z地產(chǎn)公司物管技術管理規(guī)定

地產(chǎn)公司物管技術管理規(guī)定

第一節(jié) 概述

第一條 物管技術部是z投資(南京)有限公司(以下簡稱投資公司)為加強南京z物業(yè)管理有限公司(以下簡稱物業(yè)公司)工程、園林維保及養(yǎng)護力量,專門設立的負責技術支持、專業(yè)管理及技術監(jiān)督的職能部門。物業(yè)公司維修及綠化部在按制度履行日常工作職責中,如遇到疑難問題報物管技術部協(xié)調解決。

第二條 物管技術部負責與投資公司相關部門或協(xié)作單位的工作協(xié)調;參與新開項目的設備系統(tǒng)及園林工程的方案論證、前期介入等工作。

第三條 物管技術部下設專業(yè)維修隊專門解決房屋局部開裂、空鼓、滲漏及與土建有關的水電維修等零星工作。具體管理操作辦法詳見《專業(yè)維修隊管理辦法》。

第二節(jié) 物管技術部工作職能

第四條 負責物業(yè)公司各管理處所有土建維修、配套設備系統(tǒng)維護指導及園林景觀等方面的技術管理工作,確保設備正常運行及園林景觀效果的整體把握、控制。

第五條 負責協(xié)助物業(yè)公司各管理處簽訂設備有償維保合同,指導各管理處維修部所有設備維保計劃的制定及維保工作實施情況的巡查、監(jiān)督及業(yè)務培訓。

第六條 負責各管理處園林景觀、小品、綠化養(yǎng)護工作實施情況的巡查、監(jiān)督、及業(yè)務培訓。

第七條 參與物業(yè)公司各管理處維修部、綠化部主管的工作考核并參與所有維修、綠化人員的招聘工作。

第八條 負責與投資公司各部門及相關協(xié)作單位的工作協(xié)調。

第九條 參與投資公司新開項目的設備系統(tǒng)、園林工程的方案確定及工程前期介入工作。

第十條 參與投資公司相關合同中有關保修條款的擬訂,確定設備、工程、園林、裝修等尾款的支付。

第三節(jié) 外部合作支援體系

第十一條 電氣:借助工程施工及管理與智能化公司、電梯安裝、維修等單位在保修期結束后簽訂有償維修協(xié)議及配電房代管協(xié)議――資料員歸檔。

第十二條 水暖:借助工程施工及管理與純凈水施工單位、自來水公司、煤氣公司、空調、鍋爐施工及維修公司等多家單位,在保修期結束后簽訂有償維修協(xié)議→資料員歸檔。

第十三條 園林:借助園林工程施工與管理經(jīng)驗與園林施工單位、植保所、高校,建立長期的技術聯(lián)系,必要時在養(yǎng)護期結束后簽訂部分珍貴草坪及苗木的有償養(yǎng)護協(xié)議→資料員歸檔。

第四節(jié) 巡檢、巡查制度

第十四條 各工程師制定每月工作計劃→部門經(jīng)理簽字→報公司。

第十五條 根據(jù)各設備運行維護周期,維修部安排設備維護,相應專業(yè)工程師按照《物業(yè)公司維修部設備管理制度及規(guī)程》,抽查并解決維護過程中出現(xiàn)的具體疑難技術問題。

第十六條 公共設備定期外協(xié)保養(yǎng)→專業(yè)工程師協(xié)調落實→維修部具體處理及跟進→對應工程師跟蹤抽查。

第十七條 日常運行設備巡查每月一次→專業(yè)工程師抽查維修部日、周檢表及設備運行狀況,填寫月檢記錄并報經(jīng)理簽字→資料員歸檔。

第十八條 特殊情況下設備運行異常(維修責任人匯報或專業(yè)工程師在例行巡檢發(fā)現(xiàn)投資及物業(yè)公司內部無法解決)專業(yè)工程師立即電話通知相應協(xié)作單位(事后補發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)并向經(jīng)理匯報→借助外部支援→反饋處理結果→專業(yè)工程師確認簽字→經(jīng)理簽字→資料員歸檔備案。

第十九條 園林工程師根據(jù)《物業(yè)綠化部綠化管理制度及規(guī)程》,按照園林景觀苗木生長特性、養(yǎng)護要求及病蟲害預防措施,檢查并解決園林苗木養(yǎng)護過程中出現(xiàn)的具體疑難技術問題。

