房地產集團公司接待工作管理辦法

房地產集團有限公司接待工作管理辦法

第一章總則

第一條為樹立*城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)的良好形象,擴大公司對外聯(lián)系和交流,使接待工作規(guī)范、有序,特制定本辦法。

第二條接待工作的原則是:熱情周到、講究禮儀、儉省節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調。

第三條本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股 項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章管理職責

第四條綜合管理部為公司接待工作的歸口管理部門,負責接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計劃,協(xié)調相關部門落實接待任務,提供后勤保障。

第五條公司行政副總經理是公司接待工作的分管領導,負責審定接待計劃、協(xié)調有關接待事項,審批接待費用。.

第六條公司各部門和分、子公司,負責本單位。(部門)的接待工作;定期統(tǒng)計接待情況報公司綜合管理部登記備案同時應完成公司安排的各項接待任務。

第三章類型與標準

第七條本辦法所指接待對象,按來訪事由不同,主要分成以下幾種類型:

(一)公務來訪

1、政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作;

2、項目合作單位來公司洽談工作事宜;

3、有合作意向的投資單位、金融機構來公司考察;

4、外地分、子公司人員來公司辦理公務。

(二)參觀來訪

l、各級黨政機關領導來公司視察工作;

2、各地機關、企事業(yè)單位來公司參觀考察;

3、購房客戶參觀考察。

(三)會議活動來訪

應邀前來參加公司會議、活動的各級領導、專家、新聞記者等。

(四)其他來訪客人。

第八條按接待對象級別不同和對公司業(yè)務的影響不同,分為重要來賓和一般來賓。

第九條用餐原則和標準:

(一)參觀接待根據需要安排招待用餐;

(二)分、子公司人員原則上安排公司員工工作餐;

(三)來賓用餐具體參照公司《業(yè)務招待管理辦法》執(zhí)行;同一項接待任務,由公司或部門領導出面的宴請原則上不超過兩次。

(四)住宿標準

1、外地分、子公司人員來公司本部辦事,一般安排公司所屬酒店的普通標間如連續(xù)居住時間超過十天的,則盡可能安排公司公寓宿舍,公寓宿舍安排標準參照公司《員工宿舍管理辦法》執(zhí)行,費用由居住人所在單位承擔或自行承擔;

2、公司領導出面接待的外地重要來賓住宿,由綜合管理部根據需要安排,一般安排在與公司簽有協(xié)議的三星級以上酒店,費用的承擔與標準根據需要確定。

第十條用車標準:

(一)一般公務來訪,根據情況需安排用車的,由綜合管理部統(tǒng)一調度;

(二)對列入計劃的重要來賓用車應優(yōu)先予以保證,車型、駕駛員、用車天數等內容應事先在接待計劃中明確。

第十一條接待規(guī)格:

重要來賓可安排對口業(yè)務的分管副總經理或以上領導出面接待會晤;其他來賓根據情況由相關人員接待。

第四章計劃與準備

第十二條綜合管理部在接到公司領導通知或相關單位重要來訪預約時,應在《來訪接待登記表》(見附件1)中作登記。對重要來賓接待,須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計劃,排出日程安排表,報分管領導審定后及時通知相關部門和領導;對一般來賓酌情安排業(yè)務對口部門接待;

第十三條公司各部門和分、子公司在接到重要來訪預約后,須填寫《接待申請單》(見附件2)報綜合管理部,并協(xié)助擬定接待計劃。需公司領導出面、綜合管理部協(xié)調的重要接待一般應提前兩天告知綜合管理部;對時間緊迫的臨時重要接待任務,可先在電話中請示,并經相關領導同意,在完成接待后補辦手續(xù)。

第十四條重要來訪接待計劃應載明以下內容:

(一)接待類別:公務來訪、參觀、參加會議或其他。

(二)來賓基本情況

1、來訪單位名稱、領導姓名、職務等;

2、來訪具體時間、人數,當地陪同來訪的領導和人數;

3、來訪的目的和要求;

4、在本地逗留的天數。

(三)具體接待安排

1、明確主要接待的部門,相關配合的部門,接待人員分工及職責,出面接待的領導和陪同人員;

