qiáng)制執(zhí)行決定書及審批表;

3.責(zé)令改正通知書、公安行政處罰決定書等文書復(fù)印件;

4.行政強(qiáng)制執(zhí)行告知筆錄;

5.行政強(qiáng)制執(zhí)行集體討論意見(jiàn);

6.行政強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)筆錄;

7.行政強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)照片或錄像;

8.文書送達(dá)回執(zhí);

9.其他有關(guān)材料;

10.備考表。

第十條消防執(zhí)法救濟(jì)檔案分消防行政復(fù)議卷、消防行政訴訟卷和消防國(guó)家賠償卷。

(一)消防行政復(fù)議卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.行政復(fù)議決定書;

3.行政復(fù)議申請(qǐng)書或行政復(fù)議申請(qǐng)筆錄;

4.答復(fù)意見(jiàn);

5.被復(fù)議的消防執(zhí)法行為原案卷材料復(fù)印件;

6.其他有關(guān)材料;

7.備考表。

(二)消防行政訴訟卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.法院的判決書或裁定書;

3.起訴書;

4.答辯狀;

5.被訴的消防執(zhí)法行為原案卷材料復(fù)印件;

6.其他有關(guān)材料;

7.備考表。

(三)消防國(guó)家賠償卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下:

1.卷內(nèi)文件目錄;

2.賠償決定書/不予賠償決定書;

3.賠償申請(qǐng)書或申請(qǐng)筆錄;

4.有關(guān)消防執(zhí)法行為的調(diào)查、認(rèn)定材料;

5.有關(guān)消防執(zhí)法行為原案卷材料復(fù)印件;

6.文書送達(dá)回執(zhí);

7.其他有關(guān)材料;

8.備考表。

第十一條消防刑事檔案的案卷歸檔內(nèi)容和裝訂順序,按照公安機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章 檔案的建立與管理

第十二條公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人為公安消防執(zhí)法檔案管理第一責(zé)任人,履行下列職責(zé):

(一)組織建立健全執(zhí)法檔案管理制度,落實(shí)人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所、設(shè)施;

(二)積極采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù);

(三)組織檢查、鑒定、銷毀檔案。

根據(jù)需要,公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人可以明確由分管負(fù)責(zé)人具體組織實(shí)施執(zhí)法檔案的管理工作。

第十三條消防執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé):

(一)對(duì)所承辦的消防執(zhí)法活動(dòng)的有關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔;

(二)歸檔案卷齊全完整,符合規(guī)定;

(三)按照規(guī)定時(shí)限向檔案管理人員移交執(zhí)法檔案;

(四)嚴(yán)格保管案卷材料,嚴(yán)防遺失;

(五)嚴(yán)禁弄虛作假,私自留存或銷毀案卷材料;

(六)調(diào)離本崗位時(shí),移交所承辦或保存的案卷材料。

第十四條公安消防執(zhí)法檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度,履行下列職責(zé):

(一)指導(dǎo)、監(jiān)督消防執(zhí)法人員對(duì)案卷材料立卷、歸檔;

(二)接收移交的案卷,履行簽字手續(xù),編制移交清冊(cè);

(三)按照有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、排列和存放;

(四)做好檔案的收進(jìn)、借閱、移出、保管、利用和銷毀等情況登記工作;

(五)不得擅自復(fù)制、翻拍、抄錄、涂改、偽造、抽取、銷毀檔案,嚴(yán)防丟失、損毀;

(六)嚴(yán)格遵守安全保密制度,落實(shí)安全防護(hù)措施,確保安全。

第十五條消防執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)在消防執(zhí)法活動(dòng)完結(jié)后30個(gè)工作日內(nèi)立卷歸檔并將案卷移交檔案室或檔案管理人員,法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。檔案管理人員在接收案卷時(shí)應(yīng)當(dāng)逐冊(cè)清點(diǎn),由交接雙方在移交目錄上簽字。

公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、消防執(zhí)法人員離任時(shí),應(yīng)當(dāng)將執(zhí)法檔案歸檔情況納入離任工作交接的內(nèi)容。檔案管理人員離任時(shí),應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交檔案臺(tái)帳和全部檔案,辦理工作交接手續(xù)。

第十六條消防執(zhí)法人員按照實(shí)際發(fā)生的消防執(zhí)法活動(dòng)收集、整理、建立公安消防執(zhí)法檔案,卷內(nèi)歸檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)根據(jù)執(zhí)法活動(dòng)的實(shí)際發(fā)生情況歸檔。

單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明文件、個(gè)人身份證等證明材料,應(yīng)當(dāng)與原件核對(duì)無(wú)誤后,以其復(fù)印件存檔。同一件文書、證據(jù)材料涉及兩個(gè)以上案卷的,應(yīng)當(dāng)按照刑事案卷優(yōu)于行政處罰卷、行政處罰卷優(yōu)于其他具體行為卷、具體行為卷優(yōu)于其他案卷的原則存放原件,其他案卷存放復(fù)印件,并加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。

