第1篇 公司辦公管理規(guī)定5
公司辦公管理規(guī)定(五)
1、目的:
本公司員工,應(yīng)忠于職守,遵守本公司辦公紀(jì)律,服從各級主管人員的合理指揮,不得陽奉陰違或敷衍塞現(xiàn),各級主管對員工應(yīng)親切誘導(dǎo),諄諄教誨,并監(jiān)督管理。
2、內(nèi)容
2.1部門所屬辦公人員上班時(shí)間應(yīng)在指定的辦公區(qū)域或辦公臺(tái)工作,不打與本人業(yè)務(wù)無關(guān)的事。
2.2員工工作時(shí)間內(nèi),未經(jīng)批準(zhǔn)不得接見親友,或擅離工作崗位,如確因要事必須會(huì)客時(shí)經(jīng)主管以上人員批準(zhǔn)同意,原則上得超過20分鐘。
2.3員工對于職務(wù)及公事,均應(yīng)循級而上,不得越級呈報(bào),但緊急或特殊情況不在此限。
2.4本公司員工對外接洽事項(xiàng),應(yīng)態(tài)度謙和,不得有驕傲滿足及有本公司名譽(yù)的行為。
2.5工作時(shí)間嚴(yán)禁竄崗,高聲喧嘩、吃零食、拉家常、看報(bào)刊雜志等。
2.6嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi),利用電腦玩電子游戲、上網(wǎng)聊天或發(fā)送私人電子郵件等。
2.7按時(shí)上下班,嚴(yán)格執(zhí)行考勤制度,中途不擅自脫崗,外出辦事必須辦理外出手續(xù)。
2.8上班時(shí)間保持儀表整潔,穿工作服,佩帶員工證。
2.9在生產(chǎn)辦公區(qū)域內(nèi),注重形象儀表,不得穿背心,短褲和拖鞋。
2.10推行5s管理,營造舒適、文明、整潔的辦公環(huán)境,嚴(yán)禁丟煙蒂、煙灰和紙屑等。
2.11接聽電話應(yīng)遵守禮儀,響鈴三次后必須提起話筒,并用“你好,××公司”作為接聽電話的專門用語;
2.12節(jié)約能源,養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣,下班做到隨手關(guān)燈,鎖好門窗。
2.13對來往賓客應(yīng)彬彬有禮,維護(hù)公司的形象及聲譽(yù)。
2.14團(tuán)結(jié)協(xié)作,共圖公司與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。
第2篇 物業(yè)管理公司辦公用品管理規(guī)定6
物業(yè)管理公司辦公用品管理規(guī)定(六)
1、辦公用品的采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放統(tǒng)一由綜合管理部管理,其中采購與保管工作由兩人分別負(fù)責(zé)。
2、需要領(lǐng)用辦公用品的部門在每月25日前將計(jì)劃用《辦公用品申領(lǐng)單》報(bào)至綜合管理部,由綜合管理部審核,執(zhí)行總經(jīng)理審批后統(tǒng)一進(jìn)行采購。
3、綜合管理部購買辦公用品后,必須登記造冊,財(cái)務(wù)部定期進(jìn)行賬實(shí)核對。
4、領(lǐng)用辦公用品時(shí),綜合管理部做好領(lǐng)用登記手續(xù)。
5、員工領(lǐng)用辦公用品后,要妥善使用保管,如非正常原因造成損壞的,要按原價(jià)予以賠償。
6、耐用辦公用品(如:訂書機(jī)、筆筒、尺子、剪刀、文件架、計(jì)算器、水筆、名片本等)每人按需要領(lǐng)取,最多只能領(lǐng)用一套,丟失、損壞自己負(fù)責(zé),員工辭職須交還給公司或繳交等值錢款。
7、易耗辦公用品要節(jié)約使用,紙張要雙面用完后方可廢棄。用畢到綜合管理部登記領(lǐng)取(如:大頭針、回形針、膠水、透明膠、雙面膠、信簽、筆芯等)。
8、所有員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)一次,并由綜合管理部公布領(lǐng)用明細(xì)。
9、大宗(特殊)辦公用品的購買,須做好計(jì)劃并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
10、員工福利用品采購,由綜合管理部負(fù)責(zé)制定計(jì)劃,經(jīng)公司執(zhí)行總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
11、公司員工如因各種原因離開公司的,要到綜合管理部辦理好辦公用品歸還手續(xù)后,方可辦理人事手續(xù)。
第3篇 某公司辦公事務(wù)管理規(guī)定
辦公事務(wù)管理規(guī)定
第一章 辦公秩序管理
第一節(jié) 辦公秩序
一、出勤準(zhǔn)則
(一)嚴(yán)格遵守考勤制度,按時(shí)上下班。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行考勤打卡制度,不論任何原因,不得代人打卡。
(三)因事請假時(shí),事先要得到主管領(lǐng)導(dǎo)的同意并辦理有關(guān)手續(xù)。
二、員工證
(一)員工證是百江員工身份標(biāo)志,應(yīng)為佩戴它感到自豪和肩負(fù)重任。
(二)上班時(shí)間,應(yīng)嚴(yán)格按要求佩戴員工證。
(三)員工應(yīng)妥善保管員工證,遺失應(yīng)立即辦理補(bǔ)領(lǐng)員工證,費(fèi)用自理。
三、辦公物品擺放
(一)應(yīng)保持辦公桌面整潔,桌面不擺放與辦公無關(guān)的物品。
(二)文件夾應(yīng)正確整齊插立于文件架之中,并在夾側(cè)用電腦標(biāo)簽整齊標(biāo)注所夾內(nèi)容。
(三)離開辦公室 30 分鐘以上時(shí),須將桌面文件整理,齊放于文件架中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。
(四)簡易文具可收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應(yīng)收入抽屜中。
(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翹椅,人離開時(shí)椅子調(diào)正,并推入桌下。
(六)外衣提包手袋置掛于櫥柜內(nèi),不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。
(七)飲水機(jī)及其它設(shè)備、物品在指定地點(diǎn)擺放,不得隨意移動(dòng)。
四、辦公區(qū)守則
(一)工作時(shí)間內(nèi)不在辦公區(qū)域內(nèi)化妝或整理衣飾。
(二)工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃早餐、零食及大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。
(三)因公外出時(shí),應(yīng)事先得到主管的同意并在綜合行政部登記;外出后,因情況變化而不能按時(shí)趕回公司,要提前通知主管或綜合行政部。
(四)下班離開辦公室時(shí),應(yīng)將座椅擺放整齊,桌面清理整潔,關(guān)閉所有電器及電源。
(五)不在辦公室及公司規(guī)定禁煙區(qū)吸煙。
(六)不要在公司存放與工作無關(guān)的私人物品,未經(jīng)許可,禁止將公司物品帶回家中。
(七)員工間的工作交流或會(huì)客,應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行(會(huì)議室、接待室),注意不要占用過多時(shí)間,以免影響工作。
(八)不允許在上班時(shí)間利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)收發(fā)私人郵件,嚴(yán)禁上網(wǎng)聊天。
第二節(jié) 辦公禮儀規(guī)范
一、辦公儀表
(一)服飾合身得體,整潔大方,簡潔淡雅。
(二)保持須發(fā)整潔,不留怪異發(fā)型。
(三)上班時(shí)間在辦公場所不應(yīng)有打哈欠,伸懶腰等萎靡不振的現(xiàn)象。
二、辦公禮儀
(一)同事之間應(yīng)保持恰當(dāng)?shù)亩Y儀,忌用外號(hào)或愛稱。
(二)在走廊上遇到上司、同事或訪客時(shí),應(yīng)主動(dòng)打招呼。
(三)主管呼喚你的名字時(shí),應(yīng)立即清晰地回答。
(四)下班時(shí)應(yīng)主動(dòng)向留在辦公室的同事道別。
(五)不對同事品頭論足。對別人的缺點(diǎn),應(yīng)委婉提出建設(shè)性的意見。
(六)積極參加公司組織的集體活動(dòng)。
三、語言規(guī)范
(一)上班時(shí)間提倡使用普通話進(jìn)行交流,禁止使用方言。表達(dá)力求簡單明了,易于理解。
(二)講話時(shí),要穩(wěn)重、明快、自然、落落大方。
(三)不講污言穢語,不高聲喧嘩,影響他人工作。
(四)規(guī)范用語
1、交往語言:您好,早晨好,早,再見,請問,請您,勞駕您,謝謝,周未愉快。
2、電話語言:您好,請問,謝謝,再見。
3、接待語言:您好,請稍等,我通報(bào)一下,請坐,對不起,請登記,我
馬上去聯(lián)系,打擾一下,好的,行(切勿說“不”)。
四、電話禮儀
(一)電話鈴響三次前拿起話筒,并立即應(yīng)答:“您好,百江燃?xì)狻薄?/p>
(二)若電話中斷,應(yīng)立即掛上聽筒,等待對方重新打進(jìn)。
(三)結(jié)束通話時(shí),要聽到對方掛機(jī)后,再掛斷電話。
(四)通話中若要與他人講話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?用手捂住聽筒再講話。
(五)電話里請對方等候,繼續(xù)通話時(shí)一定先說“對不起,讓您久等了”。
