加強應(yīng)收賬款管理工作

試論如何加強應(yīng)收賬款管理工作

應(yīng)收賬款是指企業(yè)因銷售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù)而形成的債權(quán),即由于企業(yè)銷售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù)等原因,應(yīng)向購貨客戶或接受勞務(wù)的客戶收取的款項或代墊運雜費,是企業(yè)在信用活動中所形成的各種債權(quán)性資產(chǎn)。

近幾年來,不少企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下,長期不能收回,使企業(yè)資金周轉(zhuǎn)發(fā)生困難,資產(chǎn)的流動性下降,加大了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險,甚至陷入財務(wù)危機,因此如何有效地控制應(yīng)收賬款的增長,已成為企業(yè)管理和生死存亡的重要議題。筆者結(jié)合企業(yè)造成應(yīng)收賬款增長的因素試論述如何加強應(yīng)收賬款管理工作。

一、巨額應(yīng)收賬款給企業(yè)帶來的影響

1、影響企業(yè)短期償債能力。企業(yè)的流動資產(chǎn)是影響企業(yè)資金流動性和短期償債能力的重要因素。應(yīng)收賬款能否實現(xiàn),直接影響流動資產(chǎn)的質(zhì)量。大量的應(yīng)收賬款不能及時回收,勢必削弱短期償債能力。

2、增加企業(yè)資金占用額。企業(yè)把貨發(fā)出去取得債權(quán),即被視為收入的實現(xiàn),要收回貨幣需要一定時間,這就導(dǎo)致企業(yè)當(dāng)期現(xiàn)金凈流量減少,而且增加了當(dāng)期納稅義務(wù),使得企業(yè)當(dāng)期現(xiàn)金流入流出不相匹配。

3、致使企業(yè)存在利潤風(fēng)險。如果企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額過大,其實現(xiàn)的利潤就會包括大量的應(yīng)收賬款。一旦形成壞賬,就會影響企業(yè)的利潤水平及經(jīng)營發(fā)展。

二、造成目前各企業(yè)應(yīng)收帳款上升的主要原因有內(nèi)外部兩個方面

㈠、從造成企業(yè)應(yīng)收帳款上升的外部因素上看,大致有以下幾方面的原因。

一是經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌中老體制慣性使然。在計劃經(jīng)濟時國有企業(yè)應(yīng)收賬款很少存在壞賬,一進入市場經(jīng)濟體制,原來的供銷體系發(fā)生了重大變化,由于缺少應(yīng)變能力等原因而遺留了大量應(yīng)收賬款,相當(dāng)部分形成死賬呆賬。二是經(jīng)濟法制建設(shè)相對滯后。欠債不還現(xiàn)象蔓延,打官司即使勝訴也無法收回的事司空見慣。三是一些地方政府不合理的干預(yù)行為和地方保護主義在作怪。

從當(dāng)前國家經(jīng)濟改革的發(fā)展形勢上看,國家正在深化國有企業(yè)各項體制配套改革,國有大中型企業(yè)越來越成為產(chǎn)權(quán)明晰,政企分開、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)的法人實體和市場主體。同時,國家還加大宏觀調(diào)控力度,加快法制建設(shè),經(jīng)濟環(huán)境和秩序趨于好轉(zhuǎn)。因此尋找企業(yè)應(yīng)收帳款上升的主要原因和根治措施還應(yīng)從企業(yè)內(nèi)部著手。

㈡、應(yīng)收賬款不斷上升的主要原因還是在企業(yè)內(nèi)部

1、企業(yè)缺乏風(fēng)險意識。經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌后,產(chǎn)品、供應(yīng)、銷售完全取決于市場,特別是中國加入wto,市場更是瞬息萬變,企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險增大。在日益激烈的市場競爭中,為了搶占市場,擴大銷售,一些企業(yè)在進入當(dāng)?shù)厥袌鲋?為了盡快地打開營銷局面,在事先未對付款人資信度作深入調(diào)查、對應(yīng)收帳款風(fēng)險進行正確評估的情況下,采取與客戶簽訂短期的、一定賒銷額度的銷售合同來吸引客戶,擴大其市場份額,于是產(chǎn)生了較高的帳面利潤,忽視了大量被客戶拖欠占用流動資金不能及時收回的問題,因此形成了一部分具有周轉(zhuǎn)性的客戶應(yīng)收帳款。

