商街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定

步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定

1目的

為了加強(qiáng)公司辦公設(shè)備及用品的管理,提高設(shè)備的使用效率和使用壽命,減少不必要的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,確保辦公設(shè)備安全、可靠、穩(wěn)定的運(yùn)行,結(jié)合公司具體情況,制定本規(guī)定,各相關(guān)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行。

2適用范圍

公司所轄各部門(mén)。

3辦公物品分類(lèi)

3.1 辦公設(shè)備:a、復(fù)印機(jī);b、傳真機(jī);c、電話;d、辦公桌椅;e、保險(xiǎn)柜;f、電腦及打印機(jī);g、其他。

3.2 辦公用品:a、各種信簽;b、材料紙;c、各種表格;d、筆;e、筆記本;f、計(jì)算器;g、其他。

4管理規(guī)定

4.1行政人事部是公司辦公設(shè)備及用品的歸口管理部門(mén),公司所有辦公用品的采購(gòu)、管理、 維護(hù)、監(jiān)管等工作統(tǒng)一由行政人事部安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。所有設(shè)備均設(shè)專(zhuān)人管理,發(fā)生丟失或損壞并且不能確定直接責(zé)任人的,由專(zhuān)管人員承擔(dān)責(zé)任。

4.1.1設(shè)備專(zhuān)管人員應(yīng)明確所負(fù)責(zé)設(shè)備的具體用途,熟悉其操作規(guī)程。

4.1.2操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書(shū)的要求進(jìn)行操作。

4.1.3辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí),應(yīng)立即知會(huì)專(zhuān)管人員。若為簡(jiǎn)單故障,由專(zhuān)管人員及時(shí)處理,處理不了的,由行政人事部通知專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員維修。因使用不當(dāng)或強(qiáng)行維修而造成設(shè)備損壞的,應(yīng)酌情予以賠償。

4.1.4辦公設(shè)備為工作而備,未經(jīng)行政人事部允準(zhǔn),嚴(yán)禁用于與工作無(wú)關(guān)的事務(wù)。

4.2申購(gòu):

4.2.1申購(gòu)原則:滿足工作要求,提高工作效率,節(jié)約人工費(fèi)用,樹(shù)立企業(yè)公眾形象。

4.2.2部門(mén)因工作需要添置辦公設(shè)備的,由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出書(shū)面申請(qǐng),交行政人事部審核并組織進(jìn)行相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查,選三家以上作報(bào)價(jià)分析,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)并由行政人事部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)、分配。

4.2.3部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申購(gòu)計(jì)劃,報(bào)行政人事部匯總核查庫(kù)存,制訂月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由專(zhuān)人負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)。

4.3報(bào)廢:辦公設(shè)備達(dá)到一定條件可以按以下程序予以報(bào)廢;低值易耗的辦公文具無(wú)須報(bào)廢。

4.3.1報(bào)廢條件:

1)使用超過(guò)規(guī)定年限,已無(wú)使用價(jià)值。

2)損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、或修理費(fèi)昂貴、沒(méi)有修理價(jià)值。

3)功能降低危及安全。

4)技術(shù)落后、耗能高、效率很低、嚴(yán)重影響工作效率、屬于已被淘汰的。

4.3.2設(shè)備的報(bào)廢:由設(shè)備使用人填寫(xiě)《報(bào)廢申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明原因,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及復(fù)查、審核后,由行政人事部請(qǐng)技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員鑒定并出具書(shū)面意見(jiàn),經(jīng)質(zhì)量管理部核實(shí)后,報(bào)總經(jīng)理審批。

4.3.3報(bào)廢設(shè)備的處理:報(bào)廢的設(shè)備先交由工程部鑒定,由財(cái)務(wù)部進(jìn)行登記、處置,行政人事部監(jiān)督?？梢栽倮玫牧闩浼?yīng)當(dāng)取出歸入公司辦公用品倉(cāng)待用;報(bào)廢設(shè)備回收資金交財(cái)務(wù)入賬。