(六)若對方要找別人,應(yīng)手捂聽筒,招呼他人接聽電話。
(七)自己如果不能決策時(shí),應(yīng)請示上級后再作答復(fù)。
(八)電話中聽到重要事情,一定要重復(fù)一遍,以確認(rèn)無疑,然后做好筆錄。
(九)撥錯(cuò)電話時(shí),應(yīng)有禮貌地致歉。
(十)接到撥錯(cuò)的電話時(shí),應(yīng)客氣地應(yīng)對。
(十一)使用他人電話時(shí)應(yīng)先征詢他人同意。
(十二)休息日向別人打電話時(shí),需先表示歉意。
五、公關(guān)接待禮儀
(一)與客人相遇,要主動(dòng)相讓;與客人同行,應(yīng)禮讓客人先行;同乘電梯,讓客人先上、先下。
(二)接待客人時(shí),要面帶微笑,姿勢端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話、爭辯,講話聲音適度有分寸,語氣溫和文雅,不大聲喧嘩,聽到意見、批評時(shí)不辯解,冷靜對待,及時(shí)上報(bào)。
(三)遇到客人詢問,做到有問必答,不能說“不”、“不知道”、“不會(huì)”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。
(四)接待來客時(shí),如客人職位比自己高時(shí),不應(yīng)主動(dòng)要求行握手之禮。客人要求握手時(shí),應(yīng)及時(shí)應(yīng)對,并面帶笑容,姿勢端正,用力適度,不能用左手;握手時(shí),左手不得插入口袋里。
(五)拜訪客人時(shí),通常應(yīng)優(yōu)先考慮對方,在對方方便時(shí)刻,再?zèng)Q定拜訪時(shí)間。
(六)約定時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格遵守,估計(jì)會(huì)遲到應(yīng)在約定時(shí)間前通知對方。
第三節(jié) 工作方法基準(zhǔn)
一、公司員工在工作中應(yīng)始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。
二、切忌越級報(bào)告,架空直接上司。
三、請示、匯報(bào)工作,應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間,并帶全材料和筆記本,將請示內(nèi)容事先列出,并記錄有關(guān)指示,臨行前應(yīng)復(fù)述一遍,發(fā)現(xiàn)指示或承接的工作在執(zhí)行上有困難時(shí),應(yīng)及時(shí)直接提出。
四、報(bào)告或提建議時(shí),必須掌握準(zhǔn)確資料,事先備妥文件說明。如呈緊急提案,須附上時(shí)間期限。
五、承辦其他部門主管交辦的事情,須先報(bào)告本部門主管。
六、工作中應(yīng)勇于承擔(dān)責(zé)任,不推諉。
七、主管交辦的事情,應(yīng)立刻去做,切勿拖延;工作過程中應(yīng)主動(dòng)向主管匯報(bào)進(jìn)展情況。
八、未經(jīng)許可,不得隨意翻閱不屬于自己的文件。
九、調(diào)離本職工作時(shí),應(yīng)與主管、財(cái)務(wù)及有關(guān)部門辦理交接手續(xù)。
十、下級與上級交談,只談公事,不應(yīng)涉及上級之間的人際關(guān)系與公司機(jī)密。
十一、嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密,未經(jīng)同意,不得以公司名義對外發(fā)布任何消息。
第四節(jié) 罰則
本制度的檢查、監(jiān)督部門為綜合行政部,違反此規(guī)定的員工,除按公司正?？己送鈱⒘斫o予 30 元~100 元的扣薪處理并進(jìn)行通報(bào)批評。
第4篇 物業(yè)公司辦公環(huán)境管理規(guī)定-4
物業(yè)公司辦公環(huán)境管理規(guī)定(4)
為了創(chuàng)造嚴(yán)肅、活潑、高效、和諧的現(xiàn)代化辦公環(huán)境,提高工作效率,特制定本管理規(guī)定:
1、工作人員必須按時(shí)上班;
2、工作時(shí)間應(yīng)按公司規(guī)定統(tǒng)一著裝,并正確配帶名牌;服裝、儀容必須整潔、得體;
3、在辦公室內(nèi)坐姿要端正,不允許翹腿或身體歪斜,交頭接耳及大聲喧嘩,聊天;
4、上班時(shí)間不允許看報(bào)刊雜志及與工作無關(guān)的書籍,不準(zhǔn)吃零食;不準(zhǔn)在辦公室、會(huì)議室等公共場所內(nèi)吸煙、用餐;
5、在辦公室內(nèi)行走要輕,以免影響他人工作;
6、辦公時(shí)間、辦公桌上除茶杯、名牌、日歷外不允許擺放其它物品;
7、離開座位后應(yīng)及時(shí)將椅子歸位,下班后或外出辦事,要清理好自己的桌面,并將椅子歸位后離開,關(guān)好電腦方可下班。
8、所有來電,務(wù)必在三聲之內(nèi)接聽,接起電話時(shí)須做自我介紹,必要時(shí)要做好記錄,通話要點(diǎn)要問清。
9、辦公時(shí)間原則上不準(zhǔn)打私人電話,家人有急事來電,應(yīng)從速簡潔結(jié)束通話,禁止當(dāng)著來客打私人電話、談家事或與工作無關(guān)的話題。
10、接待任何顧客來訪,應(yīng)熱情大方,以良好的萬科物業(yè)人精神風(fēng)貌接待顧客的來訪,對無法回答顧客的問題,應(yīng)及時(shí)向有關(guān)人員反映。
11、由行政后勤責(zé)任人負(fù)責(zé)定期檢查辦公區(qū)域衛(wèi)生、5s,將檢查結(jié)果通報(bào),并與月考核掛鉤,各班組負(fù)責(zé)人作為辦公區(qū)域衛(wèi)生、5s監(jiān)督人。
本規(guī)定即日起生效,請各位自覺遵守執(zhí)行。
第5篇 物業(yè)公司辦公用品設(shè)備使用管理規(guī)定
物業(yè)公司辦公用品設(shè)備使用管理規(guī)定
一、辦公物品分辦公設(shè)備和辦公用品兩大類。辦公設(shè)備包括復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、碎紙機(jī)、電話、辦公桌椅、保險(xiǎn)柜、文件柜、電腦、掃描儀及打印機(jī)等。辦公用品包括紙、筆、筆記本、各種表格、計(jì)算器、直尺、文件夾、文件筐等。
二、辦公設(shè)備由財(cái)務(wù)登記固定資產(chǎn),各部門建立明細(xì)帳并報(bào)行政人事部備查。所有辦公設(shè)備的責(zé)任人為該設(shè)備所在部門的部門主管。如該部門主管工作調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)填寫設(shè)備清單移交給接任者簽收,財(cái)務(wù)監(jiān)督。
三、各部門要愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn),如有遺失或損壞,則根據(jù)實(shí)際情況,由該部門主管或使用人負(fù)責(zé)折價(jià)賠償。
四、各部門應(yīng)在每月末將下月辦公用品的采購計(jì)劃報(bào)行政人事部,并指定一人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)取發(fā)放和文件資料的復(fù)印。凡領(lǐng)用價(jià)值達(dá)100元以上的文具,必須登記個(gè)人卡片,辭工或被辭退時(shí)要交還文具,如有損壞照價(jià)賠償。
五、辦公用品領(lǐng)用本著節(jié)約的原則。行政人事部按季度將各部門領(lǐng)用辦公用品和文件資料復(fù)印情況報(bào)送財(cái)務(wù),以便財(cái)務(wù)核算。
六、本公司電話、傳真及復(fù)印機(jī),主要是作為與外界溝通方便開展工作,為業(yè)主服務(wù),不提倡員工在公司打私人電話、擅自使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)。
七、使用辦公電話要做到文明禮貌、簡潔、明確,需處理的事務(wù)必須做好記錄,并及時(shí)轉(zhuǎn)告有關(guān)人員處理。
八、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人保管使用,不得擅自使用;因工作需要時(shí),必須由辦公(部門負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)后,方可使用。
九、不經(jīng)許申請、擅自使用長途電話、傳真、復(fù)印機(jī),公司可根據(jù)實(shí)際情況在工資中扣除相應(yīng)電話、傳真、復(fù)印機(jī)的損耗、紙張費(fèi)。
第6篇 v公司辦公用品管理規(guī)定
為加強(qiáng)辦公用品使用的管理,節(jié)約開支、避免浪費(fèi),特制定本管理規(guī)定。一、辦公用品分類:
1、常用品:圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品:名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計(jì)算器、釘書機(jī)、筆記本、會(huì)議紀(jì)錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標(biāo)簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(tái)(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。