2、對應(yīng)收帳款管理責(zé)任部門不清。在各企業(yè)中,銷售部門和財務(wù)部門都知道企業(yè)有大量的應(yīng)收帳款或?qū)Σ簧匣蚴詹换?但具體該由誰來督辦、誰來清查管理并不都十分清楚。

3、沒有有效的內(nèi)部控制制度,使相應(yīng)的管理和監(jiān)督?jīng)]有跟上。不少企業(yè)對應(yīng)收帳款的管理缺乏規(guī)章制度,或有章不循,放任自流,形同虛設(shè)。銷售部門只管產(chǎn)品銷售,財務(wù)部門只管拿到銷售清單進行賬務(wù)處理,財務(wù)部門不及時與業(yè)務(wù)部門核對,對客戶欠款的清收缺少必要的溝通和配合,銷售與核算脫節(jié),問題不能及時暴露,使得應(yīng)收帳款居高不下,帳齡老化,卻任其發(fā)展,無人問津。以致相當(dāng)一部份債權(quán)債務(wù)失去控制,給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。

4、考核制度不合理,約束機制不健全。在有些企業(yè)中,管理層領(lǐng)導(dǎo)為追求當(dāng)期求高收入、高利潤,不惜以加大應(yīng)收賬款為代價,片面、盲目擴大商業(yè)信用,給企業(yè)經(jīng)營帶來風(fēng)險?；驗榱苏{(diào)動銷售人員的積極性,往往只將工資報酬與銷售任務(wù)掛鉤,而忽略了產(chǎn)生壞帳的可能性,未將應(yīng)收帳款納入考核體系。因此銷售人員為了個人利益,只關(guān)心銷售任務(wù)的完成,導(dǎo)致應(yīng)收帳款大幅度上升。而對這部分應(yīng)收帳款,企業(yè)沒有采取有效措施要求有關(guān)部門和經(jīng)銷人員全權(quán)負(fù)責(zé)追款,應(yīng)收帳款大量沉積下來,給企業(yè)經(jīng)營背上了沉重的包袱。更有甚者,有些心懷不軌之徒鉆空子,惡意加大應(yīng)收賬款以暗中撈取好處。

5、對客戶帳不及時。由于經(jīng)營過程中貨物與資金流動在時間和空間上的差異以及票據(jù)傳遞、記錄等發(fā)生誤差的可能,所以,經(jīng)營過程中債權(quán)債務(wù)的雙方就經(jīng)濟往來中的未了事項進行定期對帳,可以明晰雙方的權(quán)利和義務(wù)。然而有的企業(yè)由于不及時與客戶對帳,有的即使是對了帳,但只是口頭上的承諾,并沒有形成合法有效的對帳依據(jù),打起官司拿不出確鑿證據(jù),給某些不講信譽、違反經(jīng)營合同,惡意拖欠貨款的債務(wù)人以可乘之機。

6、未對應(yīng)收帳款按風(fēng)險程度進行分類管理?？蛻舻馁Y信程度如何目前對方經(jīng)營形勢處于什么狀態(tài)被占用的資金風(fēng)險有多大形成逾期的原因是什么是惡意的逃債還是臨時的困難或是確無償還能力不得而知。許多企業(yè)沒有對應(yīng)收賬款進行輔助管理或者僅按賬齡進行輔助管理,在企業(yè)回款好的情況下,基本能滿足需要,但在企業(yè)回款不暢的情況下就不能滿足管理的需要。