2、參觀線路或洽談、舉行活動的場所;

3、費用預算。

第十五條重要接待計劃還應考慮以下內容:

(一)是否安排車輛接送;

(二)是否需要會場布置,包括花卉、煙茶、音響、投影、領導席箋、橫幅等;

(三)是否制作歡迎牌、指示牌;

(四)是否安排禮儀;’

(五)是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿;

(六)是否安排攝影攝像;’

(七)是否需要準備公司宣傳資料;

(八)是否宴請,包括宴請時間、地點、參加人員、標準;

(九)是否安排住宿,是否在房內放置鮮花水果;

(十)是否安排游覽、購物、娛樂;

(十一)是否需要贈送禮品;

(十二)其它需要說明的事項。

第十六條對重要參觀來訪,主要接待部門應按計劃落實參加會晤的領導、

陪同人員、會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關設施,確保電梯安全完好,環(huán)境、樓道、洗手間清潔,歡迎牌的設置和內容正確,攝像機、照相機電源充足。

第十七條對重要公務來訪或會議來訪,主要接待部門應根據計劃和來賓要求,提前預訂好來賓下榻的賓館;根據計劃預訂宴請的酒店;依據所定用餐標準,以既迎合來賓地方口味,又體現本地菜肴特色的原則審查菜單,安排煙酒、飲料根據計劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項目;定制禮品要保證質量。

第十八條對大型會議或活動的來訪接待,主辦部門應事先準備公司簡介等相關資料;檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施;安排禮儀人員,準備簽到冊、名片盒等。

第十九條綜合管理部按接待人數調度安排接待所需車輛,留有余地,保證車輛清潔,安全性能良好;公司車輛應服從綜合管理部的統(tǒng)一調度。

第五章行為規(guī)范

第二十條接待禮儀:

(一)儀表:面容清潔,衣著得體;

(二)舉止:穩(wěn)重端莊,從容大方;

(三)言語:語氣溫和,禮貌文雅

;

(四)態(tài)度:誠懇熱情,不卑不亢。

第二十一條接待程序中要注意把握迎候時間,提前等候于公司門口或車站機場;接待人員引見介紹主賓時,要注意順序;接受名片時,要以恭敬的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中;過走廊時,通常走在客人的右前方,不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸右手示意,并說“這邊請”;進電梯時要告訴客人上幾樓,讓客人先進,先出;客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,再主人,先領導,后同事;送客時根據身

份確定規(guī)格,若送至大門口、汽車旁,招手待客人遠去,方可離開。

第二十二條接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議,要特別注意保密接待中既要熟練介紹公司情況,又要注意內外有別,嚴守本單位商業(yè)機密;對不宜攝影攝像的場合,應向參觀人員說明。

第二十三條接待中應厲行節(jié)約,精打細算,不擺闊氣,不講排場,不奢侈浪費。

第六章接待費用與信息反饋

第二十四條公司各部門的接待費用在公司業(yè)務費中列支。接待人員于完成接待任務后3天內,將費用發(fā)票交所在部門經理簽署意見,并送綜合管理部經理審核后,報行政副總經理審批。

第二十五條因分、子公司經營業(yè)務需要所發(fā)生的接待費用,由公司綜合管理部辦理審批手續(xù),公司財務管理部定期向分、子公司結算。

第二十六條重要接待任務完成后,接待人員應收集客人的意見、建議,總結本次接待工作中的經驗教訓,提出對今后接待工作的改進意見,并填寫《來訪接待情況反饋單》(見附件3),3天內交綜合管理部。

第二十七條接待人員應及時撰寫重要來訪信息稿交策劃部;將與來訪者交流中取得的信息匯總整理,提取其中對公司有價值的信息交有關部門和分管領導。

第二十八條每月5日前,公司各有關部門和在杭的各有關分、子公司應根 據上月重要來訪來賓的參觀考察情況,填寫《來訪接待匯總反饋表》(見附件4),報綜合管理部備案;外地分、子公司可每季度上報一次。

第七章附則

第二十九條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。