3、特批品(不列入辦公用品費(fèi)用考核):印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等),財(cái)務(wù)帳本、憑證,蘋果機(jī)彩色墨盒及打印紙,u盤等。
二、辦公用品使用對象:各公司主管以上管理人員、職能和業(yè)務(wù)部門員工,具體由各公司核定。
三、申購和采購:辦公用品常用品由人事行政部門根據(jù)消耗情況進(jìn)行申購備領(lǐng),控制品和特批品由使用部門(人)提出申購,控制品經(jīng)各公司總經(jīng)理批準(zhǔn),特批品經(jīng)董事長批準(zhǔn);批準(zhǔn)后的《申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自購買的不予報(bào)銷。
四、管理和發(fā)放:
1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管,并指定保管人,按公司核定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)向使用人發(fā)放。
2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù),保管人根據(jù)采購價(jià)格核定物品單價(jià),計(jì)入領(lǐng)用部門(人)費(fèi)用,并在每月終填報(bào)《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門應(yīng)指定專人領(lǐng)取辦公用品。
五、各部門費(fèi)用核定及有關(guān)規(guī)定:
1、各公司各部門應(yīng)按總部核定的辦公用品費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標(biāo)發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標(biāo)領(lǐng)用的,應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。
2、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi),各部門增人或減人,其費(fèi)用由人事行政部門根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。
3、各部門因特殊情況需增加費(fèi)用的,應(yīng)以書面形式報(bào)批,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,由總經(jīng)理特批,并報(bào)請總部增加該項(xiàng)費(fèi)用。
4、辦公用品使用實(shí)行月統(tǒng)計(jì)年結(jié)算,截止時(shí)間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報(bào)表,財(cái)務(wù)部審核。費(fèi)用超支在超支人年終獎(jiǎng)金中扣除,節(jié)約費(fèi)用計(jì)入下年度使用。
5、各公司可根據(jù)總部下達(dá)的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)。
六、其它規(guī)定:
1、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計(jì)算器等辦公用品重新領(lǐng)用時(shí)應(yīng)以舊換新。
2、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí),應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。
3、辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用。
(1)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用,總部另定定額標(biāo)準(zhǔn)。屬多個(gè)公司共用的,按集團(tuán)總部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分?jǐn)?屬各部門或個(gè)人保管使用的,計(jì)入所在公司定額費(fèi)用。
(2)耗材包括:打印、復(fù)印紙,激光打印機(jī)碳粉、硒鼓,針式打印機(jī)色帶,噴墨打印機(jī)墨盒(水),復(fù)印機(jī)碳粉,傳真紙,鼠標(biāo),鍵盤等;其申購由設(shè)備使用部門(人)負(fù)責(zé),并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),屬多個(gè)公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門負(fù)責(zé)申購。
(3)辦公設(shè)備的報(bào)修參照耗材申購程序辦理。
七、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第7篇 物業(yè)管理公司辦公室管理規(guī)定3
物業(yè)管理公司辦公室管理規(guī)定(三)
1、員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度,上午須提前十五分鐘到崗,及時(shí)清潔辦公環(huán)境應(yīng)保持辦公室整潔,不在室內(nèi)放置雜物,辦公桌上的物品應(yīng)擺放有序;
2、辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙(接待客戶除外)、食用食物;
3、辦公室墻壁上不準(zhǔn)亂貼、亂掛;
4、中午休息時(shí),不得橫臥在椅子或桌子上;
5、辦公室內(nèi)禁止閑聊和大聲喧嘩;
6、嚴(yán)禁用電腦玩游戲、聊天或做與工作無關(guān)的事;
7、不得隨地吐痰、扔垃圾,保持辦公場所清潔;
8、員工不得使用公司一次性紙杯;
9、下班或因事離開辦公室時(shí),應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門窗、電腦、空調(diào)、飲水機(jī),并將座椅貼靠辦公桌面放好;
10、白天辦公室正常情況下不要開燈;室內(nèi)溫度在15-30度時(shí),嚴(yán)禁使用空調(diào),空調(diào)在使用過程中,制冷應(yīng)控制在26度以上,制熱應(yīng)控制在22度以下。
第8篇 置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定
置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定
一、管理范圍
(一)本規(guī)范所指'用品'是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:
1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機(jī)、音響設(shè)備、電視機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀、攝象機(jī)、照相機(jī)、采訪機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)、訂書機(jī)、計(jì)算器、碎紙機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、交換機(jī)、電話機(jī)、手機(jī)、傳呼機(jī)、飲水機(jī)、打卡機(jī)、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時(shí)鐘等。
2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財(cái)務(wù)用品、工程用品、設(shè)計(jì)用品、學(xué)習(xí)用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動(dòng)用品、餐飲用品、清潔用品等。
(二)本規(guī)范所指'管理'是指:對上述辦公用品的預(yù)算、審批、購置、檢驗(yàn)、入庫、登記、編號(hào)、報(bào)帳、配置、
領(lǐng)用、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、借調(diào)、保修、維護(hù)、修理、盤點(diǎn)、報(bào)廢、檔案管理等工作。
二、管理原則
(一)歸口負(fù)責(zé),統(tǒng)一管理:公司所有辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)預(yù)算、購買、配置、發(fā)放和管理。
(二)預(yù)算統(tǒng)計(jì),規(guī)范表單:各領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)在每月20日前將次月所需辦公用品報(bào)總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦統(tǒng)計(jì)品種、數(shù)量,編制預(yù)算并報(bào)批。月底需進(jìn)行購、發(fā)、存盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。管理中的臺(tái)帳和統(tǒng)計(jì)均使用公司統(tǒng)一制作的表單。