7、合同簽定不規(guī)范。如對簽約雙方資格、權(quán)限合法性,對合同協(xié)議有關(guān)條款是否明確、合理,以及合同履行能力缺乏必要的審查和認(rèn)定,以致于經(jīng)常造成不必要的合同糾紛,產(chǎn)生應(yīng)收帳款甚至呆、壞帳。

三、建立健全降低和控制應(yīng)收賬款的內(nèi)控制度

在目前市場經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)存在一定數(shù)額的應(yīng)收賬款是必要的,并能對企業(yè)產(chǎn)品的銷售工作起一定的促進作用,但一些企業(yè)依然存在著巨額應(yīng)收賬款以及應(yīng)收賬款金額訊速龐大的現(xiàn)象。通過前述,我們認(rèn)為要防止和控制這些現(xiàn)象,為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)營環(huán)境,應(yīng)在產(chǎn)品的銷售管理及財務(wù)監(jiān)控過程中不斷健立和完善以下內(nèi)部控制制度。

(一)、明確應(yīng)收帳款具體由誰來管理

應(yīng)收帳款究竟由誰來管理有的人認(rèn)為理所當(dāng)然應(yīng)該由銷售部門或銷售人員管理。但如果真是這樣,又如何來監(jiān)控銷售人員呢讓一個銷售人員自己對業(yè)務(wù)進行評價,這樣的結(jié)果有多大的可靠性銷售人員的異動,造成了其原來管理的客戶應(yīng)收帳款回收的困難,又如何解決呢因此僅僅由銷售部門自己來管理并不妥當(dāng)。另一種觀點認(rèn)為應(yīng)該由財會人員來管理。會計人員雖然對企業(yè)銷售帳務(wù)處理比較清楚,但對具體客戶的情況也不是十分了解,所以簡單地歸由財務(wù)部門來管理也并不合適。應(yīng)收帳款的管理,是企業(yè)全程信用管理的核心所在。如果一個企業(yè)對自己的客戶沒有了解,又怎么能作出賒銷的決定什么樣的客戶才能夠賒銷,應(yīng)選取多大的額度才合適什么樣的客戶寧可降價也不能進行賒銷各種情況應(yīng)該有一個認(rèn)真仔細的分析。靈活運用賒銷手段,合理確定現(xiàn)金折扣與折讓及比例,是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)快速占領(lǐng)市場和發(fā)展壯大自己的一項基本策略。因此,各企業(yè)應(yīng)認(rèn)真組織不同部門的專業(yè)人員,專門研究企業(yè)的營銷策略,調(diào)查了解客戶的資信程度,真正建

立起一套適合自身特點的信用管理制度。

(二)、銷售階段:主要是要做好賒銷客戶的資信調(diào)查和確定賒銷的總體規(guī)模,加強對賒銷工作的控制。

1、制訂合理的信用政策

所謂信用政策,是指企業(yè)對應(yīng)收賬款管理所采取的原則性規(guī)定,包括信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件和信用額度三方面。

首先,確定合理的信用標(biāo)準(zhǔn)。信用標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)決定授予客戶信用所要求的最低標(biāo)準(zhǔn),也是企業(yè)對于可接受風(fēng)險提供的一個基本判別標(biāo)準(zhǔn)。信用標(biāo)準(zhǔn)較高,能使企業(yè)遭受壞賬損失的可能性減小,但會不利于擴大銷售。反之,如果信用標(biāo)準(zhǔn)較寬,雖然有利于刺激銷售增長,但有可能使壞帳損失增加,得不償失。

第二,采用合理的信用條件。信用條件是指導(dǎo)企業(yè)賒銷商品時給予客戶延期付款的若干條件,主要包括信用期限和現(xiàn)金折扣等。信用期限是企業(yè)為客戶規(guī)定的付款期限。適當(dāng)?shù)匮娱L信用期限可以擴大銷售量,但信用期限過長也會造成應(yīng)收賬款占用的機會成本增加,同時加大壞賬損失的風(fēng)險。為了促使客戶早日付款,企業(yè)在規(guī)定信用期限的同時,往往附有現(xiàn)金折扣條件,即客戶如能在規(guī)定的折扣期限內(nèi)付款,則能享受相應(yīng)的折扣優(yōu)惠。

