基建處工程檔案資料管理實施規(guī)定

基建處工程檔案資料管理實施辦法

一.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。

二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋,從設(shè)計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴(kuò)初設(shè)計的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標(biāo)高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計,擴(kuò)大初步設(shè)計,施工預(yù)算,招投標(biāo)工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會審記錄,修改設(shè)計資料,設(shè)計變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計結(jié)論及相關(guān)財務(wù)資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設(shè)備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。

三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。

四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。

五.資料室管理人員,要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗收手續(xù),各種資料應(yīng)及時歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。

七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆等。

八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動配合,做到基建檔案完整、準(zhǔn)確、無遺失。