(三)一人一表,配額領(lǐng)用:辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實(shí)行一人一表。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理,按實(shí)數(shù)填寫有關(guān)登記表,離職時(shí)清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。
(四)節(jié)約使用,誰用誰責(zé):公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品,凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用,原則上應(yīng)經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用,領(lǐng)用人即對所領(lǐng)辦公用品負(fù)有保管維護(hù)的責(zé)任,不得遺失和損壞。
三、管理程序
公司辦公用品按下述程序進(jìn)行管理: 預(yù)算申報(bào)-審核審批-領(lǐng)款采購-驗(yàn)收入庫-編號(hào)登記-配發(fā)領(lǐng)用-使用管理-統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
(一)預(yù)算申報(bào):每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點(diǎn)和本月申請預(yù)計(jì),填制'辦公用品購置預(yù)算明細(xì)表'和上月預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表。
(二)審核審批:對上表由總經(jīng)辦主任初審后報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、再報(bào)總經(jīng)理審批。
(三)領(lǐng)款采購:購置預(yù)算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購。
(四)驗(yàn)收入庫:購置的辦公用品,應(yīng)有行政人事部驗(yàn)收人員核查驗(yàn)收后,方能入庫。購買經(jīng)辦人不
能驗(yàn)收。
(五)編號(hào)登記:對公司購置的消耗性辦公用品均須進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號(hào),并同時(shí)對其隨配鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。
(六)配發(fā)領(lǐng)用:凡配發(fā)、領(lǐng)用的辦公用品 ,均需由總經(jīng)辦填寫'辦公用品配發(fā)領(lǐng)用登記表',
并由使用、領(lǐng)用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領(lǐng)用,按《費(fèi)用管理規(guī)定》中'配領(lǐng)定額'執(zhí)行。
(七)使用管理:
1、屬個(gè)人使用的辦公用品(包括個(gè)人辦公桌/椅/柜/機(jī)等的相關(guān)鑰匙),由使用人負(fù)責(zé)管理。
2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經(jīng)辦可要求領(lǐng)用人予以適當(dāng)賠償;已經(jīng)損壞嚴(yán)重、不能再使用的,必須交回總經(jīng)辦,由集團(tuán)綜合管理部匯同總經(jīng)辦共同核實(shí)后作出報(bào)損處理意見,不允許使用人私自遺棄。
3、員工離職、離崗時(shí),應(yīng)將所配領(lǐng)辦公用品(包括鑰匙)交回總經(jīng)辦并辦理交接手續(xù)。
4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負(fù)責(zé)人管理,如有遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)辦,以便清查、修理、備案。
(八)統(tǒng)計(jì)報(bào)表:每月末總經(jīng)辦應(yīng)對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn),對當(dāng)月辦公用品購置、配領(lǐng)、庫存情況進(jìn)行統(tǒng)
計(jì)分析,并填制相關(guān)表單和統(tǒng)計(jì)表。
第9篇 某某公司辦公用品管理規(guī)定
某公司辦公用品管理規(guī)定
第一條 為使辦公文具用品管理合理化,滿足工作需求又節(jié)省費(fèi)用,特制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定將辦公文具分為消耗品、管制消耗品及管制品三類,分列如下:
消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、回形針、橡皮筋、橡皮擦、筆記本、復(fù)寫紙、復(fù)印紙、便條 紙、信紙、夾子、印油、圓珠筆、釘書針、水筆芯、報(bào)銷單、出差申請單等表格。
管制消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、墨盒、色帶、刻錄盤、文件夾、檔案袋等。
管制品:剪刀、美工刀、釘書機(jī)、削筆刀、鋼筆、水筆殼、計(jì)算器、米尺、印泥、印臺(tái)、文件框、筆筒、移動(dòng)存儲(chǔ)硬盤、軟盤、u盤、電腦硬件等。
第三條 文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系應(yīng)由個(gè)人使用保管的用品,如鉛筆、膠水、橡皮、米尺等。“部門領(lǐng)用”系本單位共同使用的用品,如釘書器、計(jì)算器、u盤、移動(dòng)硬盤等。
第四條 消耗品可依據(jù)年領(lǐng)用量,經(jīng)驗(yàn)估算等設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù),并可隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時(shí)調(diào)整。
第五條 管制消耗品應(yīng)限定人員使用,自第二次發(fā)放起,必須以舊換新。
第六條 管制品應(yīng)由各使用單位造冊登記,建立保管人和移交手續(xù),如有損壞,可以舊品換新品,如遺失應(yīng)由責(zé)任人或部門自購賠償。
第七條 每月20――25日由各部門提出“辦公用品申購單”標(biāo)明用途、使用時(shí)間,交辦公室統(tǒng)一采購,每月1日由人資行政部發(fā)放。如遇緊急情況或臨時(shí)性采購物品數(shù)額、金額大,可由各部門直接呈報(bào)總經(jīng)理審批。
第八條 由辦公室人資行政部為每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用表”,統(tǒng)一裝訂成冊,于領(lǐng)用時(shí)分別登記,以控制辦公用品消耗。
第九條 辦公用品系為公務(wù)活動(dòng)提供,嚴(yán)禁帶回家私用。
第十條 辦公用品由辦公室人資行政部采購。有采購不易或耗用量大者,可酌予庫存。特殊用具經(jīng)辦公室人資行政部同意,可由使用部門自行采購。
第十一條 新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門向辦公室人資行政部提出辦公用品申請表申領(lǐng),并簽名。人員離職時(shí),應(yīng)將辦公用具上繳辦公室人資行政部,如有丟失照價(jià)賠償。
第十二條 印刷品由應(yīng)用部門領(lǐng)用后,其保管均由應(yīng)用部門承擔(dān)。
辦公物品的購買
辦公物品的申請、分發(fā)信用及報(bào)廢處理
辦公物品的保管
第一條 為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由人資行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
第二條 根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向人資行政部部長報(bào)告,確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向人資行政部部長提出。
調(diào)整印刷制品格式,必須由作業(yè)部門以文書形式提出正式申請,經(jīng)企劃部門(品牌事業(yè)部部長)審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量,然后到專門商店采購,選購價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。
第三條 在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
第四條 在名部門申請的辦公用品中,如果包含有需要訂購的辦公用品則申請部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)人資行政部確認(rèn)后,直接向有關(guān)商店訂購。
人資行政部,必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進(jìn)度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購等。
第五條 所訂購辦公用品送到后,按送貨單位進(jìn)行驗(yàn)收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進(jìn)度控制卡上做好登記,寫明到貨日期、數(shù)量等。
