小區(qū)業(yè)主檔案管理控制工作程序

物業(yè)程序文件

--小區(qū)業(yè)主檔案管理控制程序

1.0目的

規(guī)范對業(yè)主檔案保管與查詢工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)服務(wù)中心對業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責(zé)

3.1客服部負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服部資料專管員負(fù)責(zé)具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0工作程序

4.1業(yè)主資料的整理,內(nèi)容包括:收樓資料和裝修資料。

4.1.1收樓資料

4.1.1.1住戶資料登記表

4.1.1.2(前期)物業(yè)服務(wù)合同

4.1.1.3業(yè)主規(guī)約簽約頁

4.1.1.4證件辦理申請表

4.1.1.5消防安全承諾書

4.1.1.6業(yè)主收樓物品/資料簽收單

4.1.1.7樓宇情況驗(yàn)收檢查表

4.1.1.8業(yè)主/住戶身份證復(fù)印件

4.1.1.9收樓通知書/物業(yè)交付使用通知書

4.1.1.10交款通知書等

4.1.2裝修資料

4.1.2.1裝修申請表復(fù)印

4.1.2.2相關(guān)圖紙及裝修單位證件復(fù)件

4.1.2.3業(yè)主授權(quán)/委托書

4.1.2.4閉水試驗(yàn)確認(rèn)書

4.1.2.5房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防火安全承諾書

4.1.2.6消防安全承諾書

4.1.2.7整改通知單

4.1.2.8裝修驗(yàn)收申請表等

4.2錄入電腦:由資料專管員負(fù)責(zé)將4.1項(xiàng)相關(guān)資料錄入電腦物業(yè)系統(tǒng),并保證準(zhǔn)確率達(dá)100%。

4.3資料裝訂:將業(yè)主檔案分類進(jìn)行裝訂在檔案夾內(nèi),裝訂為收樓資料、裝修資料。

4.4建立目錄:左右兩邊分邊建立《資料目錄》,并清楚注明文件名稱、歸案日期、歸案人、頁數(shù)/碼等。

4.5業(yè)主檔案的跟蹤:當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,資料專管員應(yīng)將變化資料記錄在業(yè)主檔案中

4.5.1通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

4.5.2業(yè)主發(fā)生更替時。

4.6業(yè)主檔案查閱按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。

4.7屬絕密檔案,不得外泄。

4.8業(yè)主檔案應(yīng)歸為永久保存性文件。

5.0支持性文件

5.1《質(zhì)量記錄控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《資料目錄》

6.2《記錄查閱審批表》

編制: 審核:批準(zhǔn):