第十七條公安消防執(zhí)法檔案歸檔內(nèi)容中有聲像材料的,應(yīng)當(dāng)按有關(guān)案卷裝訂順序要求在卷內(nèi)相應(yīng)位置列明,并隨案卷一并歸檔、移交。

有條件的單位,應(yīng)當(dāng)按照公安聲像檔案管理的要求,根據(jù)不同載體,使用專門裝具分別整理、編號(hào),妥善保存和管理,并在執(zhí)法檔案中注明聲像檔案編號(hào)。

第十八條除本規(guī)定另有規(guī)定的外,公安消防執(zhí)法檔案以案(人、單位、事等)立卷,按類別集中存放。

各類案卷應(yīng)當(dāng)做到歸檔材料齊全完整,制作規(guī)范,字跡清楚,并采用具有長(zhǎng)期保留性能的筆、墨水書寫或打印。

卷內(nèi)材料,除卷內(nèi)文件目錄、備考表、空白頁(yè)、作廢頁(yè)外,應(yīng)在正面右上角和反面左上角用鉛筆逐頁(yè)編寫阿拉伯?dāng)?shù)字頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”編起,為流水號(hào),不得重復(fù)和漏號(hào)。

案卷裝訂前要拆除金屬物,對(duì)殘缺破損、小于或大于卷面的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)、裱貼和折疊,不得有壓字和掉頁(yè)情況;裝訂時(shí)應(yīng)當(dāng)采取右齊、下齊、三孔雙線、左側(cè)裝訂的方法。案卷材料較多時(shí)應(yīng)當(dāng)分冊(cè)裝訂,每?jī)?cè)不宜超過(guò)200頁(yè)。

第十九條公安消防執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)建立臺(tái)帳,按照案卷類別分別建立登記目錄。

各類法律文書應(yīng)當(dāng)建立臺(tái)帳,按照文書名稱分別建立登記目錄。有條件的地方,可以建立電子臺(tái)帳。

第二十條公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立能夠保障公安消防執(zhí)法檔案安全的檔案室,配備專、兼職檔案管理人員,建立健全檔案管理制度,保證檔案的真實(shí)、完整、有效和安全。沒(méi)有條件設(shè)立檔案室的,可以設(shè)立檔案專柜。

第二十一條公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)除按照本規(guī)定建立紙質(zhì)公安消防執(zhí)法檔案外,還應(yīng)當(dāng)按照消防執(zhí)法信息化的要求建立公安消防執(zhí)法電子檔案,并進(jìn)行物理歸檔,將保存載體與紙質(zhì)檔案一并移交檔案室管理。

公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)在推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和編制消防監(jiān)督業(yè)務(wù)管理軟件時(shí),應(yīng)當(dāng)設(shè)立電子文件的歸檔功能,實(shí)現(xiàn)文檔生成與歸檔一體化,逐步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密功能。

第二十二條公安消防執(zhí)法電子檔案應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定,其歸檔范圍、內(nèi)容、保管期限應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定。

公安消防執(zhí)法電子檔案應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保不被非正常簽發(fā)、修改和刪除,保持其真實(shí)性、完整性和有效性。

第二十三條公安消防執(zhí)法檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)法檔案借閱、查閱制度,為消防工作服務(wù)。

查閱、摘抄、復(fù)制公安消防執(zhí)法檔案,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定和程序經(jīng)公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等依法不予批準(zhǔn)的,應(yīng)當(dāng)說(shuō)明理由。

第二十四條公安消防執(zhí)法檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為16年至50年,短期為2年至15年,具體檔案保管期限如下:

(一)消防行政許可檔案 長(zhǎng)期

其中公眾聚集場(chǎng)所使用(營(yíng)業(yè))前消防安全檢查卷 16年

(二)消防監(jiān)督檢查檔案 16年

其中建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案卷 長(zhǎng)期

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案卷 長(zhǎng)期

(三)消防安全重點(diǎn)單位檔案 16年

(四)重大火災(zāi)隱患檔案 5年

(五)火災(zāi)事故調(diào)查檔案 長(zhǎng)期

其中火災(zāi)事故簡(jiǎn)易調(diào)查卷 5年

較大以上火災(zāi)事故調(diào)查卷 50年

(六)消防行政處罰檔案 長(zhǎng)期

其中消防簡(jiǎn)易行政處罰卷 16年

(七)消防行政強(qiáng)制檔案 長(zhǎng)期

(八)消防行政救濟(jì)檔案 長(zhǎng)期

(九)消防刑事檔案 永久

第二十五條公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)每年組織對(duì)保管到期的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)屬于公安機(jī)關(guān)歸檔范圍的公安消防執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)按照本機(jī)關(guān)綜合檔案部門的要求定期移交歸檔。對(duì)不屬于歸檔范圍的其他公安消防執(zhí)法檔案,且經(jīng)鑒定確實(shí)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人審批后按規(guī)定銷毀。