第三,建立恰當(dāng)?shù)男庞妙~度。信用額度是企業(yè)根據(jù)客戶的償付能力給予客戶的最大賒銷限額,但它實際上也是企業(yè)愿意對某一客戶承擔(dān)的最大風(fēng)險額,確定恰當(dāng)?shù)男庞妙~度能有效地防止由于過度賒銷超過客戶的實際支付能力而使企業(yè)蒙受損失。

2、加強客戶信用管理

企業(yè)應(yīng)設(shè)立客戶信用管理中心或者類似的機構(gòu),客戶信用管理中心根據(jù)制定的信用政策,負(fù)責(zé)對每一個擬賒銷客戶進行信用評價,包括評估其品質(zhì)、償債能力、資本、抵押或擔(dān)保條件,并掌握該客戶在工商、稅務(wù)等部門的有關(guān)資料,據(jù)以建立客戶信用等級檔案。例如:優(yōu)為企業(yè)規(guī)模大,以往業(yè)務(wù)往來中信譽較好的企業(yè);合格為資產(chǎn)狀況和財務(wù)狀況一般,財務(wù)制度比較規(guī)范,有一定的資產(chǎn)作抵押,在以往業(yè)務(wù)往來中經(jīng)催交后能結(jié)清貨款的客戶;差為資產(chǎn)狀況和財務(wù)狀況不佳,財務(wù)制度混亂,沒有資產(chǎn)抵押,以往沒有業(yè)務(wù)往來或有業(yè)務(wù)往來但信譽不佳的客戶。賒銷客戶的信用等級評定工作應(yīng)每年一次,特別情況可隨時調(diào)整。同時根據(jù)不同用戶的信譽差別,結(jié)合產(chǎn)品市場占有率、市場需求狀況及趨勢變化等,合理確定每一個客戶的賒銷額和賒銷期,努力把好第一關(guān)。

3、建立賒銷審批制度,加強合同協(xié)議審查

要制訂相應(yīng)的銷售獎勵政策,鼓勵經(jīng)銷商采取購銷、現(xiàn)款現(xiàn)貨等方式合作,盡量減少賒銷、代銷的方式。對確有必要發(fā)生的賒銷業(yè)務(wù),均需經(jīng)過有審批資格的經(jīng)辦人員審批后,方可進行。企業(yè)可根據(jù)自身特點和管理要求,設(shè)立一個賒銷審批制度,賦予不同級別的人員不同金額的審批權(quán)限,各經(jīng)辦人員只能在各自的權(quán)限內(nèi)辦理審批,超過限額的,必須請示上一級領(lǐng)導(dǎo)同意后方可批準(zhǔn),金額特別巨大的,需報請企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

同時,必須重視銷售合同、協(xié)議的審查和管理工作,要注意以下事項,以避免日后處理應(yīng)收帳款時與經(jīng)銷商產(chǎn)生分歧而帶來經(jīng)營風(fēng)險:

⑴明確各項交易條件,如:價格、付款方式、付款日期、運輸情況等;

⑵明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任;

⑶確定合同期限,合同結(jié)束后視情況再行簽訂;

⑷加蓋經(jīng)銷商的合同專用章(避免個體行為的私章或簽字)。

4、制定合理的激勵政策,調(diào)動催收賬款的積極性

在制定營銷政策時,要將應(yīng)收帳款的管理納入對銷售人員考核的項目之中,營銷人員不但要推銷產(chǎn)品,還要負(fù)責(zé)收款;貨款收不回來,任務(wù)就不算完成,把催討貨款與銷售人員的經(jīng)濟利益掛鉤。要求其對自己經(jīng)辦的每筆業(yè)務(wù)進行事后監(jiān)督,直至全部收回資金為止。并由單位財務(wù)部門監(jiān)督貨款回收情況,使應(yīng)收帳款處在合理、安全的范圍之內(nèi),以達到內(nèi)部控制的目的,減少舞弊行為的發(fā)生。只有這樣,才能把大家的積極性調(diào)動起來,把應(yīng)收賬款降到最低限度。

