某管理處物業(yè)客服助理值班規(guī)定

管理處物業(yè)客服助理值班規(guī)定

1.目的

規(guī)范值班工作。

2.業(yè)務(wù)范圍

值班管理。

3.職責(zé)

3.1客服助理負(fù)責(zé)值班工作。

3.2客服組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)值班工作的監(jiān)督和檢查。

4.工作程序

4.1標(biāo)準(zhǔn)和要求

(1)嚴(yán)格按崗位職責(zé)完成本職工作,同時(shí)認(rèn)真完成客服組負(fù)責(zé)人或管理處經(jīng)理交辦的其他工作安排及任務(wù)。

(2)上崗時(shí),應(yīng)統(tǒng)一穿著工作服、佩戴胸卡,并注意保持工作區(qū)域的衛(wèi)生清潔。

(3)嚴(yán)禁在當(dāng)班時(shí)間內(nèi)看報(bào)紙、雜志、吃零食、吸煙、聊天、睡覺,不脫崗、串崗;當(dāng)班時(shí)間內(nèi)不接打與工作無關(guān)的電話,不做與工作無關(guān)的事情。

(4)熱情接待來訪住戶和其他人士,對其咨詢的有關(guān)事項(xiàng)給予主動(dòng)、文明、圓滿、詳盡的答復(fù)或解釋。

(5)電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽電話,且必須使用禮貌用語'您好,中原物業(yè)'。

(6)嚴(yán)格執(zhí)行《客服員工行為管理規(guī)范》。

(7)嚴(yán)禁在工作時(shí)間討論業(yè)戶及公司情況,嚴(yán)格做好保密工作。

(8)處理突發(fā)事件應(yīng)保持沉著、冷靜,嚴(yán)格按突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案執(zhí)行。

(9)前臺人員須堅(jiān)守崗位,不得擅自離崗。

4.2根據(jù)發(fā)展商提供的入住清單為業(yè)戶辦理入住手續(xù),及為已辦理入住的業(yè)戶辦理二次裝修手續(xù)。

4.3檢查前日報(bào)修統(tǒng)計(jì)及未完成問題匯總,對當(dāng)日應(yīng)解決的問題進(jìn)行跟進(jìn)處理,不能解決的需問明原因及解決的日期,在《值班日志》上注明。

4.4協(xié)調(diào)、調(diào)度各部門共同處理突發(fā)事件。

4.5工作時(shí)發(fā)生/發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決,疑難問題應(yīng)立即上報(bào)部門負(fù)責(zé)人決定處理措施,重大問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人和管理處經(jīng)理。

4.6前臺值崗人員應(yīng)將工作處理過程詳細(xì)的記錄在《值班日志》中,《值班日志》不得撕頁,記錄不得涂改,記錄本用完后,由客服組統(tǒng)一保管。

4.7交接班

1)接班時(shí),客服組前臺人員提前10分鐘到崗。

2)接班人員清點(diǎn)崗位上所有公物,如:電腦、辦公用品等,如發(fā)現(xiàn)損壞、缺遺應(yīng)立即要求交班人員說明物品去向并做好記錄。

3)認(rèn)真查閱上一班值班記錄,詢問上一班工作完成情況,如有需要繼續(xù)跟進(jìn)的工作,應(yīng)記錄以便跟進(jìn)。

4)檢查區(qū)域內(nèi)有無異常情況,發(fā)現(xiàn)有異常則要求交班人員做出說明,并做好記錄。

5)交接雙方在確認(rèn)無誤后,在上一班工作記錄本上簽字。

6)交班時(shí),交班人員在交班前15分鐘將前臺物品擺放整齊有序,臺面、轉(zhuǎn)椅干凈無灰塵、無雜物。

7)認(rèn)真做好工作記錄,將需跟進(jìn)工作如實(shí)向接班人員交待清楚。

8)互相簽字后,方可離崗。

9)一般情況下,交班人員應(yīng)將本崗位工作辦理完畢后再行交班,重要的工作未處理完畢,不允許交班。

4.8客服組負(fù)責(zé)人每天檢查前臺《值班日志》并簽字確認(rèn);前臺值班人員應(yīng)主動(dòng)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)重點(diǎn)工作情況。

4.9接待業(yè)戶相關(guān)咨詢、受理業(yè)戶報(bào)修,填寫《特約服務(wù)/維修工作單》,送至工程組,若工程人員在20分鐘內(nèi)未到達(dá)現(xiàn)場,須致電業(yè)戶解釋原因,并跟進(jìn)完工時(shí)間。維修結(jié)束后向業(yè)戶征詢意見,并詳細(xì)記錄在案(詳見《報(bào)修程序》)。

4.10接待業(yè)戶的日常報(bào)修及特約維修工作,認(rèn)真填寫維修工作單,對維修工作進(jìn)行跟進(jìn),并對維修結(jié)果進(jìn)行回訪。

4.11處理業(yè)戶的來電、上門咨詢及投訴,并對其咨詢、投訴的事情記錄清楚,并及時(shí)給予圓滿的答復(fù)或解決。

4.12定期對業(yè)戶寄存及未領(lǐng)取的空房鑰匙進(jìn)行核對,并定期更新鑰匙明細(xì)。

4.13根據(jù)每天的巡視工作記錄,及時(shí)督促有關(guān)責(zé)任部門及時(shí)整改、辦理,并對處理結(jié)果進(jìn)行跟進(jìn)。

4.14每月對業(yè)戶進(jìn)行例行回訪并將回訪結(jié)果進(jìn)行分析、匯總報(bào)客服組負(fù)責(zé)人。

4.15根據(jù)情況,定期對業(yè)戶進(jìn)行滿意度調(diào)查,并將結(jié)果進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。

4.16及時(shí)更新業(yè)戶檔案,并嚴(yán)格對業(yè)戶檔案進(jìn)行保密,不能泄露給公司以外的其它人員。

4.17為業(yè)戶辦理停車證,負(fù)責(zé)保管、更新相應(yīng)資料。

5.記錄

5.1《值班日志》

5.2《交接班記錄》

5.3《特約服務(wù)/維修工作單》