第五節(jié) 突發(fā)事故處理流程

第二十條 維修責任人→報物業(yè)維修部處理(疑難問題同時報相應專業(yè)工程師)→反饋處理結果并填寫事故單→專業(yè)工程師確認簽字(事后補發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)→經(jīng)理簽字→資料員歸檔。

第二十一條 維修責任人→報物業(yè)維修部處理(疑難問題同時報相應專業(yè)工程師)分析發(fā)現(xiàn)投資及物業(yè)公司內部無法解決→專業(yè)工程師立即電話報告經(jīng)理→借助外部支援→反饋處理結果并填寫事故單→專業(yè)工程師確認簽字(事后補發(fā)物管聯(lián)系單或工作指令單)→經(jīng)理簽字→報公司同時資料員歸檔。

第六節(jié) 土建報修程序

第二十二條 專業(yè)維修隊原所在施工單位施工的工程(保修期內):

物業(yè)客服接報→維修部現(xiàn)場查看(疑難問題土建工程師現(xiàn)場查看同時報部門經(jīng)理)→確定維修方案→協(xié)調安排專業(yè)維修隊處理→住戶、維修隊及物業(yè)責任人簽字( 重大問題留備份并經(jīng)土建工程師、經(jīng)理簽字,資料員歸檔)。

第二十三條 非專業(yè)維修隊原所在施工單位施工的工程(保修期內):

物業(yè)客服接報→維修部現(xiàn)場查看(疑難問題土建工程師現(xiàn)場查看并報部門經(jīng)理,費用大的維修土建工程師需通知原施工隊到場)→確定維修方案→協(xié)調安排專業(yè)維修隊處理→住戶、維修隊及物業(yè)責任人簽字(重大問題留備份并經(jīng)土建工程師、經(jīng)理簽字,資料員歸檔)→完成三級簽證并注明原施工單位名稱。

第二十四條 工程整改量較大的項目(保修期內):

專業(yè)工程師現(xiàn)場了解發(fā)文→協(xié)調安排專業(yè)維修隊或安排海門公司加派人員處理→維修部按要求跟蹤檢查→反饋處理結果→土建工程師簽字→經(jīng)理簽字→資料員歸檔。非專業(yè)維修隊原所屬的土建工程隊施工的工程,需完成三級簽證并注明原施工單位名稱。

第二十五條 過保修期工程(結構問題,根據(jù)建設部法規(guī)另行處理):

物業(yè)客服接報→維修部現(xiàn)場查看(疑難問題土建工程師現(xiàn)場查看并報部門經(jīng)理)→確定維修方案并通過客服協(xié)調、商定維修價格→土建工程師根據(jù)工程量大小確定是否發(fā)文→協(xié)調安排專業(yè)維修隊處理→反饋處理結果(住戶、維修隊及物業(yè)責任人簽字) →如屬投資公司支付費用的需完成三級簽證。

第七節(jié) 崗位培訓

第二十六條 工程交接前:與工程及物業(yè)協(xié)調,有組織有計劃安排維修人員跟蹤施工過程、了解設備區(qū)位、工程的組織安排、設備安裝工藝流程、設備調試運行及簡單操作過程,對設備有一個最基本最感性的認識。

第二十七條 工程交接時:接相關部門工程聯(lián)系單→專業(yè)工程師發(fā)文→經(jīng)理簽字→專業(yè)工程師全程配合相關部門、協(xié)調相應的維修主管,組織物業(yè)維修人員培訓→考核、考試、檢驗、反饋培訓結果→達到能處理日常問題的能力。

第二十八條 物業(yè)接手后:為確保小區(qū)設備正常運作和小區(qū)景觀環(huán)境的美觀,專業(yè)工程師安排每年2~6次設備全系統(tǒng)培訓、2~6次綠化人員培訓、2~4次土建專業(yè)技術、

建筑通病的處理和預防培訓,采用外培和內培、理論和實際相結合的模式,并在每期的培訓結束后安排考核,檢查培訓結果。不定期的安排考核物業(yè)維修、綠化人員實際使用和處理問題的技能。

