金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.目的:

規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。

2.職責(zé)范圍

2.1文員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

3.管理規(guī)定

3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實(shí)、齊全。

3.2業(yè)主資料要及時(shí)歸檔,歸檔時(shí)要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設(shè)備裝修申報(bào)表、裝飾、裝修責(zé)任書、住戶裝潢竣工驗(yàn)收表、物業(yè)管理公約。

3.4檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。

3.5未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》,并督促借調(diào)人及時(shí)歸還。

3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即進(jìn)行修復(fù)處理。

質(zhì)量記錄:

1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》zc-05/b05