第七條 收到辦公用品后,對照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡,做支付傳票,經(jīng)主管簽字蓋章,作好登記,轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。
第八條 辦公用品原則上由人資行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個(gè)部門。如有特殊情況允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下就近采購。在這種情況下,人資行政部有權(quán)進(jìn)行審核,并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督檢查部門(暫未有)保存,以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。
辦公物品的申請、分發(fā)信用及報(bào)廢處理
第九條 各部門的申請書必須一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品,另一份用于分發(fā)信用用品臺(tái)賬登記。在申請書上要定明所要物品、數(shù)量與單價(jià)金額。
第十條
1、接到各部門的申請書(兩份)之后,有關(guān)人員要進(jìn)行核對,并在申請受理冊上做好登記,寫上申請日期、申請部門、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量,然后再填寫一份用品分發(fā)傳票給人資行政部。
2、發(fā)送到進(jìn)行核對后,把申請的全部用品備齊,分發(fā)給各部門。
3、用品分發(fā)后做好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書,轉(zhuǎn)交人資行政部記賬存檔;另一份作為用品分發(fā)通知,連同分發(fā)物品一起返回各部門。
第十一條 對決定報(bào)廢的辦公用品,要做好登記,在報(bào)廢處理冊上寫清用品名稱、價(jià)格數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
辦公物品的保管
第十二條 所有入庫辦公用品,都必須一一填寫臺(tái)賬(卡片)。
第十三條 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時(shí)要采取防蟲等保全措施。
第十四條 辦公用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次(6月與12月)。盤點(diǎn)工作由人資行政部部長負(fù)責(zé)。盤點(diǎn)要求做到賬物一致,如果不一致,必須查找原因,然后調(diào)整臺(tái)賬,使兩者一致。
第十五條 印刷制品與各種用紙的管理依照盤存的臺(tái)賬為基準(zhǔn),對領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減,計(jì)算出余量。一旦一批消耗品用完,立即寫報(bào)告遞交人資行政部部長。
第十六條 必須對耗材用量大各部門所擁有的辦公日用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是,每月5日對前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)做出統(tǒng)計(jì),向上報(bào)告。人資行政部部長對報(bào)告進(jìn)行核對,檢查各部門統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄保持一致,最后把報(bào)告分部門進(jìn)行編輯保存。
對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查
第十七條 對各部門進(jìn)行監(jiān)督調(diào)查的內(nèi)容包括:
1、核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺(tái)賬。
2、核對用品申請書與實(shí)際使用情況。
3、核對用品領(lǐng)用臺(tái)賬與實(shí)際用品臺(tái)賬。
第十八條
1、核對收支傳票與用品實(shí)物臺(tái)賬。
2、核對支付傳票與送貨單據(jù)。
本管理規(guī)定解釋權(quán)歸辦公室人資行政部。
本管理規(guī)定自頒布之日(20**-*-*)起實(shí)施。
第10篇 物業(yè)管理公司辦公室值班管理規(guī)定-12
物業(yè)管理公司辦公室值班管理規(guī)定12
為了配合公司“高尚物業(yè),精致管理”的主題,給業(yè)主提供更為優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù),真正方便業(yè)主生活,特制定辦公室值班管理規(guī)定,希望大家共同遵守。
1、每月月底由客戶服務(wù)主辦編制下月客服中心值班安排表,交經(jīng)理確認(rèn)。
2、值班時(shí)間:周一至周五18:10-20:00 ,周六、日9:00-18:00。
3、值班人員必須嚴(yán)格按照值班時(shí)間上班,中途不得擅自離崗。
2、值班人員一律著工作服上班、戴好工牌。
3、個(gè)人原因調(diào)班的處理:周一至周五因個(gè)人原因不能值班的,值班人需另找其他人代(換)班并知會(huì)客戶服務(wù)主辦。
4、生病或公休調(diào)班的處理:周一至周五期間,第二天的值班人員自動(dòng)前調(diào),下面的依次前調(diào),直到生病或公休人員上班后再恢復(fù)正常。周六周日期間則由當(dāng)天值班人一人值班,不需要前調(diào),特殊情況由部門經(jīng)理指定人員代值。
5、值班人員按值班規(guī)定時(shí)間到崗后,到消防中心領(lǐng)用客戶服務(wù)中心前臺(tái)抽屜鑰匙。
6、值班人員主要工作:接受相關(guān)咨詢、記錄返修問題及清潔技術(shù)家政服務(wù)(接單后需立即安排處理)、接待來訪人員、處理緊急事件及突發(fā)事件,對未能及時(shí)處理事件要做好客戶解釋工作及事項(xiàng)記錄工作。
7、值班人員對所接單處理的事項(xiàng),需填寫在值班記錄本上,并標(biāo)明處理的狀態(tài),未處理完成事項(xiàng)在第二天需知會(huì)相關(guān)人員及時(shí)處理。
8、不得用辦公室的電話打與工作無關(guān)的電話,打電話時(shí)需長話短說,不能煲電話粥。
9、不能用辦公室的電腦上與工作無關(guān)的網(wǎng)站,更不能上色情網(wǎng)站,不能在電腦上刪除任何非自己的文件。
10、值班人員下班時(shí),需要關(guān)閉空調(diào)、關(guān)燈,節(jié)約用電,并把電話接轉(zhuǎn)到消防控制中心。
第11篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司辦公區(qū)域環(huán)境管理規(guī)定
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司辦公區(qū)域環(huán)境管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為規(guī)范*城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)辦公區(qū)域的環(huán)境管理,保持環(huán)境的整潔、清新、怡人,維護(hù)良好的企業(yè)形象,根據(jù)公司的現(xiàn)狀和發(fā)展要求,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定中的環(huán)境管理,是指公司辦公區(qū)域的清潔和*化管理。
第三條綜合管理部為公司辦公區(qū)域環(huán)境管理的歸口管理部門。
第四條本規(guī)定適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章環(huán)境管理的范圍和要求
第五條環(huán)境管理的范圍:
(一)清潔管理的范圍:包括辦公室、會(huì)議室、洗手間、走廊、樓道等部位及各類辦公設(shè)施設(shè)備。
(二)*化管理的范圍:包括董事長、常務(wù)副董事長、總經(jīng)理辦公室、會(huì)議室、會(huì)客室、各部門辦公室、入口處,走廊及其他需要進(jìn)行*化布置的地方。
第六條 環(huán)境管理的要求:
1.清潔人員應(yīng)在員工上班前和下班后做好日常保潔工作;
2.地面(地毯)保持整潔,無污跡;
3.天花板、墻面、墻角保持無灰塵,無蛛網(wǎng);
4.會(huì)議室保持整齊、潔凈,茶具充足,并及時(shí)清洗、消毒,做到無污漬;
5.洗手間保持空氣清新,無異味,場地整潔,衛(wèi)生用品齊全,不斷檔;
6.門窗、走廊、樓梯、踢腳線、空調(diào)送風(fēng)口等部位保持無灰塵、無污跡;
7.窗簾、垃圾筒、燈具、電源開頭及插座等設(shè)施保持無破損、無塵垢;
8.辦公設(shè)施設(shè)備擺放整齊,無灰塵、無污跡;
9.各辦公室的茶具按時(shí)清倒,無遺漏;
10.*化植物無灰塵,花盆內(nèi)無茶葉、煙蒂等雜物。
11.辦公垃圾和洗手間垃圾及時(shí)收集,做到無積壓。
(二)*化管理的要求:
1.觀花、觀果、觀葉植物相結(jié)合;
2.高、中、低檔植物相結(jié)合;
3.大、中、小型植物相結(jié)合;
4.常青類與季節(jié)類植物相結(jié)合;
5.根據(jù)工作需要和區(qū)域要求進(jìn)行布置;
6.*化植物無灰塵、無異味、無蟲害、無枯敗葉,修剪美觀;
7.費(fèi)用適當(dāng)。
第七條*化管理可根據(jù)實(shí)際需要采用自管型或租擺型的方式:
