工程項目文件資料管理規(guī)定

1、內(nèi)容

工程項目文件資料管理包括整個項目實(shí)施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。

2、由資料員負(fù)責(zé)項目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集、整理。

3、文書與資料處理要點(diǎn)

1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。

2) 項目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準(zhǔn)確及時交項目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。

3) 對于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。

4) 按照iso9002標(biāo)準(zhǔn)對項目的文件資料進(jìn)行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關(guān)項目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項目經(jīng)理同意,任何人不準(zhǔn)借閱。對于上級有關(guān)印有密級的文件,項目不準(zhǔn)擅自翻印。

4、文件往來與信息傳遞

1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實(shí)行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。

2) 文件簽發(fā)分三級管理

① 一級文件:必須由項目經(jīng)理或項目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀(jì)要》簽名后有效)。

② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字后方有效)

③ 三級文件: 會議通知等。

3) 文件的分發(fā)與傳遞

① 一級文件由項目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。

② 外來文件,必須由項目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。

③ 有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項目部辦公室收文、編號并分送有關(guān)部門。

4) 發(fā)文規(guī)則

① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。

② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。

5) 歸檔時間

施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。

6) 檔案的借閱

為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項目。

7) 檔案的檢查、核對及移交

工程檔案定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。