待接管物業(yè)管理前期準(zhǔn)備工作程序

物業(yè)管理公司程序文件

待接管物業(yè)管理前期準(zhǔn)備程序

1.目的

規(guī)范物業(yè)管理前期準(zhǔn)備工作,為入伙做好充分準(zhǔn)備。

2.范圍

適用于公司待接管物業(yè)項(xiàng)目。

3.職責(zé)

3.1分管總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)物業(yè)管理前期準(zhǔn)備的組織工作。

3.2房產(chǎn)后勤管理部負(fù)責(zé)前期介入移交手續(xù)的辦理。

3.3總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)物業(yè)管理合同的評(píng)審,標(biāo)識(shí)制作。

3.4人力資源部負(fù)責(zé)人員編制確定、人員招聘及入職培訓(xùn)工作。

3.5財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)各類(lèi)收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的核定。

3.6品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)各項(xiàng)規(guī)章制度及入伙資料的審核。

3.7新建管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)相關(guān)各項(xiàng)工作的籌備和實(shí)施。

4.方法和過(guò)程控制

4.1房產(chǎn)后勤管理部前期準(zhǔn)備工作

4.1.1向新建管理處移交前期介入相關(guān)資料,保證前期介入資料的完整性。

4.1.2負(fù)責(zé)與新建管理處對(duì)環(huán)境、安全、設(shè)備維護(hù)等工作的移交。

4.1.3負(fù)責(zé)新建管理處辦公用品及辦公設(shè)備的審核。

4.1.4負(fù)責(zé)新建管理處交通運(yùn)輸工具的調(diào)配工作。

4.2總經(jīng)理辦公室前期準(zhǔn)備工作

4.2.1負(fù)責(zé)新項(xiàng)目委托管理合同的評(píng)審,報(bào)總經(jīng)理簽定。

4.2.2負(fù)責(zé)新建管理處員工工作服的訂制。

4.2.3負(fù)責(zé)新建管理處所有標(biāo)識(shí)的設(shè)計(jì)、制作并指導(dǎo)安裝。

4.2.4負(fù)責(zé)新項(xiàng)目入伙現(xiàn)場(chǎng)的策劃、布置及展板的設(shè)計(jì)、制作和擺放。

4.3人力資源部前期準(zhǔn)備工作

4.3.1負(fù)責(zé)在入伙前三個(gè)月正式下發(fā)管理處成立的文件。

4.3.2根據(jù)《物業(yè)管理方案》審核新建管理處人員編制,并確保管理人員及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員入伙前三個(gè)月到位,安全員、保潔員提前一個(gè)月到位。

4.3.3負(fù)責(zé)新建管理處人員的招聘、入職培訓(xùn)及考核。

4.4財(cái)務(wù)管理部前期準(zhǔn)備工作

4.4.1負(fù)責(zé)前期介入費(fèi)用及新項(xiàng)目管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的測(cè)算,經(jīng)總經(jīng)理審批后納入委托管理合同。

4.4.2負(fù)責(zé)新項(xiàng)目各項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的審定。

4.4.3負(fù)責(zé)管理處接管物業(yè)入伙前清潔費(fèi)用的審定。

4.4.4負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處出納按財(cái)務(wù)制度建賬及財(cái)務(wù)軟件的使用。

4.4.5負(fù)責(zé)監(jiān)督新建管理處的物資采購(gòu)工作。

4.5品質(zhì)管理部前期準(zhǔn)備工作

4.5.1負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的發(fā)放及協(xié)助編寫(xiě)相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)文件。

4.5.2負(fù)責(zé)提供有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)、行政規(guī)章等資料。

4.5.3協(xié)助管理處分類(lèi)建立物業(yè)管理檔案資料。

4.5.4負(fù)責(zé)審核各項(xiàng)規(guī)章制度及入伙資料。

4.5.5負(fù)責(zé)審核保安器材、檢測(cè)儀器儀表、清潔綠化用品及各類(lèi)工具等物資的采購(gòu)申請(qǐng)。

4.5.6協(xié)助新項(xiàng)目管理處質(zhì)量體系文件及入伙工作辦理程序的培訓(xùn)。

4.6新建管理處經(jīng)理前期準(zhǔn)備工作

4.6.1負(fù)責(zé)擬定入伙工作計(jì)劃時(shí)間表,包括:工作內(nèi)容、負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間等,并報(bào)分管總經(jīng)理助理審批。