5辦公設(shè)備使用規(guī)定

5.1電腦:電腦的使用及分配以部門(mén)為單位,由行政人事部根據(jù)實(shí)際需求調(diào)配,并實(shí)行使用人負(fù)責(zé)制。使用者應(yīng)按規(guī)范要求正確操作使用;服務(wù)器由行政人事部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù),發(fā)生故障,應(yīng)及時(shí)報(bào)告,由行政人事部安排專(zhuān)業(yè)人員維修。

5.1.1原則上不能設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼,因特殊情況需要設(shè)置的,應(yīng)將該密碼備存行政人事部。

5.1.2每星期至少一次查殺病毒、升級(jí)病毒庫(kù)、清理磁盤(pán);每月至少一次磁盤(pán)整理,以保證電腦系統(tǒng)的最佳運(yùn)作狀態(tài)。

5.1.3文件的保存首先以本地磁盤(pán)為主,并對(duì)有關(guān)文件歸類(lèi)保存,以便能在最短的時(shí)間內(nèi)查找所需資料。如確需在服務(wù)器上保存文件應(yīng)經(jīng)行政人事部書(shū)面同意,并在服務(wù)器上設(shè)立個(gè)人文件夾,所有文件均保存于個(gè)人文件夾內(nèi);否則,造成文件丟失自行負(fù)責(zé)。

5.1.4對(duì)保存的文件應(yīng)定期整理,不需要的文件應(yīng)及時(shí)刪除。對(duì)需要長(zhǎng)期保存的文件由部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)行政人事部審核后可以光盤(pán)方式保存,以保障電腦的使用空間。

5.1.5使用者不得擅自安裝軟件,如確需安裝部分輔助軟件,應(yīng)向行政人事部書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后由行政人事部安排專(zhuān)業(yè)人員安裝。

5.1.6未經(jīng)許可,任何人不得自行打開(kāi)機(jī)箱或拆裝機(jī)器,不得擅自對(duì)電腦硬盤(pán)進(jìn)行格式化或

重新安裝操作系統(tǒng)。如遇不懂或自己解決不了的技術(shù)問(wèn)題,應(yīng)通知行政人事部,由行政人事部安排專(zhuān)業(yè)人員予以解決。

5.1.7因公司工作的特別需要或部門(mén)工作需要借用或征用專(zhuān)用責(zé)任人負(fù)責(zé)的電腦時(shí),借用人應(yīng)保證電腦的使用安全,如因人為操作失誤或使用不善造成損環(huán)的,由借用人負(fù)責(zé);

借用人需要將借用電腦搬離指定區(qū)域時(shí),須經(jīng)行政人事部書(shū)面批準(zhǔn)同意。

5.2復(fù)印機(jī):公司復(fù)印機(jī)由行政人事部指定專(zhuān)人進(jìn)行管理和維護(hù),并監(jiān)督其他部門(mén)的使用。

5.2.1公司復(fù)印機(jī)作為辦公設(shè)備僅供公司文件的復(fù)印使用,使用前應(yīng)按規(guī)定程序辦理申請(qǐng)登記,經(jīng)批準(zhǔn)后交專(zhuān)管員執(zhí)行。

5.2.2復(fù)印資料、文件時(shí),必須在前臺(tái)辦理登記、簽名手續(xù),并注明復(fù)印紙張數(shù)、規(guī)格、申請(qǐng)人、文件名等交部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);一次復(fù)印張數(shù)超過(guò)50頁(yè)的,須報(bào)行政人事部批準(zhǔn)。

5.2.3特別情況需緊急復(fù)印的,可按上述程序先登記申請(qǐng)表,事后報(bào)批、審驗(yàn)。

5.2.4復(fù)印機(jī)專(zhuān)管人員每月底填報(bào)當(dāng)月復(fù)印機(jī)使用情況匯總表交行政人事部存查,匯總表中應(yīng)反映維修情況、零配件更換、違規(guī)使用等情況。