第四章 附 則

第二十六條公安消防執(zhí)法檔案的案卷編號(hào)及案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行公安機(jī)關(guān)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,可以由各省、自治區(qū)、直轄市公安消防總隊(duì)在公安機(jī)關(guān)檔案管理部門指導(dǎo)下,根據(jù)公安機(jī)關(guān)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定制訂統(tǒng)一規(guī)范。

第二十七條本規(guī)定自2023年10月1日起施行。2006年3月30日印發(fā)的《消防監(jiān)督執(zhí)法檔案管理暫行規(guī)定》(公消[2006]119號(hào))同時(shí)停止執(zhí)行,此前的公安消防執(zhí)法檔案維持原狀。

第14篇 某公司聲像檔案管理辦法

公司聲像檔案管理辦法

(一)總則

第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案,特制定本辦法。

第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說(shuō)明兩部分組成。

第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分,必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

(二)聲像檔案資料的收集

第四條 收集范圍

1.反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料;

2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;

3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議,會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。

4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。

5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。

6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

第五條 收集時(shí)間

1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。

2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。

第六條 收集要求

1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷,以防散失;

2.接收原版、原件,特殊情況下可接收復(fù)制件;

3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí),底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

第七條 聲像檔案資料的征集

1.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料;

2.在征集的聲像資料中,凡涉及國(guó)家和全國(guó)郵電部門重大事件的,應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。

第八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷

本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用,只要將檔案資料按要求向檔案歸檔,經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可,財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。

(三)聲像檔案的整理〖ht〗

第九條 聲像檔案的整理,包括分類、組合、排列和編目,使其系統(tǒng)起來(lái),便于保管和利用。

第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門協(xié)助。

第十一條 分類、編號(hào)

1.照片檔案按年代、問(wèn)題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào),同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式:全宗號(hào)-流水號(hào)。

2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問(wèn)題分類,按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一個(gè)案卷號(hào),然后每盤再依次編排序號(hào)。

3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。

第十二條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素,劃定保管期限。

第十三條 文字說(shuō)明的編寫

1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

2.編寫文字說(shuō)明的要求:

(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;

(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說(shuō)明。

一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明:

(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順;

(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

第十四條 編制格式

1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。

2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫。

第十五條 案卷要求

1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷,集中編放。

2.卷內(nèi)目錄:

照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄;

錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

3.卷內(nèi)備考表,用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。

第十六條 編目

聲像檔案的著錄依照gb3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。

(四)聲像檔案的保管

第十七條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被污損的,要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

第十八條 保管條件

底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%;

照片庫(kù)溫應(yīng)保持14-24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18-24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。

第十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng),磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案,要兩年檢查一次。

第二十一條 歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定,征得歸檔單位同意,報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,登記造冊(cè)。

第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。

(五)聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用

第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。

第二十四條 建立聲像檔案借閱,利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度,確定利用范圍。

第二十五條 具有專利的聲像檔案,外單位利用時(shí),應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的,所得專利收益,原則上應(yīng)撥給原移交單位,檔案館收取保管費(fèi)。

第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案,由檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞,則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。

第15篇 酒店憑證檔案管理辦法7

酒店憑證檔案管理辦法(七)

(一)酒店憑證檔案的保管

1.所有與營(yíng)業(yè)有關(guān)的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。

2.部門的專項(xiàng)憑證因工作需要由部門單獨(dú)管理和保存的,須將憑證和文字說(shuō)明的復(fù)印件交行政辦公室保管,并登記說(shuō)明情況。

3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室,更新檔案室憑證副本的資料。

(二)歸檔要求

1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說(shuō)明三部分組成,三部分相符。

2.文字說(shuō)明詳細(xì)準(zhǔn)確,包括憑證名稱、憑證簡(jiǎn)介和注意事項(xiàng)、頒證時(shí)間、頒證單位、領(lǐng)證經(jīng)辦人、審核時(shí)間、審核地點(diǎn)、審核經(jīng)辦人、下次審核時(shí)間。

(三)憑證管理

1.所有憑證設(shè)專門的設(shè)備和裝具進(jìn)行管理,保證憑證的安全。

2.憑證副本、正本和文字說(shuō)明分別存放,建立有效的檢索。

3.一般憑證由行政辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)辦頒證機(jī)關(guān)的定期和不定期審查,專項(xiàng)憑證可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)經(jīng)辦審查事宜。

(四)憑證使用

1.憑證檔案借出日期一般不超過(guò)三日。

2.憑證借用嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。