(三)、會計核算和監(jiān)控階段:主要是加強應(yīng)收賬款的監(jiān)控,加強催收力度,盡快回籠金。

1、對應(yīng)收賬款實行輔助核算,建立應(yīng)收賬款核銷制度

企業(yè)的財務(wù)部門應(yīng)按賒銷客戶區(qū)域建立核算應(yīng)收賬款明細賬,對賒銷業(yè)務(wù)及時進行會計核算,并定期統(tǒng)計應(yīng)收賬款各客戶的金額、賬齡及增減變動等賒銷總情況,及時反饋給企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和銷售部門,為評估、調(diào)整賒銷客戶的信用等級提供可靠依據(jù)。同時還應(yīng)對應(yīng)收賬款實行輔助核算,按照應(yīng)收賬款發(fā)生的先后次序,以及貨款回收的先后次序逐筆核銷,以準(zhǔn)確確認(rèn)每筆應(yīng)收賬款的賬齡;對于因質(zhì)量、數(shù)量合同糾紛等沒有得到處理的應(yīng)收賬款單獨設(shè)賬管理。

2、實施應(yīng)收賬款的追蹤分析

應(yīng)收賬款一旦形成,企業(yè)就必須考慮如何按期足額收回的問題。一般而言,客戶逾期拖欠賬款時間越長,賬款催收的難度越大,成為呆壞賬損失的可能性也就越高。企業(yè)必須要做好應(yīng)收賬款的賬齡分析,密切注意應(yīng)收賬款的回收進度和出現(xiàn)的變化。

通過對應(yīng)收賬款的賬齡分析,企業(yè)財務(wù)管理部門可以掌握以下信息:(1)有多少客戶在折扣期限內(nèi)付款;(2)有多少客戶在信用期限內(nèi)付款;(3)有多少客戶在信用期限過后才付款;(4)有多少應(yīng)收賬款拖欠太久,可能會成為壞賬。

如果賬齡分析顯示企業(yè)的應(yīng)收賬款的賬齡開始延長或者過期賬戶所占比例逐漸增加,那么就必須及時采取措施,調(diào)整企業(yè)信用政策,努力提高應(yīng)收賬款的收現(xiàn)效率。對尚未到期的應(yīng)收賬款,也不能放松監(jiān)督,以防發(fā)生新的拖欠。

3、建立切實可行的對賬制度

企業(yè)財會部門應(yīng)制定有效的對帳制度,定期向賒銷客戶寄送對賬單和催交欠款通知書。通過對帳獲得經(jīng)雙方供銷、財會經(jīng)辦人確認(rèn)無誤并簽章的對賬單,作為雙方對賬的原始依據(jù);對超過期限的賒銷客戶,在發(fā)出對賬單的同時,需分發(fā)催交欠款通知書,及時催收欠款。企業(yè)供銷部門及有關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)積極配合財會部門做好此項工作。

以下幾種單據(jù)、金額等方面誤差的容易造成對賬困難或失敗,避免雙方財務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大,應(yīng)及時處理,防止產(chǎn)生呆、壞賬。

⑴產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格;

⑵產(chǎn)品的回款期限不同,或因經(jīng)營條件的不同而同種產(chǎn)品回款期限不同;

⑶產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時;

⑷經(jīng)銷商不能夠按單對單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款;