4.6.2負(fù)責(zé)內(nèi)部管理運(yùn)作相關(guān)工作:

a.編制管理處組織結(jié)構(gòu)、各崗位職責(zé),報(bào)人力資源部審核、分管總經(jīng)理助理審批。

b.物資的采購(gòu):根據(jù)《物業(yè)管理方案》負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備及維修工具、設(shè)備、安全保潔工具、設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃的制定、詢(xún)價(jià)、報(bào)批及采購(gòu)工作。包括:

a.辦公用品:家私、各類(lèi)文具等。

b.辦公設(shè)備:打印機(jī)、電話(huà)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)、電視機(jī)、音響等。

c.后勤服務(wù)設(shè)施:食堂、宿舍用品、用具等。

d.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備:電腦等。

e.清潔及綠化設(shè)備和工具:洗地機(jī)、吸塵器、剪草機(jī)、噴霧器等。

f.安全設(shè)備:對(duì)講機(jī)、電警棍、手電筒等。

g.加工維修設(shè)備工具:萬(wàn)用表、兆歐表、電焊機(jī)、臺(tái)虎鉗等。

c.根據(jù)物業(yè)實(shí)際情況,完善閉路監(jiān)控、停車(chē)場(chǎng)設(shè)施、背景音樂(lè)、泛光照明、信箱、康樂(lè)休閑文化設(shè)施、園林綠化等公共設(shè)施。

d.指定專(zhuān)人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套完善工程等所產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用,以便與地產(chǎn)公司結(jié)算。

4.6.3負(fù)責(zé)對(duì)外公共關(guān)系的建立及有關(guān)證照辦理:

a.與政府有關(guān)部門(mén)建立良好的公共關(guān)系,包括:自來(lái)水公司、供電局、煤氣公司、有線(xiàn)電視、電信局、工商、稅務(wù)、派出所、街道辦事處、居委會(huì)等。

b.辦理管理處營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、收費(fèi)許可證等。

c.辦理本物業(yè)停車(chē)場(chǎng)的驗(yàn)收及營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、收費(fèi)許可證等。

d.配合項(xiàng)目部辦理用水、用電指標(biāo)的申請(qǐng)、水電抄表到戶(hù)、電話(huà)、有線(xiàn)電視、煤氣、通郵、網(wǎng)絡(luò)等的開(kāi)通手續(xù)。

4.6.4將《入住指引》、《業(yè)主(住戶(hù))資料卡》于入伙前十天交地產(chǎn)公司,與《入伙通知書(shū)》一并發(fā)放業(yè)主。

4.6.5負(fù)責(zé)入伙前一周準(zhǔn)備好入伙應(yīng)備資料,包括:

a.《入伙流程》

b.《委托銀行代收款協(xié)議書(shū)》;

c.《業(yè)主公約》;

d.《業(yè)戶(hù)手冊(cè)》;

e.《前期物業(yè)管理協(xié)議書(shū)》

f.《房屋交付驗(yàn)收表》;

g.《常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目表》

h.水、電、氣、有線(xiàn)電視開(kāi)戶(hù)申請(qǐng)資料;

i.防盜門(mén)、窗花、陽(yáng)臺(tái)推拉門(mén)圖樣(包括材料、規(guī)格、尺寸、安裝要求等);

j.房?jī)?nèi)配送電器或其他需操作設(shè)施用品的說(shuō)明書(shū)、保修卡;

k.房間設(shè)計(jì)平面圖(含水電走向);

l.其他與業(yè)主相關(guān)資料。

m.現(xiàn)場(chǎng)入伙宣傳展板及相關(guān)入伙指引標(biāo)識(shí)。

n.所有'入伙資料'的填寫(xiě)樣本。

4.6.6進(jìn)行入伙模擬演練,檢驗(yàn)入伙流程、資源配置等準(zhǔn)備工作是否充分。

5.支持性文件

vkwy7.3-g01《物業(yè)管理策劃階段工作程序》

vkwy7.2.2-z01《合同評(píng)審程序》

vkwy7.4-z01《采購(gòu)管理程序》