物業(yè)文件報批信息傳遞程序管理規(guī)定

物業(yè)文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定

1、目的:

為規(guī)范文件報批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。

2、適用范圍:

****(顧問項目)管理處

3、職責:

信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

4、方法和過程控制:

4.1文件報批流程

4.1.1關于報批部門

4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。

4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部;

4.1.1.3經營管理類文件的報批部門為管理處經理;

4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。

4.1.2報批程序

4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報批部門直接報相應審批部門審批;

4.1.2.2需由多個部門審批或業(yè)務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經理審批,由經理綜合協(xié)調負責轉發(fā)相關部門(人員)和跟蹤。

4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人(可抄送相關人員)。

4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對象,收件人負責文件的審批跟蹤。

4.1.2.5文件須有簽署人。

4.1.3各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時反饋給經理。

4.2信息傳遞管理制度

4.2.1各部門人員應保持開放心態(tài),及時、準確地將信息在內部發(fā)布或傳遞給相應部門。

4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人,全權負責本部門的信息管理工作。

4.2.3各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。

4.2.4員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。

4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節(jié)假日向前順延)將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》,并于每日下班前提交經理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應及時將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規(guī)定要求發(fā)送給相關領導或總公司相關部門,其中重大、突發(fā)事件,在事發(fā)生后1小時內上報經理或有關領導,所采取措施應在三天之內上報。

4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。

4.2.7各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網密碼應每月更換一次,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

4.2.8不得利用internet及e-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

4.2.9不得利用互聯(lián)網泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴肅處理。

4.2.10操作時,應遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業(yè)或機構的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

4.2.11不得利用internet從事私人工作,綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監(jiān)控、檢查。