⑸要主動拒絕用貨款墊支其它款項(客戶返利、破損產(chǎn)品貨款、廣告款、終端銷售推廣費用等)。

4、不斷完善收賬政策

企業(yè)在制定收賬政策時,要在增加收賬費用與減少壞賬損失、減少應(yīng)收賬款機會成本之間進行比較、權(quán)衡,以前者小于后者為基本目標(biāo),掌握好寬嚴(yán)界限,擬定可取的收賬計劃。

當(dāng)企業(yè)應(yīng)收賬款遭到客戶拖欠或拒付時,企業(yè)應(yīng)當(dāng)首先分析現(xiàn)行的信用標(biāo)準(zhǔn)及信用審批制度是否存在紕漏,然后對違約客戶的資信等級重新調(diào)查摸底,進行再認(rèn)識。

對逾期未結(jié)清欠款的

賒銷客戶,企業(yè)應(yīng)組織力量督促經(jīng)銷人員加緊催收,特別是對一些信譽較差,欠款時間較長,金額較大的賒銷客戶,需有專人負(fù)責(zé),兌現(xiàn)落實經(jīng)辦賒銷人員的獎懲。催收時,企業(yè)財會部門應(yīng)及時提供這部分賒銷客戶的詳細原始資料,如銷售合同、銷售發(fā)票、對賬單、欠款金額及發(fā)生時間等,為催收工作提供方向和依據(jù);企業(yè)供銷部門應(yīng)組織人員,積極與對方進行聯(lián)系,及時收回欠款。對近期暫不能還款的賒銷客戶,應(yīng)要求對方制訂還款計劃并提供擔(dān)保,爭取在延續(xù)、增進相互業(yè)務(wù)關(guān)系中妥善地解決賬款拖欠的問題。對于那些既不制訂還款計劃又不提供擔(dān)保,惡意拖欠、信用品質(zhì)差劣的客戶應(yīng)當(dāng)從信用清單中除名,不再對其賒銷,并以強硬態(tài)度加緊催收。催收無果,應(yīng)及時通過法律途徑給予解決。

5、加強客戶管理

在日常經(jīng)營、管理中,經(jīng)銷商和客戶出現(xiàn)的一些信息,對企業(yè)貨款的安全性是有警示作用的。如:

經(jīng)銷商、客戶的辦公地點由高檔向低檔搬遷;頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員,公司離職人員增加;受到其他公司的法律訴訟;公司財務(wù)人員經(jīng)常性的回避;付款比過去延遲;經(jīng)常超出最后期限;多次破壞付款承諾;經(jīng)常找不到公司負(fù)責(zé)人;公司負(fù)責(zé)人發(fā)生意外;公司決策層存在較嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾,未來發(fā)展方向不明確;公司有其他的不明確贏利的投資(投機)如:股票、期貨等;不正常的不回復(fù)電話;開出大量的期票;銀行退票(理由:余款不足);應(yīng)收帳款過多,資金回籠困難;轉(zhuǎn)換銀行過于頻繁;以低價拋售商品(低于供貨商底價);突然下過大的定單(遠遠超出所在區(qū)域的銷售能力);發(fā)展過快(管理、經(jīng)營不能同步發(fā)展)。

當(dāng)經(jīng)銷商和客戶出現(xiàn)以上危險信息時,企業(yè)應(yīng)采取果斷、迅速的應(yīng)變措施,降低應(yīng)收帳款的回收風(fēng)險。

6、建立應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度

不管企業(yè)采用怎樣嚴(yán)格的信用政策,只要存在著商業(yè)信用行為,壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。因此,企業(yè)要遵循穩(wěn)健性原則,對壞賬損失的可能性預(yù)先進行估計,積極建立彌補壞賬損失的準(zhǔn)備制度。根據(jù)《企業(yè)會計準(zhǔn)則》的規(guī)定:應(yīng)收賬款可以計提壞賬準(zhǔn)備金。企業(yè)要按照期末應(yīng)收賬款的一定比例提取用于補償因債務(wù)人破產(chǎn)或死亡,逾期未履行償債義務(wù),已無法收回的壞賬損失,以促進企業(yè)健康發(fā)展。