(一)自管型*化管理需自行采購*化植物及相關(guān)用品,并對*化植物進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)和定期更換。
(二)租擺型*化管理則聘請*化公司進(jìn)行*化布置、養(yǎng)護(hù)和更換。綜合管理部應(yīng)對*化租擺合同的履行進(jìn)行監(jiān)督,確保租擺植物的品種、數(shù)量、質(zhì)量、養(yǎng)護(hù)、更換周期符合合同的要求。
第三章環(huán)境管理用品的管理
第八條環(huán)境管理用品的范圍:
(一)清潔用品:包括吸塵器、洗潔精、除蟲劑、抹布、掃帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
(二)*化用品(自管型):包括*化植物、化肥、農(nóng)藥、剪刀及其他用品。
第九條環(huán)境管理用品的采購
綜合管理部后勤管理人員根據(jù)需要和庫存,編制環(huán)境管理用品的采購計(jì)劃,由 綜合管理部經(jīng)理簽署意見,經(jīng)分管副總經(jīng)理審核,報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。采購時(shí)應(yīng)對市場上清潔*化用品的品牌、質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行調(diào)查,力求價(jià)廉物美。
第十條 環(huán)境管理用品的保管:
綜合管理部對所采購的用品進(jìn)行驗(yàn)收、登記和入庫(*化植物即擺放于辦公區(qū)域)。
第十一條環(huán)境管理用品的領(lǐng)用:
清潔人員應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則,根據(jù)工作需要填寫領(lǐng)用單,經(jīng)后勤管理人員審核,綜合管理部經(jīng)理審批后領(lǐng)取。
第四章管理職責(zé)
第十二條后勤管理人員的環(huán)境管理職責(zé):
(一)管理清潔人員;
(二)經(jīng)常檢查環(huán)境衛(wèi)生和*化植物;
(三)制訂環(huán)境管理用品的采購計(jì)劃;
(四)洽談*化租擺合同及監(jiān)督合同的實(shí)施。
第十三條清潔人員職責(zé):
(一)對辦公場地、會(huì)議室、洗手間和樓道等辦公區(qū)域進(jìn)行保潔;
(二)更換洗手間衛(wèi)生用品;
(三)清潔辦公設(shè)施設(shè)備,清洗、消毒茶具;
(四)養(yǎng)護(hù)、清潔和更換*化植物(對租擺植物則進(jìn)行檢查記錄);
(五)收集、傾倒垃圾。
第十四條各部門員工應(yīng)協(xié)助做好環(huán)境管理工作,自覺保持辦公場地清潔,愛護(hù)*化植物,主動(dòng)進(jìn)行節(jié)日衛(wèi)生大掃除。
第十五條綜合管理部每周對清潔工作進(jìn)行1次檢查,每季度對*化布置進(jìn)行1次調(diào)整,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。
第五章附則
第十六條本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十七條本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。
第12篇 物業(yè)公司辦公室空調(diào)使用管理規(guī)定
物業(yè)公司關(guān)于辦公室空調(diào)使用管理規(guī)定
1、目的
為給員工提供一個(gè)良好的工作環(huán)境,在提倡開源節(jié)源的意識(shí)下,加強(qiáng)對空調(diào)地有效管理,確保空調(diào)的安全運(yùn)行。
2、管理要求
2.1空調(diào)使用實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。由各部門主要負(fù)責(zé)人指定空調(diào)使用責(zé)任人,對空調(diào)的使用進(jìn)行監(jiān)督。責(zé)任人負(fù)責(zé)對空調(diào)的使用時(shí)間、管理處空調(diào)的正確使用、避免人為損壞、以保證空調(diào)能發(fā)揮其應(yīng)有作用, 空調(diào)遙控器應(yīng)由指定責(zé)任人保管
2.2為了做到節(jié)能降耗,特作此下規(guī)定:
2.2.1空調(diào)開啟的時(shí)間為上午:9:00-12:00下午:14:30-18:00,其余時(shí)間(夜晚、陰雨天等)不得開啟空調(diào)。
2.2.2夏季當(dāng)室溫達(dá)到34攝氏度以上方可開啟空調(diào),但空調(diào)設(shè)置溫度不能低于26攝氏度。
2.2.3冬季室溫低于10攝氏度時(shí)方能使用熱電器或分體空調(diào);室內(nèi)溫度低于5攝氏度以下方可使用柜式空調(diào),但空調(diào)的設(shè)置溫度不得高于16攝氏度,如發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定的,一律按公司規(guī)定處理。
2.3全體員工必須增強(qiáng)節(jié)約用電、安全用電意識(shí)。禁止在辦公室同時(shí)使用電熱器、空調(diào)取暖。
2.4 為確保監(jiān)控室設(shè)備能良好的散熱,冬季監(jiān)控室禁止使用空調(diào)取暖,只能采用電熱器取暖
2.5 為確保空調(diào)受非正常損壞,除空調(diào)過濾網(wǎng)定期清洗外,其他時(shí)候任何人未經(jīng)許可不得隨意在空調(diào)線路上亂接線、不得讓員工朋友和外來人員隨意開啟空調(diào)。
2.6、當(dāng)負(fù)責(zé)人調(diào)離本崗位時(shí),遙控器應(yīng)進(jìn)行交接。如有遺失由負(fù)責(zé)人賠償。
zz物業(yè)管理有限公司
第13篇 集團(tuán)總公司辦公區(qū)管理規(guī)定-范本
集團(tuán)總公司辦公區(qū)管理規(guī)定范本
第一條為加強(qiáng)辦公區(qū)的管理,創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境,維護(hù)正常的辦公秩序,樹立良好的企業(yè)形象,提高辦公效率,有利于公司各項(xiàng)工作的開展,特制定本規(guī)定。
第二條公司職工應(yīng)嚴(yán)格遵守作息制度(管理部門職工上下班須打卡)。上班時(shí)間:8.30;下班時(shí)間:17:00午午休時(shí)間:11:30一13:00。班車發(fā)車時(shí)間:17:15。
第三條上班打卡后不得外出吃早點(diǎn)或辦私事。
第四條午休后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)于13.00上班。
第五條不得將與工作無關(guān)的物品帶入公司。
第六條班車按規(guī)定路線、停車地點(diǎn)和時(shí)間運(yùn)行,乘車職工不得隨意提出變更要求。乘車時(shí)應(yīng)注意維護(hù)車內(nèi)衛(wèi)生,不得在車上吸煙、飲食、嚼口香糖。
第七條各類車輛要服從保安人員指揮,按指定車位停放。自行車要停放到指定位置,不得亂放。
第八條公司職工上班時(shí)須衣著整潔、得體。除午休時(shí)間外,男士一律著西裝、系領(lǐng)帶。女士不得穿著牛仔服裝、過于艷麗花哨或過于暴露的服裝;不得穿著運(yùn)動(dòng)服裝、t恤衫;不得只穿毛衣不著外套;不得穿軍靴、露出腳趾及后跟的涼鞋及其他不適宜的裝束。男女職工不準(zhǔn)穿著與工作環(huán)境不相符、不協(xié)調(diào)的服裝和配戴不協(xié)調(diào)的飾物上班。
第九條辦公時(shí)間不得因私會(huì)客;午休時(shí)間不得在辦公區(qū)內(nèi)搞文體娛樂活動(dòng);因私打電話必須簡短。
第十條辦公區(qū)手機(jī)、尋呼機(jī)均應(yīng)關(guān)閉,或設(shè)定在靜音狀態(tài)。
第十一條辦公區(qū)嚴(yán)禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天;不得使用不文明語言。
第十二條辦公區(qū)及公共區(qū)域應(yīng)保持環(huán)境整潔,辦公用品擺放整齊,不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物;嚴(yán)禁隨地吐痰。
第十三條公司辦公區(qū)域、公用區(qū)域、樓前廣場及機(jī)動(dòng)車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
第十四條按規(guī)定時(shí)間到食堂用餐,不得飲酒。午餐時(shí)間:11:30一13:00。
第十五條下班或辦公室無人時(shí),須關(guān)閉所有電器,公文、印章、票據(jù)及貴重物品、現(xiàn)金等須鎖人保險(xiǎn)柜或抽屜內(nèi),關(guān)窗、鎖門后方可離開。
第十六條遵守保密紀(jì)律,保存好各種文件及技術(shù)資料,不得泄露公司機(jī)密。
第十七條各樓層談判間、會(huì)議室及大會(huì)議廳由辦公室統(tǒng)一管理安排。
第十八條墻壁不得亂刻亂畫、加釘。自己打開水時(shí)嚴(yán)禁亂潑亂倒,剩茶水只準(zhǔn)倒入開水間內(nèi)水他的茶漏中。使用礦泉水機(jī)應(yīng)管理得當(dāng)。
第十九條文明用廁,注意保潔。
第二十條辦公區(qū)內(nèi)除小隔斷間外,不得擺放沙發(fā)。
第二十一條本制度由總公司辦公室和有關(guān)物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。
