大廈物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定
物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定
1目的
對與管理中心質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。
2范圍
適用于中心與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。
3職責(zé)
3.1管理中心綜合管理部負責(zé)中心工作手冊的編制、修訂工作;中心綜合管理部負責(zé)中心業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的歸集、保管工作。
3.2管理處負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導(dǎo)類文件的編制、使用和保管。
3.3中心文員和管理處客服負責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的歸集、整理和歸檔。
4程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司下發(fā)的質(zhì)量手冊、程序文件由管理中心文員和管理處客服負責(zé)保存。
4.1.2作業(yè)指導(dǎo)類文件分為兩類
a.管理中心(處)工作手冊,管理處運行體系的常用實施細則:包括管理標(biāo)準(zhǔn)(員工守則、員工行為規(guī)范、崗位職責(zé)、管理制度等),工作標(biāo)準(zhǔn)(崗位任職要求、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)等),技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)規(guī)范、作業(yè)規(guī)程、質(zhì)量控制規(guī)范等),質(zhì)量記錄表單等,由管理中心(處)自行使用、保存。
b.其他質(zhì)量管理體系文件:可以是針對特殊服務(wù)、項目或合同編制的質(zhì)量計劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存,重大質(zhì)量計劃(涉及多部門或公司的計劃)報公司行政與人力資源部備案。
4.2文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放。
4.2.1中心作業(yè)指導(dǎo)書類文件的編寫由綜合管理部負責(zé),中心經(jīng)理負責(zé)審核,管理者代表負責(zé)批準(zhǔn)。
4.2.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書類文件由管理處負責(zé)編寫,中心綜合管理部負責(zé)審閱,中心經(jīng)理負責(zé)審核,管理者代表負責(zé)批準(zhǔn)。
4.2.3經(jīng)審核批準(zhǔn)的文件,均需報公司行政與人事部備案,中心和管理處作業(yè)指導(dǎo)書由行政人事部負責(zé)發(fā)放,文件的發(fā)放、回收填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。
4.2.4文件編寫或修改需征求相關(guān)部門、管理處意見時,文件編寫人填寫《文件會簽單》附于文件首頁由相關(guān)部門、管理處負責(zé)人簽閱確認。
4.2.5管理中心和管理處根據(jù)需要發(fā)放作業(yè)指導(dǎo)書分冊時,須進行登記,中心由中心綜合管理部負責(zé)中心作業(yè)指導(dǎo)書分冊的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,管理處由客服人員負責(zé)管理處作業(yè)指導(dǎo)書分冊的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。
4.3文件受控標(biāo)識
文件分為:'受控'和'非受控'兩類,凡與質(zhì)量管理體系運行相關(guān)的文件均為受控文件。所有受控文件必須在該文件上加蓋'受控'章、分發(fā)號章(整套文件在封面上加蓋,無封面的單份文件在文件首頁右上角加蓋)。質(zhì)量記錄、業(yè)主手冊及上墻文件不加蓋'受控'章但屬受控文件。非受控文件不進行標(biāo)識。
4.4文件的領(lǐng)用
4.4.1質(zhì)量管理體系文件發(fā)放時,文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收記錄》中簽收。
4.4.2因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件;丟失補發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效,發(fā)放部門做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。
4.5文件的保存、作廢與銷毀
4.5.1文件的保存
a.文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后,文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》;
b.中心綜合管理部文員(管理處客服)負責(zé)中心(管理處)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件保存,并編制《受控文件清單》。
c.與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、安全的地方;
d.管理中心(處)公用文件由管理中心文員(管理處客服員)保管。
e.管理中心文員(管理處客服員)應(yīng)及時填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》;
f.任何人不得在受控文件上亂涂改或?qū)⑹芸匚募阶酝饨?以確保文件的清晰、易于識別、檢索和保密。
4.5.2文件的作廢與銷毀
a.所有失效或作廢文件,由管理中心文員(管理處客服員)及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,交由中心綜合管理部,統(tǒng)一上交公司行政與人力資源處理,防止作廢文件的非預(yù)期使用;
b.為某種原因需保留的作廢文件,由行政與人力資源加蓋'作廢'印章保存;
c.對要銷毀的作廢文件,由行政與人力資源部填寫《文件銷毀申請單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。
4.5.3文件的借閱、復(fù)制
借閱、復(fù)制質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》,由管理中心(管理處)負責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向中心文員或管理處客服員借閱、復(fù)制(復(fù)制文件必須由客服員標(biāo)識登記后發(fā)放)。
4.6對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《文件發(fā)放、回收記錄表》zc-01/b01
2.《受控文件清單》zc-01/b02
3.《文件更改申請單》zc-01/b03
4.《文件會簽單》zc-01/b04
5.《文件借閱、復(fù)制記錄表》zc-01/b05
6.《文件銷毀申請單》zc-01/b06
7.《文件修改控制頁》zc-01/b07