5.2.5復(fù)印機(jī)出現(xiàn)簡(jiǎn)單故障時(shí),專(zhuān)管人員應(yīng)及時(shí)處理;處理不了的,應(yīng)立即通知專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員給予幫助。如強(qiáng)行操作,造成設(shè)備損壞的,應(yīng)酌情予以賠償。

5.2.6復(fù)印紙張的使用厲行節(jié)約,反對(duì)浪費(fèi);內(nèi)部存檔的資料,應(yīng)盡可能使用雙面復(fù)印或使用循環(huán)再用紙張復(fù)印。

5.3 打印機(jī):公司打印機(jī)設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行管理及維護(hù)。

5.3.1公司提倡無(wú)紙化辦公,對(duì)需要上級(jí)審查、修改的文檔,可先通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)將文檔發(fā)送到指定的電腦中,審查修改完畢并確認(rèn)無(wú)誤后才能打印。

5.3.2對(duì)無(wú)需存檔、不涉及公司秘密、可以再使用的紙張,應(yīng)提供給公眾打印、復(fù)印再利用。公司內(nèi)部使用的文件應(yīng)使用'循環(huán)再用紙'打印。

5.3.3使用公司函頭信紙打印正式文檔,或者使用彩色打印機(jī)打印帶圖片資料的彩色文檔,必須在前臺(tái)辦理申請(qǐng)登記,并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。打印數(shù)量超過(guò)20張的須報(bào)行政人事部批準(zhǔn);特殊情況可先打印,事后應(yīng)補(bǔ)辦登記、審驗(yàn)手續(xù)。

5.4傳真機(jī):公司傳真機(jī)僅供傳真或撥

打長(zhǎng)途電話,非特殊情況,不能用以復(fù)印資料。行政人事部指定專(zhuān)人對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行監(jiān)督管理。

5.4.1長(zhǎng)途傳真和利用傳真機(jī)撥打長(zhǎng)途電話的,須向?qū)９苋藛T辦理登記手續(xù),特殊緊急情況的可先行使用,事后辦理登記。

5.4.2傳真文件上如使用了涂改液,應(yīng)當(dāng)待涂改液完全干后方可傳真,以防止涂改液粘于傳

真機(jī)的掃瞄頭上,影響傳真機(jī)使用效果。

5.4.3禁止將未拆除訂書(shū)針的文件直接放在傳真機(jī)上傳真;否則造成損失由使用人負(fù)責(zé)。

5.4.4專(zhuān)管人員應(yīng)保障傳真機(jī)24小時(shí)都有接收用傳真紙,以確保能隨時(shí)接收傳真。

6辦公文具及其他低值易耗品管理

6.1每月25日前由各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要,制定下月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃匯總行政人事部。

6.2行政人事部查核庫(kù)存數(shù)量后擬出下月易耗品采購(gòu)總計(jì)劃及供應(yīng)商建議提交行政人事部審核,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.3總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人事部安排專(zhuān)人統(tǒng)一采購(gòu)。

6.4采購(gòu)回來(lái)的物品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù),經(jīng)辦人和保管人員當(dāng)面核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量,辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù),并通知相關(guān)部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。

6.5辦公用品的保管和發(fā)放由前臺(tái)負(fù)責(zé)。

6.6各部門(mén)接到領(lǐng)用通知后,部門(mén)負(fù)責(zé)人安排人員到前臺(tái)辦理領(lǐng)用手續(xù)并簽字確認(rèn),由部門(mén)統(tǒng)一安排、發(fā)放。

6.7辦公用品領(lǐng)用應(yīng)堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則,用多少領(lǐng)多少,避免造成浪費(fèi),嚴(yán)禁將辦公用品帶回家作私人用途。

6.8非一次性使用的物品,員工在辦理離職手續(xù)時(shí)應(yīng)交回公司,并與前臺(tái)做好移交手續(xù)。

6.9辦公用品的帳務(wù)必做到帳物相符,前臺(tái)應(yīng)隨時(shí)掌握合理庫(kù)存,保障日常工作的正常使用量。

7相關(guān)文件與記錄

7.1《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》

7.2《復(fù)印申請(qǐng)登記表》

7.3《打印登記表》