對違反規(guī)定者,辦公室將會(huì)同人事本部視情節(jié)輕重給予口頭警告、罰款100元至500元、通報(bào)批評等處罰。
第二十二條愛護(hù)公司固定資產(chǎn),發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修,無法修復(fù)的應(yīng)注明原因申請報(bào)廢。因故意或使用不當(dāng)損壞公物者,應(yīng)予以相應(yīng)賠償。
第二十三條本規(guī)定由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第14篇 公司辦公用品管理規(guī)定-6
公司辦公用品管理規(guī)定(6)
第一章主題內(nèi)容與適用范圍
為加強(qiáng)我公司辦公用品管理,控制費(fèi)用開支,規(guī)范我公司辦公用品的采購與使用,本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則,根據(jù)我公司實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二章辦公用品的購買
辦公用品購買細(xì)則
第一條原則
為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
第二條辦公物品的申購
根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向行政經(jīng)理通報(bào),確定申購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向行政經(jīng)理提出。
第三條采購規(guī)定
在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店采購或者訂購的方式。
辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等,必須有兩至三人參加洽談,貨比三家,務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈(zèng);不得受賄,不得索取錢物。
訂購單:在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)行政部門確認(rèn)后,直接向有關(guān)商店訂購。
行政部門必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進(jìn)度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購等等。
第四條驗(yàn)貨
所購買辦公用品送到后,按購貨清單進(jìn)行驗(yàn)收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題。
第五條各部門申請辦公用品
辦公用品原則上由公司行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個(gè)部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進(jìn)行采購。在這種情況下,行政部門有權(quán)進(jìn)行審核,并且把審核結(jié)果連同申請書一起保存,以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。
第三章辦公用品的分類、領(lǐng)用及報(bào)廢處理
第六條辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1.消耗品:鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復(fù)寫紙、標(biāo)簽、便簽、橡皮、夾子等。
2.管理消耗品:簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。
3.管理品:剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計(jì)算機(jī)、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺(tái)等。
第七條管理和發(fā)放:
1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管,并指定保管人,按公司核定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)向使用人發(fā)放。
2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù),保管人根據(jù)采購價(jià)格核定物品單價(jià),計(jì)入領(lǐng)用部門(人)費(fèi)用,并在每月終填報(bào)《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門辦公用品費(fèi)用核定及有關(guān)規(guī)定:
①、辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù),應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放,嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。
②、公司各部門應(yīng)按公司核定的辦公用品費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標(biāo)發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標(biāo)領(lǐng)用的,應(yīng)經(jīng)行政經(jīng)理同意。
③、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi),各部門增人或減人,其費(fèi)用由人事行政部門根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。
④、各部門因特殊情況需增加費(fèi)用的,應(yīng)以書面形式報(bào)批,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,由總經(jīng)理特批增加該項(xiàng)費(fèi)用。
⑤、辦公用品使用實(shí)行月統(tǒng)計(jì)年結(jié)算,截止時(shí)間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報(bào)表,財(cái)務(wù)部審核。費(fèi)用超支在超支人年終獎(jiǎng)金中扣除,節(jié)約費(fèi)用計(jì)入下年度使用。
⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn):每人每月最多領(lǐng)用1支簽字筆,如果保管不好丟失自行負(fù)責(zé)購買。每周三統(tǒng)一領(lǐng)用辦公用品,其他時(shí)間嚴(yán)禁領(lǐng)用辦公用品。
⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計(jì)算器等辦公用品重新領(lǐng)用時(shí)應(yīng)以舊換新。
⑧、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí),應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。
第八條報(bào)廢處理
對決定報(bào)廢的辦公用品,要作好登記,在報(bào)廢處理冊上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
第四章辦公物品的保管
第九條填寫清單
所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。
第十條保管
必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時(shí)要實(shí)行防蟲等保全措施。
第十一條盤存
辦公用品倉庫應(yīng)定期清點(diǎn)。清點(diǎn)工作由行政人員負(fù)責(zé)。清點(diǎn)要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,然后調(diào)整清單,使兩者一致。
第十二條印刷品與紙張管理
印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準(zhǔn),對領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減,計(jì)算出余量。如果消耗品用完,立即寫報(bào)告遞交行政主管。
第十三條持有量調(diào)查
必須對公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是,定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計(jì),向上報(bào)告。行政部對報(bào)告進(jìn)行核對,檢查各部門所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄相一致。最后把報(bào)告分部門進(jìn)行編輯保存。
第五章對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查
第十四條調(diào)查內(nèi)容
