某酒店員工檔案管理工作程序

酒店員工檔案管理工作程序

員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓(xùn)檔案等3個主要內(nèi)容組織合一個獨立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠?qū)T工的歷史材料、員工在酒店服務(wù)期間的工作經(jīng)歷與表現(xiàn)記錄、員工接受酒店人資質(zhì)檢部或所在業(yè)務(wù)部門訓(xùn)練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。

(一)員工的人事檔案管理

員工的人事檔案,是由反映員工個人及有關(guān)方面歷史情況的人事材料所構(gòu)成。人資質(zhì)檢部轉(zhuǎn)遞而來的個人檔案宗卷為基礎(chǔ)發(fā)展建立的檔案材料。

員工的人事檔案主要包括:

(1)記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化過程的履歷、自傳材料;

(2)員工以往工作或?qū)W習單位對員工本人優(yōu)缺點進行鑒別和評價,對其學歷、專長業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定與考核材料;

(3)對員工的政治歷史問題進行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;

(4)記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習單位內(nèi)加入黨派組織材料;

(5)記載員工違*派組織紀律或獨犯國家法律而受到的處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

人資質(zhì)檢部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁,它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。人資質(zhì)檢部尖要求員工在上述個人資料內(nèi)容有所變更時,例如,婚姻、子女、住址、聯(lián)系電話、個人學歷等變化時,及時填寫《員工個人資料變更通知》向人資質(zhì)檢部報告,以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人資質(zhì)檢部及時掌握正確無誤的資料。

(二)員工的工作檔案管理

員工的工作檔案是記載員工進入酒店工作的全過程中各方面的工作表現(xiàn)的綜合材料,是酒店人事或業(yè)務(wù)主管部門考察員工,對員工提職加薪、選派進修、人事調(diào)動等使用中,必不可缺的重要憑據(jù)。

員工的工作檔案內(nèi)容,主要有以下幾個部分:

(1)文件材料:包括員工人事調(diào)動表、勞動合同書、員工身份證、專業(yè)文憑及證書的復(fù)印件等,其中勞動合同書是員工檔案中重要內(nèi)容,萬一發(fā)生勞動爭議或合同糾紛時,員工勞動合同書就成為人資質(zhì)檢部進行解釋的原始依據(jù)。

(2)考評記錄:以《員工工作表現(xiàn)評估表》為主要材料的員工考評記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評表是員工在酒店服務(wù)期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。

(3)出勤記錄。

(三)員工的培訓(xùn)檔案管理

對員工的培訓(xùn)檔案進行分類管理是酒店人資質(zhì)檢部重視員工培訓(xùn)工作的具體表現(xiàn),有昨于發(fā)掘與調(diào)配人才。

員工檔案管理工作的程序:

(1)員工檔案材料的收集;

(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規(guī)定,對收集的員工檔案資料進行審查、判斷和取舍,注意維護員工檔案內(nèi)容的真實性與完整性。

(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內(nèi)容條理清楚,目錄明細、裝訂有序,便于檢索。

(4)員工檔案材料的保管:要求人資質(zhì)檢部對員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時,有關(guān)人員有責任對員工檔案的保密、完整和安全作絕對的保證。

(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅持既要滿足查考員工表現(xiàn)的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關(guān)范圍、方式和手續(xù)的規(guī)定,嚴格保守機密,防止出現(xiàn)員工檔案受損的各種事故。