房地產集團公司專職秘書管理工作規(guī)定

房地產集團有限公司專職秘書管理工作規(guī)定

為保證* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)董事會和行政管理工作的正常運轉,提高工作效率,特制定本規(guī)定。

第一條 工作職責和內容

(一)專職秘書(以下簡稱秘書)的工作職責,主要是對公司董事會成員、經營班子主要領導的工作進行計劃、準備和服務的事務性管理工作。

(二)管理工作內容主要包括:接待、傳達、文書、領導日程安排、文件整理、內務整理、會議、代行、聯(lián)絡等事務的管理和督辦等。

第二條 接待事務

(一)秘書負責領導會晤賓客、來訪者的預約、安排和接待工作,并制訂《領導每周工作日程安排表》,提前呈遞領導備忘。領導會晤前,應做好相關資料和文件的準備工作,及時提醒領導會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。

(二)對未經預約要求會見領導的來訪者,在問清對方姓名和要求后,應先請對方稍候,請示領導后,再引導其進入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者,則應婉言謝絕,或記錄來訪意圖,以備日后答復。

(三)對于在領導辦公室以外進行的會晤,秘書應及時將會晤的時間、地點預先告知綜合管理部,以便預訂會場及確定會務工作人員。

(四)秘書應了解領導會晤的議題、人數、級別及是否用餐等情況,并事先通知與會者若需安排用餐的,須直接安排或通知綜合管理部預訂餐廳并安排菜單。

(五)秘書應會同綜合管理部會務人員,落實領導會晤場地的水、電、桌椅、擴音設備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務等事宜。

(六)對來訪者,秘書要彬彬有禮,主動遞送茶水。若需來訪者等候時,應遞上報紙、畫報等。

第三條 傳達事務

(一)秘書負責及時拆封致領導的外來公文、信函、傳真等,在《收件登記表》上登記后及時呈遞領導審閱。需審批的,則附《收文處理單》;需回復的,秘書應及時提醒、催辦。

(二)秘書應及時接轉領導的來電,若領導外出或正忙,須將來電在《來電登記表》上登記后及時呈報。

(三)秘書應根據領導的指示或批復,進行來電、來函的回復或聯(lián)系,并負責業(yè)務傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作,呈領導審閱后及時發(fā)送,并在《發(fā)送登記表》上進行登記。

(四)每年 12 月 20 日之前,秘書應根據領導圈定的名單,負責以領導名義寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函,并將名單留存?zhèn)洳椤?/p>

第四條 文書管理

(一)秘書負責領導對經營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、督辦、協(xié)調及反饋工作。

(二)秘書負責領導授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作,并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。

(三)秘書應定期收集公司及所屬分、子公司經營管理方面的重要情報,主動以書面形式及時向領導反映、匯報。

(四)領導外出需攜帶的文件資料,秘書應負責準備齊全,如不清楚應及時請示;所需準備的文件資料較多時,應事先設計《文件明細表》。

第五條 領導日程安排

(一)秘書負責領導出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預定和落實。各項工作應安排細致、周到,并及時了解和掌握工作進展的全過程。

(二)秘書負責領導工作日程的設計及安排,并對領導出席的重要會見、會議中的講話進行記錄整理。

第六條 文件整理

(一)秘書應根據文件的輕重緩急對文件進行分類,并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放;急件應置于急件夾中。

(二)急件須在2 4 小時內提醒領導審閱;其他文件、資料根據文件性質、類別待領導審閱后,按審閱意見辦理。

(三)秘書負責將所有文件、資料于次月5 日前進行整理、歸類;特殊文件、資料,根據領導指示另行處理。

(四)次年3 月3 1 日前,秘書應對所有文件、資料進行整理、歸檔。特殊文件、資料根據領導指示另行處理。

第七條 內務整理

(一)秘書負責每日收拾、整理領導的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品,保證辦公場所整潔及辦公設施設備的運行正常。

(二)秘書負責每日督促并協(xié)助清潔工清掃領導辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設施設備等。

(三)秘書應隨時保持領導辦公室的整潔、有序,保持室內溫、濕度適宜,空氣新鮮,保持充足的茶、水、食品等的供給,及時澆灌或更換室內植物。

(四)秘書應在辦公室放置領導日常使用的物品及備用品,設計領導日常用品及備用品的明細表,記錄品種、使用時間、數量等,做到心中有數。

(五)做好領導辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作,保證報架的報紙不多于10 天不少于5 天;雜志存留2 期;過期報刊雜志及時下架交綜合管理部處理。

(六)秘書負責領導的帳粟保存、費用報銷等事宜。負責領導外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。

第八條 會議事務

(一)秘書對領導召集或出席的各類會議,應事先制訂會議日程,填寫《領導每周工作日程安排表》。并擬寫領導講話稿,準備各種相關的文件資料。

(二)秘書應將領導召集或出席會議的時間、地點預先告知綜合管理部進行安排,了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴音、投影設備、演示板、紙筆等布置情況,以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。

(三)秘書應了解領導召集或出席會議的主題、人數、級別及是否用餐、住宿等情況,并預先通知綜合管理部及與會者。若需安排用餐,需預先了解用餐標準并預訂餐桌,排定菜單;需安排住宿的,須預先了解住宿標準并預定酒店。

(四)對領導召集的會議,秘書應做好會議記錄,并請與會人員會簽或請領導審簽,需要發(fā)文的,按有關規(guī)定辦理。

(五)對領導應邀參加的各類會議,秘書應及時提醒領導準時參加,并準備好相關資料。

第九條 代行事務

(一)秘書可受領導委托,代表領導對員工或相關業(yè)務單位人員的婚、產、病、困等進行賀、探、慰、助;出席婚、喪儀式,前往祝賀或吊唁。

(二)秘書應及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況,并請示領導。根據領導指示,辦理員工結婚賀禮或產后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。

(三)秘書負責如實傳達領導的指令或意見,做到準確和快速,并填寫《命令管理表》。事后視情況,將對方的答復及時向領導匯報。

(四)秘書應及時傳遞領導交辦的文

件、書信與物品,并填寫《命令管理表》。

(五)秘書可受領導之命,對有關事項進行調查,并將調查情況匯總后向領導匯報。

(六)秘書負責領導出差時的交通、食宿安排。

第十條 聯(lián)絡事務

(一)秘書應掌握領導與外界、家庭、公司內部的通訊地址和聯(lián)絡方式,確保信息渠道的暢通。

(二)秘書應掌握領導的行蹤,確定與領導保持聯(lián)系的方式,并能根據事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進行聯(lián)絡。

第十一條 工作紀律.

(一)秘書在日常工作管理中,應自覺遵守公司的規(guī)章制度,嚴守工作紀律,做到:不該問的不問,不該說的不說。

(二)秘書對有關領導的機密文件、資料應及時做好保密防范工作,嚴防泄密。擬寫文稿應確定密級;打字、復印不得委托他人代理;攜帶外出的文件、資料應包裝密封。

第十二條 附則

(一)本規(guī)定適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

(二)本規(guī)定由綜合管理部負責解釋和修訂。