物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理工作程序

物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序

1.0目的

為證明項(xiàng)目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù).

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項(xiàng)目所要求記錄的控制。

3.0職責(zé)

辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置予以控制。

1.0過程識(shí)別

擬定目錄--設(shè)計(jì)/選擇--表式--標(biāo)識(shí)--分發(fā)--運(yùn)作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理

5.0 行為準(zhǔn)則:

a)運(yùn)作過程中記錄應(yīng):及時(shí)準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備;

b)各種記錄標(biāo)識(shí)應(yīng)具有唯一性;

c)按規(guī)定及時(shí)收集,保證其連續(xù)性、完整性;

d)保管應(yīng)分類、編號(hào)并擬列目錄/清單,便于檢索;

e)保管和儲(chǔ)存條件要適宜,保證干燥通風(fēng),有防護(hù)措施;

f)體系記錄保存日期為三年,工程質(zhì)量記錄竣工移交長(zhǎng)期保存.

6.0 程序要求:

6.1 記錄的分類管理

6.1.1 體系運(yùn)行記錄包括:管理評(píng)審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評(píng)審記錄、供方評(píng)審記錄、培訓(xùn)記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關(guān)責(zé)任部門分別管理.

6.1.2各種檢驗(yàn)和驗(yàn)證記錄、不合格項(xiàng)及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。

6.2 記錄編目、編號(hào)

記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標(biāo)識(shí)規(guī)定;收集后由責(zé)任部門依次編號(hào),確保唯一性.

6.3 記錄填寫

記錄應(yīng)在過程活動(dòng)中及時(shí)、真實(shí)的形成,字跡清晰,不準(zhǔn)涂改,保證易于識(shí)別,且內(nèi)容齊全,各種審核手續(xù)齊備.

如因筆誤需修改,應(yīng)采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內(nèi)容,由更改責(zé)任人簽字或蓋章.

6.4 記錄的保管、儲(chǔ)存和檢索

各部門形成的記錄,由本單位專人負(fù)責(zé)保管,分類存放.

保存環(huán)境條件應(yīng)干燥通風(fēng),裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時(shí)可設(shè)卷內(nèi)目錄.

各種記錄需移交或歸檔保存的,應(yīng)按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風(fēng),有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.

接著外來傳真件,應(yīng)先復(fù)印,復(fù)印件連同傳真件一并存放.

6.5 記錄保存期及處置

體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長(zhǎng)期保存.

不需保存或到保存期的記錄,應(yīng)填寫記錄處理申請(qǐng)單,保管理者代表批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).

6.5 記錄復(fù)印、借閱、修改

記錄復(fù)印、借閱原則上當(dāng)天送還,如外單位復(fù)印、借閱或超過一天難以送還的應(yīng)進(jìn)行借閱登記.無論借閱或復(fù)印需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn).

記錄作為一種特殊文件,修改時(shí)應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》中有關(guān)規(guī)定.

7.0 相關(guān)文件

《文件控制程序》

《管理策劃控制程序》

《改進(jìn)管理程序》

8.0 記錄

質(zhì)量記錄清單

文件發(fā)放回收記錄

文件借閱、復(fù)印記錄

文件銷毀申請(qǐng)/記錄處理申請(qǐng)單