物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定3

物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定(三)

第一條公司頒布的各類(lèi)文件對(duì)公司內(nèi)部具有約束性、指導(dǎo)性和強(qiáng)制性,是上傳下達(dá)公司旨意的有效手段。

第二條公司文件分為公司文件和部門(mén)文件兩種,公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)公司文件的草擬、修改、發(fā)放和存檔和控制。

第三條涉及部門(mén)以上的文件,原則上由部門(mén)提出,公司統(tǒng)一發(fā)文頒布。

第四條公司各部門(mén)頒布的文件,必須抄送公司綜合服務(wù)部存檔備查,各部門(mén)涉及規(guī)章制度、考核等方面的規(guī)定、條例,參照公司統(tǒng)一頒布的制度制訂,并經(jīng)公司綜合服務(wù)部核稿方為有效。

第五條各部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)傳閱有關(guān)文件,并把工作落實(shí)到實(shí)處。各部門(mén)應(yīng)有完整的文件登記、收發(fā)、閱讀記錄,如有異議,在兩天內(nèi)向歸口部門(mén)提出,直到解釋圓滿(mǎn)。

第六條文件傳閱后要求妥善保管,不得遺漏和丟失。各兼職文書(shū)、記錄管理員應(yīng)積極主動(dòng)配合部門(mén)負(fù)責(zé)人做好此項(xiàng)工作。如發(fā)現(xiàn)遺漏和丟失的,將追究部門(mén)負(fù)責(zé)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第八條文件行文管理程序和要求:

一、擬稿:根據(jù)重大決策內(nèi)容,有必要下發(fā)的,應(yīng)指定有一定業(yè)務(wù)素質(zhì)人負(fù)責(zé)擬稿,內(nèi)容要求簡(jiǎn)明扼要、實(shí)際,語(yǔ)句通順,通俗易懂。

二、核稿與簽發(fā):一般情況下,各種文件擬稿完畢后,必須由部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿,無(wú)差錯(cuò)后方可由主管人員簽發(fā),涉及面廣的,應(yīng)有會(huì)簽記錄。

三、文件的下發(fā):文件必須手續(xù)齊全,打印完畢后,及時(shí)下發(fā)各有關(guān)部門(mén)和個(gè)人,在下發(fā)時(shí),做到有專(zhuān)人收簽名,不經(jīng)簽名不發(fā),發(fā)文簿及收文簿清晰。各部門(mén)應(yīng)設(shè)收文登記簿,按文號(hào)及標(biāo)題登記,以利于工作和便于傳閱。公司綜合服務(wù)部定期對(duì)部門(mén)文件進(jìn)行檢查,并作為經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核。