對公司各部門進(jìn)行調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容包括:
1.核對用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。
2.核對用品申請書與實(shí)際使用情況。
3.核對用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單。
第十五條行政經(jīng)理職責(zé)
1.核對收支傳票與用品實(shí)物清單。
2.核對支付傳票與送貨單據(jù)。
第十六條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
復(fù)印紙管理規(guī)定
1、目的:為保證公司員工正常辦公,合理使用辦公資源,防止浪費(fèi),節(jié)約開支,特制定本管理規(guī)定。
2、范圍:公司全體在職員工。
3、權(quán)責(zé):各部門經(jīng)理安排專人負(fù)責(zé)登記、監(jiān)督。
4、內(nèi)容:
4.1各部門于每月1日從行政部
領(lǐng)用復(fù)印紙一包。
4.2復(fù)印時(shí)應(yīng)先到各部門登記復(fù)印內(nèi)容,按規(guī)格登記復(fù)印份數(shù),緊急情況靈活處理,但應(yīng)后補(bǔ)登記及領(lǐng)用復(fù)印紙數(shù)量手續(xù)。
4.3所有需復(fù)印資料之人員必須熟練復(fù)印技術(shù),倘若自己不懂復(fù)印技術(shù)必須向總臺(tái)文員咨詢清楚方可。
4.4復(fù)印時(shí)原件、紙張必須放置妥當(dāng),保證復(fù)印質(zhì)量,印件清晰。
4.5若復(fù)印資料數(shù)量較多時(shí),應(yīng)先選擇復(fù)印1件,確認(rèn)質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費(fèi)紙張。
4.6節(jié)約紙張,若內(nèi)部使用則盡量使用再生紙張。(行政部可以領(lǐng)取再生紙)
4.7嚴(yán)禁復(fù)印與公務(wù)無關(guān)的私人資料,違者罰款20元。
第15篇 a公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
1 目的
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行,信息及時(shí)處理和反饋。對電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如:(決定、決議、指示、請示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4 職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門,對公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門,對公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé),并負(fù)責(zé)對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶變更信息的及時(shí)提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門,對解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價(jià)、考核解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門,對解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
5.1.3 對機(jī)密級以上(含機(jī)密級)的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡要說明,進(jìn)入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4 使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團(tuán)公司機(jī)密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章(電子公文復(fù)制專用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲(chǔ),必須采用專用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備,由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修,由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷毀,等同紙質(zhì)公文的銷毀,須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷,確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認(rèn)證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼,日常要求每隔1個(gè)月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核:將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
5.1.10.2新用戶申請程序:新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后),本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開發(fā)室蓋章確認(rèn),由電算室創(chuàng)建用戶。
5.1.10.3用戶權(quán)限變更:當(dāng)對用戶權(quán)限有特殊需要時(shí),請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶變更:人員流動(dòng)時(shí),由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶注銷:人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時(shí),由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序:由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。
5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開oa辦公系統(tǒng),下班時(shí)觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個(gè)月時(shí)間,超期后由電算室對文檔進(jìn)行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制:由企管辦對文檔進(jìn)行定期維護(hù)。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門的專人負(fù)責(zé)維護(hù)。
5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷商一個(gè)用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動(dòng),其他人不能登錄。
5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶設(shè)置。
5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。
5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來公文進(jìn)行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進(jìn)行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報(bào)、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫,以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤上機(jī)使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤,必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.2外單位人員來服務(wù)站上機(jī)時(shí),所帶磁盤必須由服務(wù)站站長同意,經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無病毒后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí),操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后,責(zé)成專人處理。
6相關(guān)文件
(無)
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限五年
7.2用戶權(quán)限變更表 保存期限 五年
7.3用戶注銷表保存期限五年