第八節(jié) 工程合同參與及有償維保協(xié)議制定

第二十九條 參與并提出工程合同中有關園林景觀效果、苗木養(yǎng)護,設備系統(tǒng)中設備保修條款的技術要求。提出維保期維修、養(yǎng)護的具體時間要求。

第三十條 參與并確定合同中有關綠化養(yǎng)護、設備的保修期限和設備維修責任的鑒認及維修費用的確定。

第三十一條 審核保修期限,負責工程、裝修、園林及設備尾款支付的確認。在設備保修期結束前與管理處、維保方共同簽訂有償維護合同,物管技術部負責技術把關,具體維保費用由物管技術部安排協(xié)調管理處與維保方共同商定。一旦保修結束,有償維保合同即刻生效,避免維護脫節(jié)。

第九節(jié) 工作簽證及尾款支付

第三十二條 經(jīng)濟簽證:

(一) 屬投資公司支付費用的簽證,由物業(yè)管理處維修及綠化主管和物管技術部專業(yè)工程師,部門經(jīng)理三級簽證,除簽總工作量外,一般不得直接簽認款項但需明確簽證,清楚計算工作量。

5000元以下由物業(yè)管理處維修(綠化)主管、物管技術部專業(yè)工程師、部門經(jīng)理簽認;

5000――10000元除上述人員簽認外需報物業(yè)主管副總簽認;

10000元以上需報投資公司總經(jīng)理批準。

(二) 屬施工單位之間相互支付費用的簽證,由物業(yè)管理處維修(綠化)主管和物管技術部專業(yè)工程師,部門經(jīng)理三級簽證,除簽總工作量外,一般不得直接簽認款項,但需明確簽證,清楚計算工作量。并清楚注明該工程費用從何單位工程尾款中劃撥給現(xiàn)施工的單位,具體簽證權限同上述(一)中所述內容。

第三十三條 尾款支付:

為考核控制裝修、鋁合金、幕墻、土建施工隊、園林施工隊、設備供應商等合作單位的服務質量和服務意識,相關的土建、裝修、鋁合金、幕墻、園林工程及設備尾款等在上述隊伍和供應商提出書面付款申請后的一周內,相應的專業(yè)工程師根據(jù)合同期限和申請付款內容,深入相應管理處,了解裝修、園林綠化及設備等使用情況、存在哪些問題、整改情況、服務質量、服務態(tài)度、響應情況等在確保使用、運行良好(園林綠化符合合同約定的要求)后,必須由管理處相應主管簽字確認(作為附件),后填寫付款申請單并通過公司網(wǎng)路設定的程序完成尾款支付。

第十節(jié) 綜合管理

第三十四條 工作日記,工作報表:各專業(yè)工程師必須做好工作日記,把平時工作中遇到的具體問題及解決方法、經(jīng)驗教訓等記錄下來,資源共享。每月填寫工作報表,由部門經(jīng)理匯總總結報物業(yè)副總、投資公司工程副總備案。

第三十五條 物管技術部工作聯(lián)系單、工作指令單:工作及業(yè)務事項的組織協(xié)調,一般應使用物管技術部工作聯(lián)系單,如直接安排施工方及其他乙方完成的工作一般使用工作指令單。建立完善的備查制度,緊急性及突發(fā)事件先在現(xiàn)場口頭安排指令,但事后需及時補發(fā)物管技術部工作聯(lián)系單或工作指令單。不涉及費用(或預估費用很低)的相關事務性指令,可電話或做現(xiàn)場口頭指令。

第三十六條 工作例會:工作例會每周二舉行一次,如遇特殊情況,另行安排,各管理處維修部、綠化部、及專業(yè)維修隊集中匯報上周工作情況,存在何種問題,下周工作計劃,理順各方關系。會議原則上由經(jīng)理組織安排并主持,如遇特殊情況由經(jīng)理指定人員主持,與會人員由各管理處維修和綠化主管(各一人) 、維修隊長、物管技術部全體人員共同參加,必要時邀請相關部門及協(xié)作單位參加。另外部門經(jīng)理認為目前工作需召開會議協(xié)調時,可以隨時安排召開工作會議。會議紀要經(jīng)部門經(jīng)理審閱后即成文簽發(fā)并抄送投資公司總經(jīng)理、物業(yè)總經(jīng)理、物業(yè)副總及各相關部門。